Kế toán đa tiền tệ
Tài liệu ERPNext tiếng Việt: Kế toán đa tiền tệ
Nova Industries sản xuất hàng điện tử, mua linh kiện ở nước ngoài và bán thành phẩm bằng nhiều loại tiền. Khách hàng có thể cần hóa đơn bằng EUR, nhà cung cấp có thể muốn được trả bằng JPY, nhưng Nova vẫn phải báo cáo một bộ sổ thống nhất bằng USD. Kế toán đa tiền tệ lưu mỗi số tiền ngoại tệ kèm giá trị quy đổi theo đồng tiền hạch toán.
Ví dụ: Nova xuất hóa đơn 1.200 EUR cho EuroTech Retail với tỷ giá 1 EUR = 1,15 USD. Khách hàng thấy 1.200 EUR, còn ERPNext ghi 1.380 USD để báo cáo.
Ba loại tiền cần phân biệt
| Loại tiền | Quyết định điều gì |
|---|---|
| Đồng tiền hạch toán (Company currency) | Đồng tiền kế toán gốc, khai báo trên công ty. Báo cáo tài chính và giá trị Nợ/Có gốc dùng đồng tiền này. |
| Loại tiền của tài khoản (Account currency) | Loại tiền cố định của một tài khoản trong hệ thống tài khoản. Mỗi tài khoản ngân hàng, phải thu, phải trả nên chỉ dùng một loại tiền. |
| Tiền giao dịch (Transaction currency) | Loại tiền hiện trên hóa đơn, đơn hàng, báo giá. Số tiền được quy đổi sang đồng tiền hạch toán bằng Tỷ giá (Exchange Rate) của chứng từ. |
Bảng giá còn có loại tiền riêng để định giá. Nếu loại tiền này khác tiền giao dịch, Tỷ giá bảng giá (Price List Exchange Rate) quy đổi giá mặt hàng, tách biệt với tỷ giá hạch toán của chứng từ.
Trước khi bắt đầu
- Kích hoạt các tiền tệ cần dùng.
- Quyết định mỗi khách hàng, nhà cung cấp thường giao dịch bằng một ngoại tệ hay nhiều ngoại tệ.
- Thống nhất:
- nguồn tỷ giá và ai duyệt tỷ giá;
- tài khoản lãi/lỗ chênh lệch tỷ giá đã thực hiện;
- tài khoản lãi/lỗ chênh lệch tỷ giá chưa thực hiện;
- bao lâu đánh giá lại tỷ giá một lần.
Không đổi loại tiền của tài khoản sau khi đã có bút toán. ERPNext hiện chặn việc này, vì số dư cũ sẽ không còn rõ nghĩa. Hãy tạo một tài khoản mới đúng loại tiền.
Tạo tài khoản ngoại tệ
Tạo tài khoản riêng cho mỗi loại tiền cần giữ số dư theo loại tiền đó, ví dụ tài khoản ngân hàng EUR, phải thu EUR, phải trả EUR.
Mỗi tài khoản ngân hàng hoặc tiền mặt chỉ có một loại tiền. Nếu ngân hàng tách số dư USD và EUR, hãy tạo hai tài khoản riêng trong ERPNext. Cách này giúp đối chiếu ngân hàng và dấu vết kiểm toán dễ hiểu.
Thiết lập khách hàng và nhà cung cấp
- Khách hàng nước ngoài: đặt Loại tiền thanh toán (Billing Currency), rồi thêm tài khoản phải thu cùng loại tiền vào bảng Tài khoản mặc định (Default Accounts) của khách hàng.
- Nhà cung cấp: đặt Loại tiền thanh toán, rồi thêm tài khoản phải trả cùng loại tiền vào bảng Tài khoản theo công ty (Per-Company Accounts).
Bấm biểu tượng bút chì được đánh dấu để mở trình sửa đầy đủ của dòng.
Nếu tài khoản công nợ của đối tượng là ngoại tệ, giao dịch thường phải dùng đúng ngoại tệ đó. Nếu tài khoản dùng đồng tiền hạch toán, tùy chọn Cho phép hóa đơn đa tiền tệ trên một tài khoản đối tượng (Allow multi-currency invoices against single party account) có thể cho phép xuất hóa đơn bằng loại tiền khác, nhưng bút toán sổ cái vẫn ghi theo loại tiền của tài khoản công nợ. Chỉ dùng tùy chọn này sau khi đã thử xuất hóa đơn, thanh toán, tuổi nợ và đối chiếu với quy trình của bạn.
Thiết lập cách lấy tỷ giá
- Dùng tỷ giá hối đoái cho tỷ giá thủ công đã duyệt.
- Nếu không có bản ghi phù hợp, ERPNext có thể gọi nhà cung cấp cấu hình trong Cài đặt tỷ giá hối đoái.
- Cài đặt kế toán (Accounts Settings) quyết định cách xử lý tỷ giá cũ và ngày hạch toán của bút toán lãi/lỗ chênh lệch tỷ giá.
Trong ví dụ, tỷ giá đã duyệt là 1 EUR = 1,15 USD.
Lập hóa đơn bán hàng bằng ngoại tệ
- Tạo hóa đơn bán hàng cho khách hàng nước ngoài.
- Kiểm tra Loại tiền (Currency) và Tỷ giá (Exchange Rate) của giao dịch.
- Chọn bảng giá, kiểm tra loại tiền và tỷ giá của bảng giá.
- Kiểm tra Ghi Nợ vào (Debit To) đúng là tài khoản phải thu mong muốn.
- Thêm mặt hàng, thuế, điều khoản và lịch thanh toán.
- So tổng theo tiền giao dịch và theo đồng tiền hạch toán trước khi Gửi.
