Hóa đơn mua hàng

Apex Components, nhà cung cấp của Nova Industries, gửi hóa đơn cho lô màn hình điện thoại mà Nova đã nhận. Chừng nào hóa đơn này chưa được ghi nhận, Nova có hàng trong kho nhưng chưa có khoản phải trả chính thức cho biết mình nợ nhà cung cấp bao nhiêu.

Hóa đơn mua hàng (Purchase Invoice) ghi nhận hóa đơn của nhà cung cấp, tạo công nợ phải trả, đồng thời hạch toán chi phí, giá trị tài sản và thuế. Có thể tạo hóa đơn từ đơn mua hàng, từ phiếu nhập kho, hoặc nhập trực tiếp.

Dùng hóa đơn mua hàng khi nhà cung cấp đã xuất hóa đơn cho công ty về hàng hóa hoặc dịch vụ. Khi Gửi, hóa đơn cập nhật số dư nhà cung cấp và sổ cái.

Trước khi bắt đầuCopy Anchor Link

Cần có:

• nhà cung cấp với đúng loại tiền và điều khoản thanh toán;
• mặt hàng hoặc tài khoản chi phí cho khoản mua;
• công ty đã khai báo tài khoản phải trả mặc định và trung tâm chi phí;
• mẫu thuế và phí mua hàng (Purchase Taxes and Charges Template) phù hợp;
• đơn mua hàng hoặc phiếu nhập kho, nếu hóa đơn cần cập nhật chứng từ mua hàng trước đó.

Xác định hàng đã về chưa:

• Nếu đã có phiếu nhập kho, lập hóa đơn từ phiếu nhập kho đó.
• Nếu hàng và hóa đơn đến cùng lúc, có thể bật Cập nhật kho (Update Stock) trên hóa đơn mua hàng thay vì tạo phiếu nhập kho riêng.

Tạo hóa đơn mua hàngCopy Anchor Link

1. Vào Kế toán > Hóa đơn mua hàng (Accounting > Purchase Invoice).
2. Chọn Thêm hóa đơn mua hàng (Add Purchase Invoice).

3. Chọn Nhà cung cấp (Supplier). ERPNext lấy tài khoản phải trả, loại tiền, bảng giá, địa chỉ và điều khoản thanh toán từ các mặc định liên quan.
4. Nhập số hóa đơn của nhà cung cấp vào Số hóa đơn nhà cung cấp (Supplier Invoice No) và ngày hóa đơn vào Ngày hóa đơn nhà cung cấp (Supplier Invoice Date). Dùng ngày in trên hóa đơn của nhà cung cấp, không phải ngày bạn nhập vào hệ thống.
5. Kiểm tra Ngày hạch toán (Posting Date) và Ngày đến hạn (Due Date).

6. Thêm mặt hàng. Nhập số lượng và đơn giá theo hóa đơn, rồi kiểm tra tài khoản chi phí, trung tâm chi phí, kho và cách tính thuế.

   Chấm màu trước Mã hàng (Item Code) cho biết nhanh tình trạng tồn kho: xanh lá là còn hàng, đỏ là hết hàng.

   Bấm biểu tượng bút chì (được đánh dấu trong hình) để mở đầy đủ dòng mặt hàng. Tại đây bạn xem được các trường không hiện thành cột trong bảng.

   

   Kiểm tra Số lượng chấp nhận (Accepted Qty), Đơn giá (Rate), đơn vị tính (UOM), tài khoản chi phí, trung tâm chi phí và dòng đơn mua hàng hoặc phiếu nhập kho được liên kết (nếu có). ERPNext tự tính thành tiền từ số lượng và đơn giá.

   

7. Kiểm tra thuế, chiết khấu, phụ phí, lịch thanh toán, làm tròn và Tổng cộng (Grand Total).

8. Lưu Nháp và so khớp với hóa đơn của nhà cung cấp.

9. Bấm Gửi (Submit) khi chứng từ đã đúng.

Các cách khác để tạo hóa đơn mua hàngCopy Anchor Link

Từ đơn mua hàngCopy Anchor Link

Mở đơn mua hàng đã Gửi và chọn Tạo > Hóa đơn mua hàng (Create > Purchase Invoice). ERPNext sao chép nhà cung cấp, mặt hàng, số lượng, đơn giá, thuế và tham chiếu. Chỉ sửa số lượng cho đúng phần được xuất hóa đơn lần này. Sau khi Gửi, tỷ lệ đã có hóa đơn của đơn mua hàng được cập nhật.

Dùng cách này khi hóa đơn đến trước hàng, hoặc khi doanh nghiệp không dùng phiếu nhập kho cho lần mua đó.

Từ phiếu nhập khoCopy Anchor Link

Mở phiếu nhập kho đã Gửi và chọn Tạo > Hóa đơn mua hàng. Số lượng đã nhận và tham chiếu phiếu nhập kho được đưa vào hóa đơn. Thông thường hóa đơn sẽ tất toán giá trị Hàng đã nhận chưa có hóa đơn (Stock Received But Not Billed) do phiếu nhập kho tạo ra, và ghi nhận công nợ phải trả nhà cung cấp.

Nên dùng cách này khi việc nhận hàng và việc kiểm tra hóa đơn do hai bộ phận khác nhau phụ trách.

Dùng Lấy dữ liệu từ (Get Items From)Copy Anchor Link

Trên hóa đơn mua hàng mới, chọn Lấy dữ liệu từ (Get Items From) để lấy một hoặc nhiều đơn mua hàng hoặc phiếu nhập kho hợp lệ của cùng nhà cung cấp. Dùng cách này khi một hóa đơn của nhà cung cấp gộp nhiều đơn hàng hoặc nhiều lần nhập kho.

