Giao dịch ngân hàng
Tài liệu ERPNext tiếng Việt: Giao dịch ngân hàng
Mỗi Giao dịch ngân hàng (Bank Transaction) là một dòng trên sao kê ngân hàng hoặc một dòng dữ liệu từ tích hợp ngân hàng. Nó ghi ngày, số tiền, nội dung và số tham chiếu của ngân hàng. Bạn đối chiếu giao dịch này với phiếu thu/chi, bút toán tổng hợp hoặc chứng từ khác được hỗ trợ, để ERPNext so được số liệu trên sao kê với sổ cái.
Trước khi bắt đầu
Tạo ngân hàng, tài khoản ngân hàng và tài khoản kế toán ngân hàng liên kết với nó. Kiểm tra sao kê thuộc đúng tài khoản của công ty và đúng loại tiền.
Thống nhất một quy trình nhập sao kê:
- lưu lại tệp sao kê gốc;
- quy định ai là người nhập;
- tránh nhập cùng một kỳ hai lần.
Đưa giao dịch ngân hàng vào ERPNext
Có bốn cách:
- đồng bộ qua tích hợp ngân hàng được hỗ trợ;
- nhập từ tệp sao kê;
- tải lên bằng công cụ Nhập dữ liệu (Data Import) hoặc qua API;
- nhập tay, chỉ dùng khi cần điều chỉnh có kiểm soát.
Danh sách giao dịch phải phản ánh đúng các dòng thực tế trên sao kê.
Trước khi nhập cả sao kê:
- Kiểm tra định dạng ngày và số tiền.
- Xác nhận dòng ghi có của ngân hàng là tiền vào (Deposit), dòng ghi nợ là tiền ra (Withdrawal).
- Ánh xạ các cột nội dung, số tham chiếu và mã giao dịch.
- Nhập thử vài dòng.
- So tổng số tiền đã nhập với sao kê gốc.
Nếu tiêu đề cột trong tệp khác tên trường ERPNext, khai báo ánh xạ cột trên danh mục Ngân hàng (Bank).
Kiểm tra một giao dịch ngân hàng
Mở giao dịch và kiểm tra ngày, tài khoản ngân hàng, loại tiền và chiều của số tiền. Khoản nhận được lưu ở Tiền vào (Deposit). Khoản trả hoặc phí được lưu ở Tiền ra (Withdrawal).
Kiểm tra nội dung, số tham chiếu, mã giao dịch và loại giao dịch. Các trường này giúp tìm đúng chứng từ kế toán và phát hiện dòng trùng.
Không sửa nội dung ngân hàng ghi chỉ để dễ đối chiếu. Giữ nguyên chứng cứ gốc. Muốn phân loại nội bộ thì dùng trường đối tượng, phân bổ hoặc bình luận.
Các trường quan trọng
| Trường | Ý nghĩa |
|---|---|
| Ngày (Date) | Ngày giá trị hoặc ngày giao dịch do ngân hàng cung cấp. |
| Tài khoản ngân hàng (Bank Account) | Tài khoản ngân hàng của công ty mà dòng sao kê thuộc về. |
| Công ty (Company) | Công ty của giao dịch, lấy tự động hoặc chọn tay. |
| Tiền vào (Deposit) | Số tiền vào trên sao kê. |
| Tiền ra (Withdrawal) | Số tiền ra trên sao kê. Thông thường một dòng không có cả hai giá trị. |
| Loại tiền (Currency) | Loại tiền của sao kê. Phải khớp với tài khoản ngân hàng và tệp nhập. |
| Nội dung (Description) | Diễn giải do ngân hàng ghi. |
| Số tham chiếu (Reference Number) | Số séc, số chuyển khoản, số lô hoặc mã tham chiếu khác của ngân hàng. |
| Mã giao dịch (Transaction ID) | Mã cố định để truy vết và kiểm soát trùng lặp. |
| Loại giao dịch (Transaction Type) | Phân loại của ngân hàng, ví dụ ACH, chuyển khoản, phí, quyết toán thẻ. |
| Chứng từ thanh toán (Payment Entries) | Các chứng từ kế toán đã khớp hoặc được tạo từ dòng sao kê này. |
| Số đã phân bổ (Allocated Amount) | Phần đã gắn với chứng từ kế toán. |
| Số chưa phân bổ (Unallocated Amount) | Phần còn lại cần khớp hoặc phân loại tiếp. |
| Loại đối tượng và Đối tượng (Party Type, Party) | Khách hàng, nhà cung cấp, nhân viên hoặc đối tác đã xác định được. |
| Phí đã gồm (Included Fee) | Phí đã nằm trong số tiền trên sao kê. |
| Phí tách riêng (Excluded Fee) | Phí ngân hàng báo riêng, ngoài số tiền chính. |
Đối chiếu giao dịch ngân hàng
Dùng đối chiếu ngân hàng để tìm các chứng từ có thể khớp. So số tiền, ngày, số tham chiếu, đối tượng và nội dung.
