Lịch hẹn
Tài liệu ERPNext tiếng Việt: Lịch hẹn
Lịch hẹn (Appointment) là buổi gặp đã hẹn trước giữa khách hàng tiềm năng và một nhân viên của công ty bạn.
Dùng Lịch hẹn để lên lịch và quản lý việc làm việc với một khách hàng tiềm năng hoặc cơ hội.
Để mở danh sách Lịch hẹn, đi tới:
Trang chủ > CRM > Quy trình bán hàng > Lịch hẹn
Điều kiện cần có
- Cài đặt đặt lịch hẹn (Appointment Booking Settings)
- Danh sách ngày lễ
- Nhân viên
- Khách hàng tiềm năng
Cách tạo lịch hẹn
- Mở danh sách Lịch hẹn và chọn Thêm.
- Chọn Thời gian hẹn (Scheduled Time).
- Nhập thông tin khách: Tên (Name) và Email, là hai trường bắt buộc. Có thể nhập thêm số điện thoại, Skype và chi tiết.
- Ở phần tài liệu liên kết, chọn Hẹn với (Appointment With) là Khách hàng tiềm năng hoặc Khách hàng, rồi chọn Đối tượng (Party). Nếu bạn để trống, hệ thống tìm theo email: ưu tiên khách hàng, rồi đến khách hàng tiềm năng. Nếu không thấy, hệ thống tự tạo khách hàng tiềm năng mới từ thông tin khách vừa nhập. Phần Chi tiết được ghi thành ghi chú của khách hàng tiềm năng đó.
- Lưu.
Với lịch hẹn tạo thủ công, hệ thống tự giao cho nhân viên và tạo sự kiện lịch. Trạng thái Chưa xác minh (Unverified) không đặt được cho lịch hẹn tạo thủ công.
Tạo lịch hẹn qua website
Khách hàng và khách hàng tiềm năng tự đặt lịch hẹn tại trang tenwebsite.com/book_appointment.
Trước hết họ chọn ngày và giờ.
Sau đó họ điền thêm thông tin.
Lịch hẹn đặt qua website bắt đầu ở trạng thái Chưa xác minh (Unverified). Hệ thống gửi email để khách xác nhận địa chỉ email của mình. Sau khi khách xác nhận, hệ thống liên kết lịch hẹn với khách hàng hoặc khách hàng tiềm năng có cùng email, giao nhân viên và tạo sự kiện lịch. Nếu chưa có ai khớp, một khách hàng tiềm năng mới được tạo.
Tính năng
Tự động phân công
Lịch hẹn tự động được giao cho nhân viên theo danh sách nhân viên phụ trách (Agents) trong Cài đặt đặt lịch hẹn. Nhân viên nào ít lịch hẹn nhất trong ngày hẹn và rảnh vào giờ hẹn sẽ được giao.
Nếu đối tượng là khách hàng tiềm năng đã có cơ hội, lịch hẹn được giao cho người đang phụ trách cơ hội gần nhất của khách đó.
Xác nhận qua email
Với lịch hẹn đặt qua website, email xác nhận được gửi tới địa chỉ trong lịch hẹn để kiểm tra địa chỉ đó hợp lệ. Sau khi khách xác nhận, trạng thái chuyển sang Mở (Open), và nếu chưa có khách hàng tiềm năng nào khớp thì hệ thống tạo một khách hàng tiềm năng mới cùng với lịch hẹn. Khi lịch hẹn chuyển sang Đã đóng (Closed), sự kiện lịch và phân công liên quan cũng được đóng theo.