Gộp hóa đơn POS
Tài liệu ERPNext tiếng Việt: Gộp hóa đơn POS
Ở v16, trang này chỉ áp dụng khi Cài đặt POS (POS Settings) có Loại hóa đơn tạo qua màn hình POS (Invoice Type Created via POS Screen) là Hóa đơn POS (POS Invoice). Nếu để mặc định là Hóa đơn bán hàng (Sales Invoice), mỗi giao dịch POS là một Hóa đơn bán hàng ghi sổ ngay, và không có bước gộp. Với nhiều giao dịch mỗi ngày, ERPNext khuyên dùng Hóa đơn POS.
Từ bản 13, POS được làm lại để chạy nhanh hơn. Khi dùng Hóa đơn POS, các giao dịch bán trong một ca chưa tác động đến sổ kho và sổ kế toán. Chỉ khi Phiếu đóng ca POS được Gửi thì mới ghi sổ. Cách hoạt động:
- Mỗi giao dịch trên màn hình POS tạo một Hóa đơn POS, là hóa đơn trung gian không cập nhật sổ kho và sổ kế toán, để thao tác nhanh nhất có thể. Đây cũng gọi là "sổ phụ" (sub-ledger). Tách sổ POS khỏi sổ cái giúp hệ thống mở rộng tốt hơn.
- Bút toán kho và kế toán được tạo vào cuối ngày, khi đóng ca POS: một Hóa đơn bán hàng duy nhất gộp tất cả hóa đơn trung gian trong ngày.
- Hóa đơn gộp này chỉ tạo khoảng 3 đến 4 bút toán sổ cái. Cách cũ tạo n x 3 bút toán, với n là số hóa đơn trong ngày.
- Số bút toán giảm mạnh nên sổ cái nhẹ hơn và chạy nhanh hơn.
Ví dụ: một cửa hàng bán 200 hóa đơn trong ngày. Cách cũ tạo khoảng 200 x 3 = 600 bút toán sổ cái. Cách gộp chỉ tạo khoảng 3 đến 4.
Cách gộp
- Khi Gửi Phiếu đóng ca POS, hệ thống chạy gộp nền bằng Nhật ký gộp hóa đơn POS (POS Invoice Merge Log). Trạng thái Phiếu đóng ca có thể là Xếp hàng chờ (Queued) hoặc Thất bại (Failed). Nếu thất bại, mở phiếu và chọn Thử lại (Retry). Việc gộp cần bộ lập lịch (scheduler) đang chạy.
- Nhật ký gộp có trường Gộp hóa đơn theo (Merge Invoices Based On): Khách hàng (Customer) hoặc Nhóm khách hàng (Customer Group).
- Hóa đơn trả lại (Credit Note) được gộp thành Hóa đơn bán hàng trả lại riêng.
- Chênh lệch làm tròn khi gộp được tự động xóa nợ trong mức Hạn mức xóa nợ (Write Off Limit) của Hồ sơ POS.
Theo dõi tồn kho cho đến khi đóng ca
Sổ kho không có giao dịch của ca POS đang mở. Tuy nhiên, số lượng trong "sổ phụ" này vẫn được tính vào Báo cáo Số lượng dự kiến của kho.
Đường dẫn: Kho > Báo cáo kho > Số lượng dự kiến của kho (Stock Projected Quantity)
Trong ảnh trên:
- Cột Tồn thực tế (Actual Qty) là số trong sổ kho.
- Cột Đã giữ chỗ cho giao dịch POS (Reserved for POS Transactions) là số lượng đang bị giữ do các ca POS chưa đóng, chưa ghi vào sổ kho.
- Cột Tồn dự kiến (Projected Qty) là tồn thực tế trừ các số lượng đã giữ (cho POS, sản xuất...), cộng hàng đã đặt mua chưa nhận. Ở dòng mặt hàng đầu tiên, số dự kiến được cộng thêm 100 vì có một đơn mua 100 đơn vị chưa nhận.
Trên màn hình POS, hàng đã đặt mua nhưng chưa nhận không được tính vào Số lượng có sẵn tại kho (Available Qty at Warehouse) ở phần chi tiết mặt hàng. Trong ví dụ dưới, tồn kho không đủ nên giao dịch không được phép.
Quy tắc này áp dụng cho mọi ca POS đang mở, trên toàn hệ thống: giao dịch ở ca này làm giảm số lượng có sẵn của mọi ca khác.
