Tính lại giá trị tồn kho (Repost Item Valuation)
Tài liệu ERPNext tiếng Việt: Tính lại giá trị tồn kho (Repost Item Valuation)
Tổng quan
Tính lại giá trị tồn kho (Repost Item Valuation) tính lại đơn giá tồn kho, số dư kho và các giá trị kế toán liên quan khi có sai lệch do giao dịch lùi ngày hoặc lỗi ở sổ kho.
Việc này giúp giá trị hàng tồn kho và bút toán sổ cái luôn chính xác, khớp nhau.
Khi nào dùng
Dùng trong các trường hợp:
- Tạo hoặc sửa giao dịch kho lùi ngày.
- Bút toán sổ kho (Stock Ledger Entry) có số dư sai.
- Xuất hiện lỗi tồn kho âm do ghi sổ lại.
- Sau khi sửa lỗi hoặc cập nhật bản vá liên quan đến kho hoặc giá trị tồn kho.
- Sau khi chuyển dữ liệu hoặc nhập hàng loạt giao dịch kho.
Việc ghi sổ lại làm gì
- Tính lại bút toán sổ kho từ một thời điểm xác định.
- Tính lại tồn khả dụng lũy kế và số dư kho.
- Đánh giá lại giá trị mặt hàng theo phương pháp tính giá tồn kho.
- Cập nhật giá trị tồn kho (Stock Value) và đơn giá tồn kho (Valuation Rate).
- Ghi sổ lại các bút toán sổ cái liên quan, nếu cần.
Các cách ghi sổ lại
1. Tự động
ERPNext tự tạo chứng từ ghi sổ lại khi:
- Bạn lưu giao dịch kho lùi ngày.
- Hệ thống phát hiện cần ghi sổ lại.
Các chứng từ này được xử lý nền bằng tác vụ theo lịch.
2. Thủ công
Bạn có thể tự tạo chứng từ ghi sổ lại.
Các bước
- Tìm Tính lại giá trị tồn kho (Repost Item Valuation).
- Chọn Mới.
- Điền thông tin:
- Công ty (Company): công ty cần ghi sổ lại.
- Dựa trên (Based On): chọn Giao dịch (Transaction) hoặc Mặt hàng và kho (Item and Warehouse).
- Nếu chọn Giao dịch: nhập Loại chứng từ (Voucher Type) và Số chứng từ (Voucher No).
- Nếu chọn Mặt hàng và kho: nhập Mã mặt hàng (Item Code) và Kho (Warehouse), tùy chọn để thu hẹp phạm vi.
- Ngày ghi sổ (Posting Date) và Giờ ghi sổ (Posting Time): điểm bắt đầu ghi sổ lại.
- Lưu, rồi Gửi (Submit).
- Chọn nút Bắt đầu ghi sổ lại (Start Reposting) (hiện khi chứng từ đã Gửi và ở trạng thái Đang chờ (Queued)).
Hệ thống đưa các tác vụ ghi sổ lại vào hàng đợi theo bộ lọc bạn nhập. Nếu một lần ghi sổ lại thất bại (trạng thái Thất bại, Failed), chọn nút Chạy lại (Restart) trên chứng từ.
Dùng báo cáo Chênh lệch sổ kho trước khi ghi sổ lại
Trước khi ghi sổ lại, nên dùng báo cáo Chênh lệch sổ kho (Stock Ledger Variance) để:
- Tìm các bút toán sổ kho sai.
- Lọc các dòng chênh lệch số lượng hoặc số dư.
- Chọn các bút toán bị ảnh hưởng và tạo chứng từ ghi sổ lại ngay từ báo cáo.
Cách này thu hẹp phạm vi ghi sổ lại và chạy nhanh hơn.
Lưu ý về hiệu năng
- Ghi sổ lại có thể tốn nhiều tài nguyên với dữ liệu lớn.
- Nên:
- Giới hạn phạm vi theo mặt hàng, kho hoặc ngày.
- Chạy ngoài giờ cao điểm.
- Tránh ghi sổ lại toàn bộ nếu không thật cần.
Xử lý sự cố
Ghi sổ lại quá lâu
- Kiểm tra số bút toán bị ảnh hưởng.
- Thu hẹp bộ lọc (mặt hàng, kho, ngày).
- Bảo đảm các tiến trình nền (background worker) đang chạy.
Lỗi tồn kho âm sau khi ghi sổ lại
- Kiểm tra đã có giao dịch nhập kho trước các giao dịch xuất.
- Kiểm tra ngày và giờ ghi sổ.
- Dùng kiểm kê kho (Stock Reconciliation) nếu cần.
Bút toán sổ cái không được cập nhật
- Bảo đảm ô Cập nhật kho (Update Stock) đã bật ở các giao dịch liên quan.
- Xác nhận việc ghi sổ lại phần kế toán được phép.
Lưu ý khi sử dụng
- Luôn xem báo cáo tồn kho trước khi ghi sổ lại.
- Hạn chế giao dịch lùi ngày thường xuyên.
- Cập nhật ERPNext lên bản vá mới nhất.
- Ghi sổ lại từng phần nhỏ, đừng xử lý lại toàn bộ.
Ghi chú
Ghi sổ lại làm thay đổi dữ liệu lịch sử và số dư cuối kỳ của năm tài chính liên quan. Không ghi sổ lại cho năm tài chính đã đóng, vì nó sẽ đổi số dư cuối kỳ đã chốt.
- Người dùng cần có quyền phù hợp để ghi sổ lại.
- Tính năng chủ yếu dùng cho các giao dịch có tác động đến kho.
Tính lại giá trị tồn kho là công cụ bảo trì quan trọng, giúp giữ hàng tồn kho chính xác và sổ kế toán nhất quán.