Khớp với chứng từ đã có
Nếu sổ sách đã ghi nhận giao dịch, chọn phiếu thu/chi hoặc bút toán tổng hợp tương ứng. Một dòng sao kê có thể khớp với nhiều chứng từ khi ngân hàng gộp nhiều giao dịch. Ngược lại, khi ngân hàng tách một khoản thành nhiều dòng, cần xử lý chứng từ đó cẩn thận.
Tạo chứng từ còn thiếu
- Tạo phiếu thu/chi cho khoản thu, chi hoặc chuyển tiền có thật nhưng chưa ghi sổ.
- Tạo bút toán tổng hợp cho phí, lãi hoặc điều chỉnh.
Kiểm tra tài khoản, đối tượng, thuế, trung tâm chi phí và tham chiếu trước khi Gửi.
Chỉ tạo chứng từ mới sau khi đã tìm và chắc chắn chưa có chứng từ nào. Ghi trùng một khoản thanh toán là một trong những lỗi đối chiếu gây hậu quả lớn nhất.
Trạng thái
| Trạng thái | Ý nghĩa |
|---|---|
| Đang chờ (Pending) | Giao dịch đang chờ xử lý. |
| Chưa đối chiếu (Unreconciled) | Chưa khớp hết với chứng từ kế toán. |
| Đã đối chiếu (Reconciled) | Toàn bộ số tiền đã được khớp và chấp nhận khi đối chiếu. |
| Đã quyết toán (Settled) | Đã xử lý xong theo cấu hình cho giao dịch. |
| Đã hủy (Cancelled) | Giao dịch ngân hàng đã bị Hủy theo quy tắc của ERPNext. |
Phí, chênh lệch và khoản quyết toán gộp
Khi khách hàng trả hóa đơn nhưng bị ngân hàng trừ phí, ghi nhận tổng số tiền thu (trước phí) và khoản phí theo chính sách kế toán của bạn. Không lặng lẽ giảm số tiền cấn trừ vào hóa đơn mà không ghi nhận phần chênh lệch.
Với khoản quyết toán từ cổng thẻ hoặc sàn thương mại điện tử, một khoản tiền vào có thể gồm nhiều hóa đơn bán hàng sau khi đã trừ phí và tiền hoàn. Dùng công cụ đối chiếu và phân bổ để gắn khoản gộp với đúng các chứng từ, và ghi phần chênh lệch quyết toán vào đúng tài khoản.
Với ngoại tệ, kiểm tra cả loại tiền trên sao kê và số liệu theo đồng tiền hạch toán. Ghi lãi/lỗ chênh lệch tỷ giá qua quy trình thanh toán của ERPNext, không sửa số tiền đã nhập.
Xử lý sự cố
Số tiền bị ngược chiều
Xem lại ánh xạ khi nhập. Tiền vào phải nằm ở Tiền vào (Deposit), tiền ra ở Tiền ra (Withdrawal). Sửa ánh xạ trước khi nhập thêm.
Một dòng sao kê xuất hiện hai lần
So mã giao dịch, số tham chiếu, ngày, số tiền và tệp nguồn. Giữ lại một giao dịch hợp lệ, xóa hoặc Hủy dòng trùng theo quy trình đã được duyệt.
Không thấy phiếu thu/chi để khớp
Kiểm tra tài khoản ngân hàng và tài khoản kế toán, số tiền, khoảng ngày, loại tiền, đối tượng, trạng thái chứng từ, và xem khoản thanh toán đó đã được đối chiếu trước đây chưa.
Giao dịch còn một phần chưa phân bổ
Xem lại phí, khoản khấu trừ, khoản thanh toán gộp, chứng từ bị tách và chênh lệch làm tròn. Chỉ phân bổ số tiền có căn cứ, phần chênh lệch còn lại phải ghi nhận rõ ràng.
Danh sách sau khi nhập bị trống
Kiểm tra bảng mã của tệp, dòng tiêu đề, ánh xạ cột trên danh mục ngân hàng, định dạng ngày, các cột bắt buộc, và xem lần nhập có báo dòng bị từ chối không.
Câu hỏi thường gặp
Không. Giao dịch ngân hàng chỉ là chứng cứ từ sao kê. Phiếu thu/chi mới là chứng từ ghi sổ biến động tiền và cấn trừ vào hóa đơn.
Sửa tệp nguồn hoặc lỗi nhập trước khi đối chiếu. Giữ nguyên chứng cứ gốc của ngân hàng, không sửa một số liệu sao kê đúng chỉ để khớp được.
Có. Khớp hoặc tạo phiếu thu của khách hàng, rồi phân bổ cho các hóa đơn liên quan bằng công cụ đối chiếu.