Lập thẳng hóa đơn mua hàngCopy Anchor Link

Lập thẳng hóa đơn khi không có đơn mua hàng hay phiếu nhập kho trước đó, ví dụ hóa đơn điện nước, dịch vụ chuyên môn, tiền thuê, hoặc một khoản chi nhỏ đã được duyệt. Hóa đơn lập thẳng tạo công nợ phải trả nhưng không cập nhật trạng thái đã có hóa đơn của đơn mua hàng nào.

Hóa đơn nhà cung cấp định kỳCopy Anchor Link

Với các khoản phí định kỳ, dùng Tự động lặp lại (Auto Repeat) hoặc gói định kỳ (Subscription) với nhà cung cấp:

• Tự động lặp lại: khi muốn tạo bản sao theo lịch từ một chứng từ mẫu.
• Gói định kỳ: khi việc tính tiền theo một kế hoạch gói và kỳ dịch vụ xác định.

Các trường quan trọngCopy Anchor Link

Thuế, loại tiền và phụ phíCopy Anchor Link

Chọn đúng bảng giá mua và loại tiền giao dịch trước khi thêm mặt hàng. ERPNext lưu tỷ giá dùng để quy đổi hóa đơn ra đồng tiền hạch toán của công ty. Kiểm tra tỷ giá khi hóa đơn bằng ngoại tệ.

Áp mẫu thuế phù hợp hoặc tự thêm dòng thuế. Ô Loại (Type) của mỗi dòng quyết định cách tính: Số tiền cố định (Actual), Tính trên tổng tiền chưa thuế (On Net Total), Tính trên số tiền của dòng trước (On Previous Row Amount), Tính trên tổng của dòng trước (On Previous Row Total) hoặc Tính theo số lượng (On Item Quantity). Kiểm tra cước vận chuyển hoặc thuế nhập khẩu có cần tính vào giá trị tồn kho của mặt hàng không. Dùng phiếu phân bổ chi phí mua hàng (Landed Cost Voucher) khi cần phân bổ thêm chi phí sau khi đã nhận hàng.

Với thuế đặc thù của từng nước, dùng tài liệu khu vực và các trường do gói bản địa hóa đã cài đặt cung cấp. Đừng chép ví dụ thuế của nước khác khi chưa xác nhận cách xử lý về pháp lý và kế toán.

Gửi và các bước tiếp theoCopy Anchor Link

Khi Gửi, hóa đơn mua hàng thường sẽ:

• ghi Có tài khoản phải trả nhà cung cấp;
• ghi Nợ tài khoản chi phí, tài sản, hàng tồn kho hoặc Hàng đã nhận chưa có hóa đơn, tùy quy trình;
• ghi sổ các dòng thuế và phụ phí;
• cập nhật số lượng đã có hóa đơn trên đơn mua hàng hoặc phiếu nhập kho được liên kết;
• tạo bút toán công nợ (Payment Ledger Entry), dùng cho báo cáo công nợ phải trả và đối chiếu thanh toán.

Sau khi Gửi, chọn Tạo > Thanh toán (Create > Payment) để lập phiếu chi. Bạn cũng có thể đưa hóa đơn vào lệnh chi (Payment Order), đối chiếu với khoản đã trả trước đó, tạm giữ hóa đơn hoặc tạo phiếu trả hàng.

Để giảm hoặc ghi đảo hóa đơn, mở hóa đơn đã Gửi và chọn Tạo > Trả hàng / Debit Note (Create > Return / Debit Note).

Chọn Xem > Sổ cái kế toán (View > Accounting Ledger) để xem bút toán sổ cái. Nếu có cập nhật kho, xem thêm sổ kho.

Trạng tháiCopy Anchor Link

Xử lý sự cốCopy Anchor Link

Hóa đơn ghi trùng giá trị khoCopy Anchor Link

Kiểm tra đã có phiếu nhập kho chưa. Không bật Cập nhật kho trên hóa đơn mua hàng khi phiếu nhập kho đã ghi cùng biến động kho đó.

Không thấy đơn mua hàng hoặc phiếu nhập kho trong Lấy dữ liệu từCopy Anchor Link

Kiểm tra chứng từ đó đã Gửi, cùng nhà cung cấp và công ty, còn phần chưa có hóa đơn và chưa bị đóng (Closed). Kiểm tra cả quyền của người dùng.

Tài khoản chi phí không như mong đợiCopy Anchor Link

ERPNext có thể lấy tài khoản từ mặt hàng, nhóm mặt hàng, mặc định của công ty hoặc từ thông tin kế toán của phiếu nhập kho liên kết. Mở dòng mặt hàng, kiểm tra tài khoản và chiều phân tích kế toán trước khi Gửi.

Không tạo được thanh toánCopy Anchor Link

Kiểm tra hóa đơn đã Gửi, không bị tạm giữ, còn số còn nợ và dùng tài khoản phải trả hợp lệ cho nhà cung cấp và công ty.

Số hóa đơn nhà cung cấp bị báo trùngCopy Anchor Link

Tìm các hóa đơn mua hàng đã có của cùng nhà cung cấp với cùng số hóa đơn. Đừng sửa số tham chiếu chỉ để vượt qua cảnh báo. Xác nhận hóa đơn đó đã được nhập hay chưa.

Câu hỏi thường gặpCopy Anchor Link

Chủ đề liên quanCopy Anchor Link

• Đơn mua hàng
• Phiếu nhập kho
• Hóa đơn mua hàng trả lại (Debit Note)
• Phiếu thu/chi
• Công nợ phải trả
• Mẫu thuế và phí mua hàng
• Phiếu phân bổ chi phí mua hàng