Mặc định chung
Tài liệu ERPNext tiếng Việt: Mặc định chung
Nova Industries là công ty giả định, sản xuất và phân phối thiết bị điện tử. Mỗi ngày bộ phận tài chính tạo hàng chục báo giá, hóa đơn, khoản thanh toán và giao dịch kho. Phần lớn thuộc về Nova Industries, dùng một đồng tiền và địa chỉ ở cùng một nước. Bắt mọi người chọn đi chọn lại những giá trị này rất tốn thời gian. Còn chỉ cần chọn nhầm công ty hoặc đồng tiền một lần là giao dịch có thể vào sai sổ.
Mặc định chung (Global Defaults) cung cấp các giá trị ERPNext sẽ gợi ý khi chưa có quy tắc nào cụ thể hơn. Nhờ đó người dùng đỡ phải nhập lặp lại, nhưng không thay được sự kiểm tra của người làm. Trước khi Gửi giao dịch, người dùng vẫn phải kiểm tra công ty, đồng tiền và các giá trị khác, nhất là ở tổ chức có nhiều công ty hoặc nhiều đồng tiền.
Cấu hình bối cảnh kinh doanh mặc định
| Cài đặt | Điều khiển gì | Ví dụ ở Nova |
|---|---|---|
| Công ty mặc định (Default Company) | Công ty được gợi ý trên bản ghi mới | Nova Industries được gợi ý cho các giao dịch vận hành thường ngày. |
| Quốc gia (Country) | Quốc gia được gợi ý trên địa chỉ và các trường khu vực | Một địa chỉ khách hàng mới được gợi ý sẵn quốc gia này, người dùng vẫn chọn nước khác được. |
| Đồng tiền mặc định (Default Currency) | Đồng tiền dùng khi công ty hoặc giao dịch chưa có quy tắc cụ thể hơn | Đồng tiền làm việc thông thường. Hóa đơn cho khách hàng dùng EUR vẫn có thể ghi bằng EUR. |
| Đơn vị khoảng cách mặc định (Default Distance Unit) | Đơn vị cho các trường khoảng cách | Dặm hợp với hoạt động ở Hoa Kỳ, ki-lô-mét hợp với site ở nước khác. |
| Công ty demo (Demo Company) | Công ty được đánh dấu để dùng cho hành vi minh họa ở nơi có hỗ trợ | Chỉ dùng trên site demo hoặc đào tạo thật sự, đừng dùng để gắn nhãn "giả định" cho công ty đang chạy thật. |
Cài đặt chung và tác động thực tế
| Cài đặt | Thay đổi gì | Ví dụ ở Nova |
|---|---|---|
| Ẩn ký hiệu tiền tệ (Hide Currency Symbol) | Không hiện ký hiệu như $ bên cạnh số tiền. Lựa chọn: No / Yes | Báo cáo hiện số tiền mà không lặp ký hiệu ở mọi ô. Kiểm tra lại bản in trước khi bật. |
| Tắt tổng làm tròn (Disable Rounded Total) | Ẩn trường Rounded Total trong mọi giao dịch | Nova giữ tổng chính xác đến từng đơn vị nhỏ nhất khi chính sách kế toán không dùng làm tròn kiểu tiền mặt. |
| Tắt số tiền bằng chữ (Disable In Words) | Ẩn trường In Words (số tiền viết bằng chữ) trong mọi giao dịch | Hữu ích khi mẫu in không cần dòng "Một triệu đồng chẵn". |
| Dùng ngày giờ ghi sổ khi đặt tên chứng từ (Use Posting Datetime for Naming Documents) | Dùng ngày giờ ghi sổ thay cho ngày giờ tạo khi quy tắc đặt tên phụ thuộc vào ngày | Hóa đơn ghi lùi ngày được đánh số theo ngày ghi sổ, không theo lúc tạo. Hãy thử quy tắc đặt tên trước khi bật. |
| Bật chỉ mục tìm kiếm mặt hàng (Enable Item Search Index) | Tăng tốc tìm mặt hàng với danh mục rất lớn. Chỉ phù hợp khi có một máy chủ ứng dụng | Chỉ bật khi danh mục mặt hàng rất lớn. |
Giá trị mặc định nào được ưu tiên
Một trường có thể nhận giá trị từ cấu hình công ty, mặc định của người dùng, mặc định phiên làm việc, chứng từ nguồn được ánh xạ, hoặc logic của giao dịch. Nguồn hợp lệ và cụ thể nhất thường được ưu tiên hơn gợi ý chung. Ví dụ: mặc định phiên là Nova Electronics Trading được dùng cho một kế toán trong phiên làm việc của họ, dù công ty mặc định chung là Nova Industries.
Hãy coi Mặc định chung là tiện ích, không phải kiểm soát truy cập. Vai trò và quyền theo người dùng quyết định ai mở được gì. Một giá trị mặc định không cấp quyền với công ty đó.
Xử lý sự cố
Chứng từ mới hiện công ty khác
Kiểm tra mặc định của người dùng, mặc định phiên làm việc, chứng từ nguồn dùng để tạo bản ghi và logic riêng của công ty. Xóa giá trị phiên rồi tải lại trước khi thử lại.
Ký hiệu tiền tệ vẫn hiện
Mẫu in, báo cáo, bộ nhớ đệm trình duyệt hoặc tiền tệ liên quan có thể đang điều khiển phần hiển thị. Hãy kiểm tra bản in cuối cùng, đừng chỉ dựa vào biểu mẫu.
Chứng từ ghi lùi ngày có tên bất ngờ
Xem lại mẫu đánh số (Naming Series) và tùy chọn dùng ngày giờ ghi sổ khi đặt tên. Không đổi tên chứng từ kế toán đã Gửi nếu không theo quy trình sửa lỗi được hỗ trợ.
Câu hỏi thường gặp
Không. Mặc định chung thường chỉ điền giá trị cho bản ghi tạo mới. Bản ghi đã có giữ giá trị đã lưu, trừ khi một quy trình khác được hỗ trợ thay đổi chúng.
Được. Người dùng có thể có mặc định cá nhân hoặc mặc định phiên, tùy theo quyền. Mặc định chung vẫn là giá trị dự phòng chung.
Không. Nó chỉ cung cấp bối cảnh mặc định. Giao dịch đa tiền tệ vẫn cần đúng đồng tiền của đối tượng, loại tiền của tài khoản và tỷ giá.
Một mặc định chung vẫn có thể hữu ích, nhưng người dùng phải hiểu thứ tự ưu tiên và quyền. Hãy để trống khi không có công ty nào là lựa chọn chung an toàn.