Người dẫn dắt dự án

Triển khai ERPNext cần xác định rõ các điểm đau, lập kế hoạch kỹ và có sự tham gia chủ động của mọi bên liên quan. Việc này gồm tích hợp nhiều quy trình, chuyển dữ liệu, đào tạo và quản lý thay đổi trong tổ chức.

Nhiều việc chạy song song, nên cần một đầu mối duy nhất điều phối. Kinh nghiệm cho thấy hiệu quả của Người dẫn dắt dự án (Project Champion) là yếu tố phân biệt thành công và thất bại.

Mỗi dự án nên có một Người dẫn dắt. Vai trò này mang lại các lợi ích chính sau:

1. Lãnh đạo: là đầu mối duy nhất phía khách hàng, bám sát tầm nhìn, mục tiêu và kết quả cần đạt của dự án.
2. Tạo sự đồng thuận: làm cầu nối giữa nhóm dự án và các bên liên quan chủ chốt. Người này giúp mọi người hiểu về dự án và thuyết phục người dùng tương lai cùng các bên liên quan ủng hộ.
3. Phân bổ nguồn lực: bảo đảm có đủ nhân lực, ngân sách... khi cần để dự án không bị gián đoạn.
4. Giải quyết vấn đề: đưa ra giải pháp khi gặp trở ngại, xử lý việc cấp bách, hòa giải mâu thuẫn giữa người với người và ra quyết định có cơ sở để dự án đi đúng hướng.
5. Quản lý thay đổi: triển khai ERP làm thay đổi đáng kể quy trình và cách các nhóm làm việc. Người dẫn dắt giúp nhân viên thích nghi với hệ thống mới để chuyển đổi suôn sẻ.
6. Quản lý rủi ro: triển khai ERP phức tạp và nhiều rủi ro vì ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động kinh doanh liên tục. Người dẫn dắt nhận diện rủi ro và đưa ra cách giảm thiểu, hạn chế nguy cơ dự án chậm hoặc thất bại.
7. Truyền thông: theo dõi tiến độ và cập nhật cho các bên liên quan.
8. Trách nhiệm giải trình: lập nhóm phía doanh nghiệp và bảo đảm ai cũng biết vai trò của mình. Người dẫn dắt theo sát các cam kết, hạn chót, mốc tiến độ và báo ngay khi có rủi ro.
9. Cải tiến liên tục: triển khai ERP đôi khi là quá trình lặp lại. Người dẫn dắt tiếp tục dẫn dắt dự án qua các đợt tùy chỉnh, địa phương hóa và nâng cấp.