Xóa toàn bộ giao dịch của công ty nhưng giữ dữ liệu gốc
Tài liệu ERPNext tiếng Việt: Xóa toàn bộ giao dịch của công ty nhưng giữ dữ liệu gốc
Dùng Xóa giao dịch (Delete Transactions) trên biểu mẫu Công ty khi muốn bỏ giao dịch của một công ty nhưng giữ thiết lập công ty và dữ liệu gốc (master data). Hay dùng sau khi chạy thử, nhập dữ liệu mẫu hoặc nhập thử, để bắt đầu nhập giao dịch thật mà không phải tạo lại toàn bộ danh mục.
Thao tác này xóa dữ liệu giao dịch của công ty đã chọn. Nó không xóa dữ liệu gốc như Công ty, Khách hàng, Nhà cung cấp, Mặt hàng, Tài khoản, Kho hàng, Trung tâm chi phí hay các thiết lập khác.
Đây là thao tác phá hủy. Coi như không hoàn tác được, trừ khi bạn khôi phục từ bản sao lưu. Hãy sao lưu đầy đủ trước khi xóa. Xem tải xuống bản sao lưu.
Trước khi bắt đầu
- Sao lưu đầy đủ.
- Chỉ làm khi chắc chắn giao dịch của công ty đã chọn không còn cần nữa.
- Bảo đảm không ai tạo hoặc Gửi giao dịch mới của công ty trong lúc đang xóa.
- Nếu công ty đã dùng để hạch toán thật, hãy xuất các sổ cái và báo cáo cần thiết trước khi xóa.
- Bạn phải có vai trò Quản trị hệ thống (System Manager) và quyền sửa công ty.
Cái gì bị xóa
ERPNext xóa các bản ghi giao dịch gắn với công ty đã chọn. Có thể gồm chứng từ kế toán, kho, mua hàng, bán hàng, thanh toán, sản xuất và các giao dịch khác của công ty đó.
Bản ghi nào bị xóa cụ thể còn tùy các phân hệ bạn dùng và giao dịch đã tạo cho công ty.
Cái gì không bị xóa
Dữ liệu gốc và thiết lập được giữ lại. Ví dụ, các bản ghi sau không bị xóa chỉ vì giao dịch của công ty bị xóa:
- Công ty
- Khách hàng
- Nhà cung cấp
- Mặt hàng
- Tài khoản
- Kho hàng
- Trung tâm chi phí
- Khu vực (Territory), Nhóm khách hàng, Nhóm nhà cung cấp và Nhóm mặt hàng
Nhờ vậy bạn giữ nguyên cấu trúc công ty và dùng lại các danh mục sau khi giao dịch đã được xóa.
Xóa giao dịch của một công ty
Bước 1: Mở danh sách Công ty
Tìm "Company" trên thanh tìm kiếm của Desk, hoặc mở danh sách Công ty từ không gian làm việc Kế toán.
Bước 2: Mở công ty cần xóa giao dịch
Chọn công ty muốn xóa giao dịch. Kiểm tra kỹ tên công ty trước khi làm tiếp.
Bước 3: Chọn Xóa giao dịch
Trên biểu mẫu Công ty, mở Quản lý (Manage) và bấm Xóa giao dịch (Delete Transactions).
Bước 4: Xác minh mật khẩu
ERPNext yêu cầu xác minh mật khẩu. Chỉ nhập mật khẩu và bấm Xác minh (Verify) khi bạn chắc đã chọn đúng công ty và đã có bản sao lưu.
Sau đó hệ thống hỏi thêm tên công ty để xác nhận. Nhập đúng tên công ty và bấm Xóa (Delete).
Sau khi xác nhận, ERPNext tạo một Bản ghi xóa giao dịch và bắt đầu xóa giao dịch của công ty. Đừng đóng site hoặc tạo giao dịch mới cho công ty trong lúc đang xóa.
Sau khi xóa
- Mở các danh sách giao dịch chính, như Hóa đơn bán hàng, Hóa đơn mua hàng, Phiếu thu/chi, Bút toán tổng hợp, Phiếu kho, Đơn bán hàng, và kiểm tra giao dịch của công ty đã hết.
- Xem các báo cáo kế toán và kho của công ty để chắc số dư đã về đúng như dự kiến.
- Rà lại các danh mục còn giữ như Khách hàng, Nhà cung cấp, Mặt hàng, Tài khoản, Kho hàng trước khi tạo giao dịch mới.
- Nếu định bắt đầu hạch toán lại từ đầu, kiểm tra số dư đầu kỳ, số dư kho và thiết lập năm tài chính trước khi nhập chứng từ mới.
Khi nào nên dùng
Dùng khi muốn giữ thiết lập và dữ liệu gốc nhưng bỏ lịch sử giao dịch của một công ty. Các trường hợp thường gặp: dọn dữ liệu demo, dọn dữ liệu chạy thử, và chuẩn bị một công ty đã thiết lập để dùng thật.
Khi nào không nên dùng
- Đừng dùng như công cụ dọn dữ liệu thường xuyên cho công ty đang hoạt động.
- Đừng dùng khi chỉ cần hủy hoặc đảo vài giao dịch cụ thể.
- Đừng dùng nếu cần giữ dấu vết kiểm toán của các giao dịch đã xóa ngay trong site này.
- Đừng dùng khi chưa có bản sao lưu mà bạn biết chắc khôi phục được.
Lỗi thường gặp
- Vẫn thấy giao dịch: kiểm tra xem các bản ghi đó thuộc công ty khác, hay là dữ liệu gốc chứ không phải giao dịch.
- Số dư chưa về 0: kiểm tra lại các giao dịch liên quan và báo cáo của công ty đã chọn. Xem cả số dư đầu kỳ hoặc số dư kho có được nhập riêng không.
- Lỗi quyền: tài khoản của bạn có thể không có quyền chạy công cụ này. Nhờ Quản trị hệ thống kiểm tra quyền.
- Chọn nhầm công ty: dừng ngay và khôi phục từ bản sao lưu nếu giao dịch của công ty sai đã bị xóa.
Nên làm
Với site quan trọng, hãy khôi phục một bản sao lưu gần đây lên site thử và chạy xóa ở đó trước. Xem kết quả, xác nhận các dữ liệu gốc cần thiết vẫn còn, rồi mới làm lại trên site chính khi đã yên tâm.