Cài đặt đặt lịch hẹn
Tài liệu ERPNext tiếng Việt: Cài đặt đặt lịch hẹn
Cài đặt đặt lịch hẹn (Appointment Booking Settings) gom mọi thiết lập cho việc đặt lịch hẹn: giờ làm việc của nhân viên, thời lượng mỗi cuộc hẹn và cổng đặt lịch cho khách.
Tìm "Appointment Booking Settings" trong thanh tìm kiếm để mở trang này.
Bật lập lịch hẹn
Tick Bật lập lịch hẹn (Enable Appointment Scheduling) để dùng tính năng lập lịch. Khi bật, bạn phải điền đủ Giờ làm việc theo khung (Availability of Slots), Danh sách ngày nghỉ (Holiday List) và Số ngày đặt trước thì mới lưu được.
Để khách tự đặt lịch trên website (đường dẫn /book_appointment), tick thêm Bật đặt lịch hẹn qua cổng thông tin (Enable Appointment Booking Through Portal). Khách sẽ thấy giao diện cổng thông tin. Xem thêm trang Lịch hẹn.
Bản gốc tiếng Anh gộp hai việc này vào một ô tick. Ở v16, bật lập lịch và bật cổng đặt lịch là hai ô riêng. Muốn bật cổng thì phải bật lập lịch trước.
Thông tin nhân viên phụ trách
Mục này gồm giờ làm việc, danh sách nhân viên và ngày nghỉ.
Giờ làm việc theo khung
Đặt khoảng thời gian nhân viên nhận lịch hẹn, theo từng thứ trong tuần. Mỗi dòng là một khoảng thời gian liên tục (thứ, từ giờ, đến giờ). Một ngày có thể có nhiều dòng.
Ví dụ: nhân viên làm thứ Hai đến thứ Sáu, 9:00 đến 17:00, nghỉ trưa 30 phút từ 13:30. Mỗi ngày tạo hai dòng:
- 9:00 đến 13:30
- 14:00 đến 17:00
Mỗi khoảng phải chia hết cho thời lượng cuộc hẹn. Với thời lượng 30 phút thì ví dụ trên hợp lệ (4,5 giờ và 3 giờ đều chia hết cho 30 phút). Với thời lượng 60 phút thì khoảng 9:00 đến 13:30 bị từ chối.
Nhân viên phụ trách
Danh sách nhân viên được tự động phân công (autoassign) vào các cuộc hẹn. Số cuộc hẹn đồng thời trong một khung giờ bằng số nhân viên trong danh sách. Hệ thống tự điền Số cuộc hẹn đồng thời (Number of Concurrent Appointments) theo danh sách này.
Danh sách ngày nghỉ
Chọn một Danh sách ngày nghỉ (Holiday List) để áp dụng cho lịch hẹn. Ngày nghỉ thì không đặt được lịch. Danh sách này phải còn hiệu lực vào ngày hôm nay, nếu không bạn không lưu được cài đặt.
Chi tiết cuộc hẹn
Thời lượng cuộc hẹn (phút)
Thời lượng mỗi cuộc hẹn, tính bằng phút (mặc định 60). Hệ thống dùng số này để chia khung giờ trên cổng thông tin. Đổi số này không ảnh hưởng các cuộc hẹn đã tạo.
Thông báo qua email
Khi tick Thông báo qua email (Notify Via Email), hệ thống gửi email cho người tham gia (nhân viên và khách) vào ngày hẹn. Đổi lựa chọn này không ảnh hưởng các cuộc hẹn đã tạo.
Số ngày được đặt lịch trước
Khách được đặt lịch trước tối đa bao nhiêu ngày (mặc định 7). Nếu Danh sách ngày nghỉ kết thúc sớm hơn ngày tính theo số này, việc đặt lịch dừng ở ngày kết thúc của danh sách ngày nghỉ.
Cài đặt cổng đặt lịch và trang thành công
URL chuyển hướng khi thành công
Địa chỉ khách được chuyển tới sau khi đặt lịch thành công qua cổng thông tin. Không áp dụng khi nhân viên tạo lịch hẹn ngay trong giao diện quản trị (Desk).
Để trống thì về trang chủ. Địa chỉ tính theo URL của site, ví dụ nhập about sẽ chuyển tới https://tensite.com/about.
Hết hạn xác minh (thêm ở v16)
Khi khách đặt lịch qua cổng, họ nhận liên kết xác minh. Hai trường sau chỉ dùng cho luồng này:
- Thời hạn liên kết xác minh (Verification Link Expiry Duration): tính bằng phút, từ 15 đến 60, mặc định 30.
- Xử lý lịch hẹn chưa xác minh đã hết hạn (Action for Expired Unverified Appointments): Đánh dấu đã đóng (Mark as Closed) hoặc Xóa vĩnh viễn (Delete Permanently).