Khái niệm và thuật ngữ
Tài liệu ERPNext tiếng Việt: Khái niệm và thuật ngữ
Phần này giới thiệu các thuật ngữ và khái niệm cơ bản trong ERPNext. Dòng Vị trí cho biết nơi mở mục đó. Nếu không thấy trong menu, hãy gõ tên mục (tiếng Anh) vào thanh tìm kiếm ở đầu trang.
Các khái niệm cơ bản
Công ty (Company)
Hồ sơ công ty mà bạn thiết lập ERPNext cho. Bạn có thể tạo nhiều công ty, mỗi công ty là một pháp nhân riêng. Kế toán của từng công ty tách biệt, nhưng các công ty dùng chung hồ sơ khách hàng, nhà cung cấp và mặt hàng.
Vị trí: tìm “Company” trên thanh tìm kiếm
Khách hàng (Customer)
Một khách hàng, là cá nhân hoặc tổ chức. Mỗi khách hàng có thể có nhiều liên hệ và địa chỉ.
Vị trí: Trang chủ > Bán hàng > Khách hàng
Nhà cung cấp (Supplier)
Bên cung cấp hàng hóa hoặc dịch vụ. Công ty viễn thông của bạn là một nhà cung cấp, nhà cung cấp nguyên vật liệu cũng vậy. Nhà cung cấp có thể là cá nhân hoặc tổ chức, và có nhiều liên hệ, địa chỉ.
Vị trí: Trang chủ > Mua hàng > Nhà cung cấp
Mặt hàng (Item)
Sản phẩm, bán thành phẩm hoặc dịch vụ được mua, bán hoặc sản xuất và có định danh riêng.
Vị trí: Trang chủ > Kho > Mặt hàng
Tài khoản (Account)
Đầu mục để ghi nhận các giao dịch tài chính và kinh doanh. Ví dụ: “Debtors” (phải thu khách hàng), “Creditors” (phải trả nhà cung cấp), thuế phải nộp, chi phí đi lại, doanh thu bán hàng, vốn góp. ERPNext tự theo dõi số dư của khách hàng và nhà cung cấp, nên bạn không cần tạo tài khoản riêng cho từng người.
Vị trí: Trang chủ > Kế toán > Hệ thống tài khoản
Địa chỉ (Address)
Thông tin vị trí của khách hàng hoặc nhà cung cấp. Có thể là nhiều nơi khác nhau như trụ sở, nhà máy, kho, cửa hàng.
Vị trí: tìm “Address” trên thanh tìm kiếm
Liên hệ (Contact)
Một cá nhân thuộc về khách hàng hoặc nhà cung cấp, hoặc đứng độc lập. Liên hệ có tên và thông tin như email, số điện thoại.
Vị trí: tìm “Contact” trên thanh tìm kiếm
Trao đổi (Communication)
Danh sách mọi trao đổi với một liên hệ hoặc khách hàng tiềm năng. Mọi email gửi từ hệ thống đều được thêm vào bảng Communication.
Vị trí: tìm “Communication” trên thanh tìm kiếm
Bảng giá (Price List)
Nơi lưu các phương án giá khác nhau. Đây là tên bạn đặt cho một tập hợp giá mặt hàng nằm trong cùng một bảng giá.
Vị trí: Trang chủ > Bán hàng > Bảng giá; Trang chủ > Mua hàng > Bảng giá
Kế toán
Năm tài chính (Fiscal Year)
Một năm tài chính hay năm kế toán. Bạn có thể dùng nhiều năm tài chính cùng lúc. Mỗi năm có ngày bắt đầu và ngày kết thúc, và giao dịch chỉ ghi được trong khoảng đó. Khi bạn “đóng” một năm tài chính, số dư của năm đó được chuyển thành số dư đầu kỳ của năm sau.
Vị trí: tìm “Fiscal Year” trên thanh tìm kiếm
Trung tâm chi phí (Cost Center)
Giống một tài khoản, nhưng cấu trúc của nó phản ánh sát hơn cách doanh nghiệp vận hành. Ví dụ: trong hệ thống tài khoản, bạn chia chi phí theo loại (đi lại, tiếp thị...). Trong cây trung tâm chi phí, bạn chia theo dòng sản phẩm hoặc nhóm kinh doanh (bán online, bán lẻ...).
