Giao dịch bằng nhiều loại tiền

Nova Industries phân phối hàng điện tử ra nước ngoài, nhưng sổ sách công ty ghi bằng USD.

EuroTech Retail muốn nhận và thanh toán hóa đơn bằng EUR. Người dùng cần lập, in, thu tiền và đối chiếu giao dịch bằng EUR mà không mất giá trị USD cần cho kế toán.

Ví dụ xuyên suốt: hóa đơn bán hàng 1.200 EUR, tỷ giá 1 EUR = 1,15 USD. Khách hàng thấy 1.200 EUR, ERPNext ghi 1.380 USD theo đồng tiền hạch toán. Bạn sẽ thấy loại tiền và tỷ giá lấy từ đâu, phiếu thu quy đổi thế nào, và cách kiểm tra kết quả. Bên mua hàng làm tương tự, với nhà cung cấp và các trường phải trả tương ứng.

Trước khi bắt đầuCopy Anchor Link

Hoàn tất thiết lập đa tiền tệ:

• EUR đã được kích hoạt trong Tiền tệ.
• EuroTech Retail có Loại tiền thanh toán (Billing Currency) là EUR.
• Euro Receivables là tài khoản phải thu bằng EUR, đã gắn với khách hàng.
• Nova Europe EUR là bảng giá bán đang bật.
• Đã có tỷ giá EUR sang USD theo ngày trong tỷ giá hối đoái, hoặc nhà cung cấp tỷ giá đã cấu hình có hỗ trợ.
• Công ty đã có tài khoản lãi/lỗ chênh lệch tỷ giá.

Chạy thử toàn bộ chu trình hóa đơn và thanh toán ở trạng thái Nháp trước khi dùng dữ liệu nhập vào hoặc dữ liệu thật.

Lập hóa đơn bán hàng bằng ngoại tệCopy Anchor Link

1. Mở Kế toán > Bán hàng và Phải thu (Sales and Receivables) > Hóa đơn bán hàng (Sales Invoice).
2. Chọn Thêm (Add Sales Invoice).
3. Chọn công ty Nova Electronics Distribution và khách hàng EuroTech Retail.
4. Kiểm tra Ngày hạch toán (Posting Date), Ngày đến hạn (Payment Due Date) và loại tiền EUR.
5. Xem trường Tỷ giá (Exchange Rate). Nhãn trường ghi rõ chiều quy đổi.
6. Chọn bảng giá Nova Europe EUR, kiểm tra Loại tiền bảng giá (Price List Currency) là EUR.
7. Thêm mặt hàng, số lượng và đơn giá.
8. Kiểm tra thuế, điều khoản thanh toán và các tổng.

Ảnh trên có hai tỷ giá:

Thuế hoặc phí loại Số tiền cố định (Actual) nhập trực tiếp trên giao dịch được nhập theo tiền giao dịch. Kiểm tra thuế tính ra và giá trị quy đổi theo đồng tiền hạch toán, tùy mẫu thuế và loại phí.

Kiểm tra tài khoản phải thuCopy Anchor Link

Mở phần Kế toán (Accounting) và xem Ghi Nợ vào (Debit To). Với khách hàng và công ty này, tài khoản phải là Euro Receivables.

Nếu tài khoản đã chọn là ngoại tệ, loại tiền hóa đơn thường phải trùng với nó. Đừng chỉ đổi trường Loại tiền mà bỏ qua Ghi Nợ vào.

So tổng theo tiền giao dịch và theo đồng tiền hạch toánCopy Anchor Link

Trước khi Gửi, so tổng hiện cho khách hàng với tổng theo đồng tiền hạch toán.

Với 1.200 EUR ở tỷ giá 1,15:

Chỉ Gửi khi tỷ giá, tài khoản, giá, thuế và điều khoản đã đúng. Hóa đơn bán hàng đã Gửi giữ nguyên các giá trị này, kể cả khi sau đó có bản ghi tỷ giá mới.

In và gửi hóa đơnCopy Anchor Link

Mở In (Print) hoặc xem trước, kiểm tra đơn giá, số tiền, tổng và số tiền bằng chữ đều dùng đúng loại tiền gửi khách. Mẫu in phải hiện giá trị hóa đơn bằng EUR. Các trường theo đồng tiền hạch toán là trường kế toán, thường không thay thế loại tiền hóa đơn đã thỏa thuận trên chứng từ gửi khách.

Nếu ký hiệu hoặc dấu phân cách sai, sửa danh mục tiền tệ hoặc định dạng số của trang, thay vì gõ cứng ký hiệu vào từng mẫu in.

