Debit Note điều chỉnh giá mua
Tài liệu ERPNext tiếng Việt: Debit Note điều chỉnh giá mua
Apex Components, nhà cung cấp của Nova Industries, xuất hóa đơn 10 điện thoại giá $520 mỗi chiếc. Sau khi hóa đơn mua hàng đã Gửi, hai bên thống nhất giá đúng là $500 mỗi chiếc. Không có chiếc điện thoại nào bị trả lại, nhưng Nova Industries phải nợ nhà cung cấp ít hơn $200.
Debit Note điều chỉnh giá chỉ ghi nhận phần chênh lệch giá trị đó. Nó làm giảm công nợ phải trả và điều chỉnh giá trị chi phí hoặc tài sản tương ứng, mà không tạo phiếu trả hàng khỏi kho.
Dùng cách này khi nhà cung cấp giảm giá đã thỏa thuận sau khi xuất hóa đơn, còn số lượng hàng thực tế không đổi.
Trước khi bắt đầu
Xác nhận giá mới với nhà cung cấp và tính mức giảm trên mỗi đơn vị.
Ví dụ:
- hóa đơn gốc: 10 điện thoại, giá $520 mỗi chiếc;
- giá mới: $500 mỗi chiếc;
- mức giảm: $20 mỗi chiếc;
- tổng Debit Note: $200.
Số lượng hàng công ty đang sở hữu không đổi. Vì vậy không bật Cập nhật kho (Update Stock) cho lần điều chỉnh này.
Tạo Debit Note điều chỉnh giá
- Mở hóa đơn mua hàng đã Gửi.
- Chọn Tạo > Trả hàng / Debit Note (Create > Return / Debit Note).
- Kiểm tra Là hàng trả lại (Is Return (Debit Note)) đã được chọn và Trả lại cho hóa đơn mua hàng (Return Against Purchase Invoice) đang tham chiếu đúng hóa đơn gốc.
- Xóa các mặt hàng không thuộc phần điều chỉnh giá.
- Mở dòng mặt hàng cần điều chỉnh bằng biểu tượng bút chì.
- Nhập toàn bộ số lượng đã xuất hóa đơn ban đầu dưới dạng số âm. Trong ví dụ, nhập
-10.
- Ở Đơn giá (Rate), chỉ nhập mức giảm trên mỗi đơn vị, không nhập giá mới. Trong ví dụ, nhập
$20, thành tiền sẽ là-$200.
- Để tắt Cập nhật kho, vì không có hàng bị trả lại.
- Kiểm tra thuế. Chỉ điều chỉnh thuế khi chứng từ giảm giá của nhà cung cấp và quy định thuế áp dụng yêu cầu.
- Lưu và Gửi Debit Note.
Vì sao dùng toàn bộ số lượng và đơn giá chênh lệch
Thành tiền của Debit Note bằng số lượng nhân đơn giá. Dùng toàn bộ số lượng bị ảnh hưởng nhân với mức giảm trên mỗi đơn vị sẽ ra đúng số tiền giảm:
10 chiếc × $20 mức giảm = $200
Vì số lượng trên hóa đơn mua hàng trả lại là số âm, chứng từ làm giảm công nợ phải trả $200. Miễn là Cập nhật kho vẫn tắt, điều này không có nghĩa là mười chiếc đã được trả lại thực tế.
Đừng nhập giá mới $500 làm đơn giá của Debit Note. Làm vậy hóa đơn sẽ bị giảm $5.000 thay vì $200 như mong muốn.
Các trường quan trọng
| Trường | Tác dụng |
|---|---|
| Là hàng trả lại (Is Return (Debit Note)) | Biến hóa đơn mua hàng thành chứng từ ghi giảm. |
| Trả lại cho hóa đơn mua hàng (Return Against Purchase Invoice) | Gắn khoản điều chỉnh với hóa đơn gốc của nhà cung cấp. |
| Số lượng chấp nhận (Accepted Qty) | Nhập số âm của toàn bộ số lượng chịu ảnh hưởng của việc đổi giá. |
| Đơn giá (Rate) | Nhập mức giảm trên mỗi đơn vị, không nhập giá cũ hay giá mới. |
| Thành tiền (Amount) | Tổng số tiền giảm. Đối chiếu với chứng từ giảm giá của nhà cung cấp. |
| Cập nhật kho (Update Stock) | Để tắt khi chỉ điều chỉnh giá. |
| Ngày hạch toán (Posting Date) | Kỳ kế toán ghi nhận khoản điều chỉnh. |
| Thuế và phí (Taxes and Charges) | Ghi đảo phần thuế tương ứng khi khoản điều chỉnh có bao gồm thuế. |
Gửi và kiểm tra
Sau khi Gửi, kiểm tra:
- tổng Debit Note bằng đúng khoản giảm đã thỏa thuận với nhà cung cấp;
- số còn nợ của hóa đơn mua hàng gốc giảm đúng;
- số lượng tồn kho của mặt hàng không đổi;
- số dư nhà cung cấp trên báo cáo công nợ phải trả đã phản ánh khoản điều chỉnh;
- sổ cái thể hiện đúng mức giảm của công nợ phải trả và của chi phí, tài sản hoặc tài khoản Hàng đã nhận chưa có hóa đơn.
Nếu hóa đơn gốc đã được thanh toán, Debit Note tạo một khoản tín dụng của nhà cung cấp. Cấn trừ khoản này vào hóa đơn sau qua đối chiếu thanh toán, hoặc ghi nhận khoản nhà cung cấp hoàn tiền theo đúng quy trình thanh toán.
Xử lý sự cố
Số tiền Debit Note quá lớn
Có thể bạn đã nhập giá mới thay vì phần chênh lệch. Tính giá cũ - giá mới và dùng số đó làm đơn giá.
Số lượng tồn kho bị thay đổi
Debit Note đã được Gửi khi đang bật Cập nhật kho. Kiểm tra kỳ hạch toán có còn cho phép Hủy và Sửa đổi (Amend) không, rồi sửa chứng từ theo quy trình đã được duyệt.
Hóa đơn gốc vẫn hiện sai số còn nợ
Kiểm tra tham chiếu Trả lại cho hóa đơn mua hàng, các khoản thanh toán và đối chiếu đã có. Dùng bút toán công nợ (Payment Ledger Entry) của hóa đơn và Debit Note để lần ra số dư.
Chỉ một phần số lượng được giảm giá
Nhập số âm của số lượng được giảm giá, không phải toàn bộ số lượng trên hóa đơn. Ví dụ: chỉ bốn trong mười chiếc được giảm $20 thì nhập số lượng -4, đơn giá $20.
Câu hỏi thường gặp
Không. Điều chỉnh giá thay đổi công nợ phải trả nhưng giữ nguyên tồn kho. Trả hàng thực tế còn ghi đảo cả biến động kho tương ứng.
Chỉ khi quyền hạn, kỳ hạch toán, chính sách kiểm toán và các chứng từ liên kết cho phép. Sau khi hóa đơn gốc đã được chấp nhận hoặc ghi sổ, Debit Note thường để lại dấu vết kiểm toán rõ ràng hơn.
Lưu lại chứng từ giảm giá (credit note) của nhà cung cấp, hóa đơn đã điều chỉnh, hoặc bằng chứng đã được duyệt khác giải thích lý do giảm giá và cách xử lý thuế.