Vị trí: tìm “Cost Center” trên thanh tìm kiếm
Bút toán tổng hợp (Journal Entry)
Chứng từ chứa các bút toán sổ cái, trong đó tổng bên Nợ bằng tổng bên Có. Trong ERPNext, bạn có thể dùng bút toán tổng hợp để ghi các khoản thanh toán, trả hàng...
Vị trí: Trang chủ > Kế toán > Bút toán tổng hợp
Hóa đơn bán hàng (Sales Invoice)
Hóa đơn gửi khách hàng khi giao mặt hàng (hàng hóa hoặc dịch vụ).
Vị trí: Trang chủ > Kế toán > Hóa đơn bán hàng
Hóa đơn mua hàng (Purchase Invoice)
Hóa đơn nhà cung cấp gửi cho bạn khi giao mặt hàng (hàng hóa hoặc dịch vụ).
Vị trí: Trang chủ > Kế toán > Hóa đơn mua hàng
Tiền tệ (Currency)
ERPNext cho phép ghi giao dịch bằng nhiều loại tiền. Nhưng sổ sách chỉ dùng một đồng tiền hạch toán. Khi ghi hóa đơn và khoản thanh toán bằng tiền khác, số tiền được quy đổi sang đồng tiền hạch toán theo tỷ giá đã nhập.
Vị trí: tìm “Currency” trên thanh tìm kiếm
Bán hàng
Nhóm khách hàng (Customer Group)
Cách phân loại khách hàng, thường theo phân khúc thị trường.
Vị trí: tìm “Customer Group” trên thanh tìm kiếm
Khách hàng tiềm năng (Lead)
Người có thể trở thành nguồn doanh thu trong tương lai. Một khách hàng tiềm năng có thể tạo ra các cơ hội bán hàng.
Vị trí: Trang chủ > CRM > Khách hàng tiềm năng
Cơ hội bán hàng (Opportunity)
Một thương vụ bán hàng tiềm năng.
Vị trí: Trang chủ > CRM > Cơ hội bán hàng
Báo giá (Quotation)
Yêu cầu của khách hàng về giá của một mặt hàng hoặc dịch vụ, và phần trả lời của bạn.
Vị trí: Trang chủ > Bán hàng > Báo giá
Đơn bán hàng (Sales Order)
Chứng từ xác nhận điều kiện giao hàng và giá của mặt hàng (sản phẩm hoặc dịch vụ) mà khách hàng đã đặt. Phiếu xuất kho, lệnh sản xuất và hóa đơn được lập dựa trên đơn bán hàng.
Vị trí: Trang chủ > Bán hàng > Đơn bán hàng
Khu vực (Territory)
Cách phân loại theo vùng địa lý để quản lý bán hàng. Bạn có thể đặt chỉ tiêu cho từng khu vực, và mỗi giao dịch bán đều gắn với một khu vực.
Vị trí: tìm “Territory” trên thanh tìm kiếm
Đối tác bán hàng (Sales Partner)
Bên thứ ba như nhà phân phối, đại lý, đối tác liên kết hoặc người môi giới bán sản phẩm của công ty, thường hưởng hoa hồng.
Vị trí: tìm “Sales Partner” trên thanh tìm kiếm
Nhân viên bán hàng (Sales Person)
Người chào hàng và chốt đơn với khách. Bạn có thể đặt chỉ tiêu cho nhân viên bán hàng và gắn họ vào các giao dịch.
Vị trí: tìm “Sales Person” trên thanh tìm kiếm
Mua hàng
Đơn mua hàng (Purchase Order)
Cam kết gửi nhà cung cấp, yêu cầu giao các mặt hàng đã nêu với giá, số lượng, ngày giao và các điều kiện khác đã thỏa thuận.
Vị trí: Trang chủ > Mua hàng > Đơn mua hàng
Yêu cầu vật tư (Material Request)
Yêu cầu mua một số mặt hàng. Do người dùng tạo, hoặc ERPNext tự tạo dựa trên mức đặt hàng lại hoặc số lượng dự kiến trong kế hoạch sản xuất.
Vị trí: Trang chủ > Mua hàng > Yêu cầu vật tư
Kho (Hàng tồn kho)
Kho hàng (Warehouse)
Kho theo nghĩa quản lý, nơi các phiếu kho được ghi nhận.
Vị trí: Trang chủ > Kho > Kho hàng
Phiếu kho (Stock Entry)
Chuyển vật tư vào kho, ra khỏi kho, hoặc từ kho này sang kho khác.
