Ngân hàng trong ERPNext

Phần ngân hàng của ERPNext nối sao kê ngân hàng với sổ sách kế toán. Quy trình gồm bốn bước:

1. Tạo danh mục Ngân hàng (Bank) và Tài khoản ngân hàng (Bank Account).
2. Ghi nhận hoặc nhập Giao dịch ngân hàng (Bank Transaction).
3. Tạo phiếu thu/chi hoặc bút toán tổng hợp tương ứng.
4. Đối chiếu hai bên với nhau.

Trước khi bắt đầuCopy Anchor Link

Thiết lập hệ thống tài khoản của công ty và tạo một tài khoản chi tiết có Loại tài khoản (Account Type) là Ngân hàng (Bank). Chuẩn bị thêm các tài khoản phải thu, phải trả, chi phí, doanh thu và tài khoản trung gian (clearing) cần dùng.

Quyết định ai được phép:

• quản lý danh mục ngân hàng và tài khoản ngân hàng;
• nhập sao kê hoặc đồng bộ với ngân hàng đã kết nối;
• tạo và Gửi phiếu thu/chi;
• đối chiếu các dòng sao kê;
• hủy hoặc hủy đối chiếu các cặp đã khớp.

Nếu quy trình kiểm soát yêu cầu người lập và người duyệt độc lập, hãy tách các quyền này cho những người khác nhau.

Các loại chứng từ ngân hàngCopy Anchor Link

Giao dịch ngân hàng là phía sao kê. Phiếu thu/chi hoặc bút toán tổng hợp là phía sổ sách. Đối chiếu nối hai phía, nhờ đó bạn so được sổ cái tài khoản ngân hàng trên ERPNext với sao kê của ngân hàng.

Thiết lập ngân hàngCopy Anchor Link

1. Tạo một ngân hàng cho mỗi tổ chức tài chính.
2. Trong hệ thống tài khoản, tạo một tài khoản loại Ngân hàng cho mỗi tài khoản ngân hàng của công ty.
3. Tạo tài khoản ngân hàng, liên kết ngân hàng, công ty và tài khoản kế toán.
4. Đánh dấu tài khoản ngân hàng mặc định của công ty nếu cần.
5. Ánh xạ các cột sao kê nếu ngân hàng xuất sao kê theo định dạng riêng.
6. Cấu hình phương thức thanh toán để mỗi công ty dùng đúng tài khoản ngân hàng hoặc tiền mặt.

Không dùng một bản ghi tài khoản ngân hàng cho nhiều tài khoản thật. Tách riêng từng tài khoản giúp việc nhập sao kê, đối chiếu, theo dõi số dư và phân quyền dễ kiểm toán hơn.

Ghi nhận thu, chi và chuyển tiềnCopy Anchor Link

Dùng phiếu thu/chi cho hầu hết các khoản thu, chi và chuyển tiền:

• Thu (Receive): tiền khách hàng trả và các khoản tiền vào khác.
• Chi (Pay): tiền trả nhà cung cấp và các khoản tiền ra khác.
• Chuyển tiền nội bộ (Internal Transfer): chuyển tiền giữa các tài khoản tiền mặt hoặc ngân hàng của công ty.

Nên tạo phiếu thu/chi từ chính hóa đơn liên quan. Khi đó đối tượng, tài khoản, loại tiền và tham chiếu được điền sẵn, bạn đỡ phải phân bổ tay.

Dùng yêu cầu thanh toán khi cần đề nghị khách thanh toán trực tuyến hoặc qua cổng thông tin. Dùng lệnh chi để gom nhiều chứng từ phải trả gửi ngân hàng xử lý.

Đưa sao kê ngân hàng vào hệ thốngCopy Anchor Link

Giao dịch ngân hàng có thể đến từ:

• tích hợp ngân hàng được hỗ trợ;
• nhập sao kê;
• công cụ Nhập dữ liệu (Data Import) hoặc tích hợp API;
• nhập tay có kiểm soát, để chạy thử hoặc sửa sai.

Mỗi giao dịch lưu ngày, số tiền vào hoặc ra, mô tả, số tham chiếu, mã giao dịch, loại tiền và tài khoản ngân hàng. Giữ nguyên mã giao dịch gốc của ngân hàng, vì mã này giúp phát hiện trùng và truy vết khi kiểm toán.