Tỷ giá quy đổi 1.200 EUR thành 1.380 USD. Tỷ giá bảng giá bằng 1 vì cả bảng giá và hóa đơn đều dùng EUR.
Khi Gửi, công nợ phải thu được theo dõi theo loại tiền của tài khoản, còn giá trị Nợ/Có gốc được ghi bằng USD. Báo cáo công nợ phải thu và phải trả hiện số tiền theo loại tiền của đối tượng hoặc của tài khoản, tùy bộ lọc.
Ghi nhận mua hàng và thanh toán bằng ngoại tệ
Hóa đơn mua hàng làm tương tự, dùng tài khoản phải trả của nhà cung cấp và tỷ giá mua. Số còn nợ và tiền ứng trước tính theo loại tiền của tài khoản công nợ.
Trên phiếu thu/chi, loại tiền lấy từ các tài khoản được chọn. Ví dụ, thu EUR từ tài khoản phải thu EUR vào tài khoản ngân hàng USD: Số tiền chi (Paid Amount) bằng EUR, Số tiền nhận (Received Amount) bằng USD, kèm Tỷ giá nguồn (Source Exchange Rate).
Khi tỷ giá thanh toán khác tỷ giá hóa đơn, ERPNext có thể tính chênh lệch tỷ giá đã thực hiện. Dùng nút Ghi lãi/lỗ tỷ giá (Set Exchange Gain/Loss) nếu có, rồi kiểm tra dòng trong bảng Khấu trừ hoặc lỗ (Payment Deductions or Loss) và đưa Số chênh lệch (Difference Amount) về 0 trước khi Gửi.
Đừng đưa phí ngân hàng vào tài khoản chênh lệch tỷ giá chỉ vì hai khoản cùng nằm trên một sao kê. Phí ngân hàng và chênh lệch tỷ giá là hai khoản chi phí khác nhau.
Bút toán tổng hợp đa tiền tệ
Chọn Đa tiền tệ (Multi Currency) trên bút toán tổng hợp khi các dòng dùng tài khoản khác loại tiền. Nhập Nợ hoặc Có theo loại tiền của từng tài khoản, rồi kiểm tra tỷ giá và số tiền quy đổi theo đồng tiền hạch toán. Bút toán tổng hợp đòi hỏi bạn tự chọn đúng Nợ/Có, nên với thu chi thông thường của khách hàng và nhà cung cấp, hãy ưu tiên phiếu thu/chi.
Đánh giá lại số dư ngoại tệ còn mở
Tỷ giá biến động sau giao dịch tạo ra hai loại chênh lệch:
| Chênh lệch | Phát sinh khi | Công cụ thường dùng |
|---|---|---|
| Đã thực hiện | Hóa đơn hoặc khoản phải trả được thanh toán ở tỷ giá khác | Phiếu thu/chi và lãi/lỗ chênh lệch tỷ giá |
| Chưa thực hiện | Số dư ngoại tệ vẫn còn mở tại ngày báo cáo | Đánh giá lại tỷ giá |
Đánh giá lại chỉ đổi giá trị ghi sổ theo đồng tiền hạch toán, không đổi số tiền ngoại tệ. Ví dụ: 1.000 EUR vẫn là 1.000 EUR, còn giá trị USD đổi từ 1.100 USD thành 1.150 USD.
Kiểm tra báo cáo
Lọc sổ cái theo tài khoản ngoại tệ để xem Nợ, Có và số dư theo loại tiền của tài khoản. Báo cáo tài chính luôn tính theo đồng tiền hạch toán, còn báo cáo công nợ phải thu và phải trả hiện được cả giá trị theo loại tiền của đối tượng và của tài khoản.
Xử lý sự cố
Chọn được đối tượng nhưng loại tiền hóa đơn bị từ chối
Kiểm tra Loại tiền thanh toán, tài khoản phải thu hoặc phải trả mặc định, và loại tiền của tài khoản đó. Tiền giao dịch phải tương thích với tài khoản công nợ, trừ khi đang dùng tùy chọn hóa đơn đa tiền tệ trên một tài khoản đối tượng.
Phiếu thu/chi hiện sai loại tiền
Loại tiền của tài khoản chi và tài khoản nhận quyết định các trường số tiền. Hãy chọn đúng tài khoản ngân hàng, tiền mặt, phải thu hoặc phải trả, thay vì cố đặt một loại tiền riêng cho phiếu.
Số dư ngoại tệ bằng 0 nhưng số dư theo đồng tiền hạch toán vẫn còn
Việc này có thể xảy ra sau khi tỷ giá biến động. Chạy đánh giá lại tỷ giá tại ngày báo cáo và xem cách xử lý số dư bằng 0 dành riêng cho tình huống này.
Câu hỏi thường gặp
Mỗi tài khoản trong ERPNext chỉ có một loại tiền. Dùng tài khoản riêng cho mỗi loại tiền ngân hàng theo dõi riêng.
Có thể, trong một số cấu hình, kể cả khi bật tùy chọn hóa đơn đa tiền tệ trên một tài khoản đối tượng. Tuy vậy, mỗi loại tiền thường dùng có một tài khoản phải thu riêng sẽ cho số dư theo loại tiền và cách thanh toán rõ ràng hơn.
ERPNext phải ghi giá trị theo đồng tiền hạch toán tại ngày hóa đơn. Khi thanh toán có thể dùng tỷ giá khác, phần chênh lệch được ghi là lãi/lỗ đã thực hiện.
Không. Đánh giá lại điều chỉnh giá trị ghi sổ theo đồng tiền hạch toán của các tài khoản đủ điều kiện. Hóa đơn gốc và số tiền ngoại tệ giữ nguyên.
Không. Tạo tài khoản EUR mới và ghi các giao dịch sau này vào đó. Hỏi ý kiến kế toán trước khi chuyển số dư hiện có.