Vị trí: Trang chủ > Kho > Phiếu kho
Phiếu xuất kho (Delivery Note)
Danh sách mặt hàng và số lượng để giao đi. Phiếu xuất kho làm giảm tồn kho của kho nơi bạn giao hàng. Thường lập dựa trên đơn bán hàng.
Vị trí: Trang chủ > Kho > Phiếu xuất kho
Phiếu nhập kho (Purchase Receipt)
Chứng từ ghi nhận đã nhận một số mặt hàng từ nhà cung cấp, thường dựa trên đơn mua hàng.
Vị trí: Trang chủ > Kho > Phiếu nhập kho
Số sê-ri (Serial No)
Số riêng cho từng đơn vị của một mặt hàng.
Vị trí: Trang chủ > Kho > Số sê-ri
Lô (Batch)
Số đặt cho một nhóm đơn vị của cùng một mặt hàng được mua hoặc sản xuất cùng lúc.
Vị trí: Trang chủ > Kho > Lô
Bút toán sổ kho (Stock Ledger Entry)
Bảng thống nhất ghi mọi lần vật tư di chuyển giữa các kho. Bảng này được cập nhật khi lập phiếu kho, phiếu xuất kho, phiếu nhập kho, và hóa đơn có bật cập nhật kho.
Kiểm kê kho (Stock Reconciliation)
Cập nhật tồn kho của nhiều mặt hàng từ một tệp bảng tính (CSV).
Vị trí: Trang chủ > Kho > Kiểm kê kho
Kiểm tra chất lượng (Quality Inspection)
Chứng từ ghi lại một số thông số của mặt hàng khi nhận từ nhà cung cấp hoặc khi giao cho khách hàng.
Vị trí: Trang chủ > Kho > Kiểm tra chất lượng
Nhóm mặt hàng (Item Group)
Cách phân loại mặt hàng.
Vị trí: tìm “Item Group” trên thanh tìm kiếm
Sản xuất
Định mức nguyên vật liệu (BOM)
Danh sách công đoạn và mặt hàng cùng số lượng cần để làm ra một mặt hàng khác. BOM dùng để lập kế hoạch mua hàng và tính giá thành sản phẩm.
Vị trí: Trang chủ > Sản xuất > BOM
Trạm làm việc (Workstation)
Nơi diễn ra một công đoạn của BOM. Dùng để tính chi phí trực tiếp của sản phẩm.
Vị trí: Trang chủ > Sản xuất > Trạm làm việc
Lệnh sản xuất (Work Order)
Chứng từ ra lệnh sản xuất một mặt hàng với số lượng nhất định.
Vị trí: Trang chủ > Sản xuất > Lệnh sản xuất
Kế hoạch sản xuất (Production Plan)
Công cụ tự tạo lệnh sản xuất và yêu cầu mua vật tư dựa trên các đơn bán hàng đang mở trong một khoảng thời gian.
Vị trí: Trang chủ > Sản xuất > Kế hoạch sản xuất
Thiết lập / tùy chỉnh
Trường tùy chỉnh (Custom Field)
Trường do người dùng tự thêm vào một biểu mẫu hoặc bảng.
Vị trí: tìm “Custom Field” trên thanh tìm kiếm
Mặc định chung (Global Defaults)
Nơi đặt giá trị mặc định cho nhiều tham số của hệ thống. Xem Mặc định chung.
Vị trí: tìm “Global Defaults” trên thanh tìm kiếm
Tiêu đề in (Print Heading)
Tiêu đề đặt cho một giao dịch chỉ để in. Ví dụ: in báo giá với tiêu đề “Đề xuất” hoặc “Hóa đơn chiếu lệ (Proforma Invoice)”.
Vị trí: tìm “Print Heading” trên thanh tìm kiếm
Điều khoản và điều kiện (Terms and Conditions)
Nội dung các điều khoản hợp đồng. Trong giao dịch bán/mua có thể có điều khoản mà nhà cung cấp dựa vào đó để giao hàng hoặc dịch vụ cho khách. Bạn gắn điều khoản vào giao dịch và chúng hiện khi in chứng từ.
Vị trí: tìm “Terms and Conditions” trên thanh tìm kiếm
Đơn vị tính (UOM)
Cách đo số lượng của một mặt hàng. Ví dụ: kg, cái, đôi, gói.
Vị trí: tìm “UOM” trên thanh tìm kiếm