Tạo phiếu thuCopy Anchor Link

Khi có thể, tạo phiếu thu/chi từ hóa đơn đã Gửi:

1. Mở hóa đơn, chọn Tạo (Create) > Thanh toán (Payment).
2. Kiểm tra Loại thanh toán (Payment Type) là Thu (Receive) và đúng khách hàng.
3. Kiểm tra Tài khoản chi (Paid From) là tài khoản phải thu EUR.
4. Ở Tài khoản nhận (Paid To), chọn đúng tài khoản ngân hàng thực nhận tiền.
5. Nhập số tiền nhận được theo loại tiền của tài khoản ngân hàng.
6. Xem Tỷ giá nguồn (Source Exchange Rate) và số tiền theo đồng tiền hạch toán.
7. Kiểm tra tham chiếu hóa đơn và số tiền phân bổ.

Loại tiền của tài khoản chi và tài khoản nhận quyết định các trường số tiền. Trong ví dụ, 1.200 EUR được tất toán khỏi khoản phải thu, và tài khoản ngân hàng hoạt động nhận 1.380 USD.

Nếu tỷ giá ngày thanh toán khác tỷ giá hóa đơn, xem Xử lý chênh lệch tỷ giá. Ghi phí ngân hàng, khấu trừ thuế, xóa nợ và chênh lệch tỷ giá vào đúng tài khoản của từng khoản.

Nhập giao dịch mua bằng ngoại tệCopy Anchor Link

Trên hóa đơn mua hàng, chọn nhà cung cấp, EUR, bảng giá mua và tài khoản phải trả EUR. Kiểm tra Tỷ giá và Tỷ giá bảng giá giống hệt bên bán.

Khi Gửi, số còn phải trả được theo dõi theo loại tiền của tài khoản công nợ. Tạo phiếu chi (loại Chi (Pay)), kiểm tra số tiền trừ khỏi ngân hàng và số EUR được tất toán khỏi khoản phải trả.

Một đối tượng giao dịch bằng nhiều loại tiềnCopy Anchor Link

Cài đặt kế toán có tùy chọn Cho phép hóa đơn đa tiền tệ trên một tài khoản đối tượng (Allow multi-currency invoices against single party account).

Tùy chọn này cho phép xuất hóa đơn cho một đối tượng bằng nhiều loại tiền khi dùng tài khoản công nợ bằng đồng tiền hạch toán. Nó không biến tài khoản ngân hàng thành đa tiền tệ, và có thể làm số còn nợ cũng như việc đọc các khoản thanh toán khó hơn. Với loại tiền doanh nghiệp thường xuyên nắm giữ hoặc đối chiếu, hãy dùng tài khoản riêng theo loại tiền. Thử đối chiếu thanh toán, tuổi nợ, hóa đơn bán hàng trả lại (Credit Note), tiền ứng trước và hàng trả lại trước khi bật rộng rãi.

Kiểm tra báo cáoCopy Anchor Link

Lọc sổ cái theo tài khoản ngoại tệ. Báo cáo hiện Nợ, Có và số dư theo loại tiền tài khoản khi phù hợp.

Xem báo cáo công nợ phải thu và phải trả theo loại tiền đối tượng hoặc loại tiền tài khoản. Báo cáo tài chính dùng đồng tiền hạch toán. Cuối kỳ, chạy đánh giá lại tỷ giá cho các số dư ngoại tệ còn mở đủ điều kiện.

Xử lý sự cốCopy Anchor Link

Đổi loại tiền nhưng đơn giá mặt hàng có vẻ saiCopy Anchor Link

Kiểm tra bảng giá, loại tiền bảng giá và tỷ giá bảng giá. Tỷ giá của giao dịch không nhất thiết quy đổi giá gốc của mặt hàng.

Không lưu được hóa đơn vì loại tiền tài khoản khácCopy Anchor Link

Dùng tài khoản phải thu hoặc phải trả cùng loại tiền, hoặc sửa tài khoản mặc định theo công ty của đối tượng. Không đổi loại tiền của tài khoản khi đã có bút toán.

Phiếu thu nhận sai số tiền USDCopy Anchor Link

Kiểm tra loại tiền của tài khoản ngân hàng nhận, tỷ giá nguồn hoặc đích, số tiền chi, số tiền nhận và phân bổ vào hóa đơn. Dùng đúng số tiền ngân hàng thực nhận, và ghi riêng các khoản chênh lệch hợp lệ.

Loại tiền trên bản in khác với thỏa thuậnCopy Anchor Link

Kiểm tra loại tiền và bảng giá trên giao dịch đã Gửi. Sau đó xem mẫu in có gõ cứng ký hiệu hoặc dùng trường theo đồng tiền hạch toán không.

Câu hỏi thường gặpCopy Anchor Link

Chủ đề liên quanCopy Anchor Link

• Kế toán đa tiền tệ
• Hóa đơn bán hàng
• Hóa đơn mua hàng
• Phiếu thu/chi
• Đánh giá lại tỷ giá