Nếu tên cột trong tệp sao kê khác tên trường ERPNext cần, hãy khai báo ánh xạ giao dịch ngân hàng trên danh mục ngân hàng. Nhập thử một sao kê nhỏ trước khi nhập cả kỳ.

Đối chiếu ngân hàngCopy Anchor Link

Mở đối chiếu ngân hàng, chọn tài khoản ngân hàng của công ty và kỳ sao kê. ERPNext so các giao dịch ngân hàng chưa đối chiếu với phiếu thu/chi và bút toán tổng hợp.

Với mỗi dòng sao kê:

1. Khớp với chứng từ có sẵn nếu số tiền, ngày, đối tượng và số tham chiếu trùng nhau.
2. Chỉ tạo phiếu thu/chi hoặc bút toán tổng hợp còn thiếu sau khi đã biết rõ dòng sao kê đó là khoản gì.
3. Phân bổ số tiền nếu một dòng sao kê gồm nhiều tham chiếu.
4. Xử lý riêng phí ngân hàng, chênh lệch tỷ giá, thuế khấu trừ, các khoản khấu trừ và chênh lệch khác.
5. Xác nhận số dư cuối kỳ trên sao kê và các khoản còn tồn.

Không tạo phiếu mới chỉ vì ERPNext không gợi ý được chứng từ khớp. Hãy tìm chứng từ có sẵn trước để tránh ghi sổ trùng.

Nghiệp vụ ngân hàng khácCopy Anchor Link

Dùng bảo lãnh ngân hàng để theo dõi bảo lãnh nhận được hoặc phát hành qua ngân hàng: thời hạn hiệu lực, người thụ hưởng, số tiền, ký quỹ và phí.

Dùng chiết khấu hóa đơn khi đem các hóa đơn bán hàng chưa thu tiền làm tài sản bảo đảm cho khoản vay ngắn hạn. Nghiệp vụ này cần thiết lập tài khoản cẩn thận, và bộ phận tài chính nên xem lại trước khi Gửi.

Kiểm soát định kỳCopy Anchor Link

Thường xuyên rà soát:

• giao dịch ngân hàng chưa đối chiếu;
• phiếu chi và séc đã lâu nhưng ngân hàng chưa ghi nhận;
• mã giao dịch bị trùng;
• tài khoản ngân hàng không gắn tài khoản kế toán hợp lệ của công ty;
• số dư sao kê so với sổ cái;
• bảo lãnh và thỏa thuận tài trợ đã quá hạn;
• bút toán ghi thẳng vào tài khoản ngân hàng mà không có chứng từ phù hợp.

Sổ công nợ (Payment Ledger) giúp truy vết việc cấn trừ giữa hóa đơn, phiếu thu/chi và hóa đơn trả lại. Sổ cái cho thấy ảnh hưởng kế toán, còn đối chiếu ngân hàng giải thích chênh lệch do thời điểm ghi nhận giữa sổ cái và sao kê.

Xử lý sự cốCopy Anchor Link

Dòng sao kê không tìm được chứng từ khớpCopy Anchor Link

Kiểm tra tài khoản ngân hàng, công ty, chiều tiền (vào hay ra), khoảng ngày, loại tiền, đối tượng, số tham chiếu, và xem chứng từ đó đã được đối chiếu trước đó chưa.

Số dư ngân hàng trên sổ khác sao kêCopy Anchor Link

Xác nhận kỳ sao kê và số dư đầu kỳ. Sau đó rà soát chứng từ ngân hàng chưa ghi nhận, dòng sao kê bị thiếu, dữ liệu nhập trùng, phí ngân hàng, tiền lãi và bút toán ghi nhầm tài khoản.

Phiếu thu/chi chọn sai tài khoảnCopy Anchor Link

Kiểm tra tài khoản mặc định theo công ty trên phương thức thanh toán, tài khoản ngân hàng mặc định của công ty và tài khoản ngân hàng đang chọn. Sửa cấu hình trước khi tạo thêm giao dịch.

Giao dịch ngân hàng bị nhập hai lầnCopy Anchor Link

Không đối chiếu cả hai bản. Xác định mã giao dịch gốc, rồi xóa hoặc hủy bản trùng theo quy trình đã được duyệt.

Câu hỏi thường gặpCopy Anchor Link

Chủ đề liên quanCopy Anchor Link

• Ngân hàng
• Tài khoản ngân hàng
• Giao dịch ngân hàng
• Phiếu thu/chi
• Đối chiếu ngân hàng
• Sổ công nợ