Bút toán tổng hợp
Tài liệu ERPNext tiếng Việt: Bút toán tổng hợp
Bút toán tổng hợp (Journal Entry) ghi số tiền Nợ và Có cân bằng thẳng vào sổ cái. Dùng nó cho các khoản điều chỉnh, trích trước, chuyển tiền, số dư đầu kỳ, xóa nợ, đánh giá lại và các bút toán khác không thuộc quy trình bán hàng, mua hàng hay thanh toán thông thường.
Với tiền thu của khách hàng hoặc tiền trả nhà cung cấp hằng ngày, nên dùng phiếu thu/chi. Phiếu thu/chi tự chọn sẵn tài khoản ngân hàng, tiền mặt, đối tượng, loại tiền và phân bổ hóa đơn. Chỉ dùng bút toán tổng hợp khi bạn cần tự chọn từng tài khoản và hiểu rõ bút toán sẽ ghi gì.
Ví dụ xuyên suốt trang này: Nova Industries trả 845 USD chi phí bảo trì văn phòng từ tài khoản ngân hàng hoạt động.
| Tài khoản | Nợ | Có | Ý nghĩa |
|---|---|---|---|
| Office Maintenance Expenses - NET | 845 USD | 0 USD | Ghi nhận chi phí |
| Nova Operating Bank - NET | 0 USD | 845 USD | Giảm số dư ngân hàng |
Trước khi bắt đầu
- Kiểm tra công ty, hệ thống tài khoản, năm tài chính và ngày hạch toán.
- Tài khoản dùng trong bút toán phải là tài khoản chi tiết (không phải tài khoản tổng hợp) và thuộc đúng công ty đã chọn.
- Tạo sẵn trung tâm chi phí, dự án hoặc chiều phân tích kế toán trước khi dùng trên dòng tài khoản.
- Nếu bút toán ghi công nợ của khách hàng hoặc nhà cung cấp, chọn đúng tài khoản phải thu hoặc phải trả, rồi chọn Loại đối tượng (Party Type) và Đối tượng (Party).
- Nếu bút toán cần làm thay đổi số còn nợ của hóa đơn, đơn hàng, đề nghị thanh toán chi phí (Expense Claim), tạm ứng nhân viên, tài sản hoặc chứng từ khác được hỗ trợ, thêm tham chiếu đến chứng từ đó.
Tạo bút toán tổng hợp
-
Mở danh sách bút toán tổng hợp và chọn Thêm Bút toán tổng hợp (Add Journal Entry).
-
Chọn Công ty (Company), Loại bút toán (Entry Type) và Ngày hạch toán (Posting Date). Với điều chỉnh thông thường, giữ Loại bút toán là Journal Entry.
-
Trong bảng Bút toán kế toán (Accounting Entries), thêm tài khoản ghi Nợ và nhập số tiền Nợ. Thêm tài khoản đối ứng và nhập số tiền Có. Tổng Nợ phải bằng tổng Có thì mới Gửi được.
Bảng chỉ hiện các cột chính. Bấm biểu tượng bút chì để mở đầy đủ dòng khi cần nhập đối tượng, tham chiếu, loại tiền, trung tâm chi phí, dự án hoặc trường khác của dòng.
-
Trong cửa sổ sửa dòng, kiểm tra Tài khoản (Account) và chỉ nhập số Nợ hoặc số Có, không nhập cả hai trên cùng một dòng. Trong ví dụ, Office Maintenance Expenses được ghi Nợ 845 USD.
-
Nhập Ghi chú (User Remark) rõ ràng. Khi cần, nhập thêm số tham chiếu, ngày tham chiếu, số hóa đơn, ngày hóa đơn và ngày đến hạn. Các trường này chỉ để ghi thông tin, không thay cho việc liên kết chính thức với một chứng từ ERPNext.
-
Lưu, rà lại tài khoản và các chiều phân tích, rồi Gửi. Khi Gửi, số Nợ và Có được ghi vào sổ cái.
Tạo nhanh bút toán tổng hợp
Dùng Nhập nhanh (Quick Entry) cho bút toán đơn giản chỉ có hai tài khoản. Nhập số tiền, tài khoản Nợ, tài khoản Có, ngày và ghi chú. ERPNext tự điền bảng bút toán kế toán và lưu Nháp. Mở form đầy đủ trước khi Gửi nếu cần đối tượng, tham chiếu chứng từ, nhiều dòng, chiều phân tích hoặc nhiều loại tiền.
Bạn cũng có thể chọn một mẫu bút toán tổng hợp dùng lại được. Khi nạp mẫu, ERPNext thay thế các dòng tài khoản hiện có và lấy từ mẫu: loại bút toán, công ty, mẫu đánh số (Naming Series), thiết lập bút toán đầu kỳ, thiết lập đa tiền tệ và danh sách tài khoản. Sau khi nạp, bạn vẫn thêm hoặc sửa dòng được.
Các trường quan trọng
| Trường | Tác dụng |
|---|---|
| Loại bút toán (Entry Type) | Phân loại bút toán; một số loại có xử lý riêng, ví dụ Inter Company Journal Entry hoặc Opening Entry. |
| Sổ tài chính (Finance Book) | Chỉ ghi bút toán vào một sổ tài chính cụ thể. Để trống nếu bút toán cần hiện trong mọi sổ tài chính. |
| Đa tiền tệ (Multi Currency) | Hiện loại tiền của tài khoản, tỷ giá và số Nợ/Có theo loại tiền của tài khoản. Tài khoản được chọn quyết định loại tiền nào dùng được. Xem kế toán đa tiền tệ. |
| Loại đối tượng và Đối tượng (Party Type, Party) | Cho biết dòng phải thu hoặc phải trả thuộc khách hàng, nhà cung cấp, nhân viên hay đối tượng nào. |
| Loại tham chiếu và Tên tham chiếu (Reference Type, Reference Name) | Liên kết dòng với một giao dịch đã Gửi và có thể làm thay đổi số còn nợ hoặc số tạm ứng của giao dịch đó. Đừng chọn một chứng từ không liên quan chỉ để ghi chú. |
| Là tạm ứng (Is Advance) | Đánh dấu khoản tạm ứng cho một đơn hàng hoặc đối tượng được hỗ trợ. Nếu có quy trình thanh toán tạm ứng riêng, nên dùng quy trình đó để khoản tiền vẫn đối chiếu được. |
| Trung tâm chi phí, Dự án và các chiều phân tích | Gắn khoản thay đổi doanh thu, chi phí, tài sản hoặc nợ phải trả vào đúng đơn vị để lên báo cáo. Giá trị lưu trên từng dòng tài khoản. |
| Phương thức thanh toán và Tài khoản ngân hàng (Mode of Payment, Bank Account) | Ghi thêm thông tin thanh toán và có thể lấy thông tin ngân hàng đã khai báo. Với khoản thanh toán thông thường, dùng phiếu thu/chi thường an toàn hơn. |
| Trả cho / Nhận từ (Pay To / Recd From) | Tên được in trên các mẫu in áp dụng, kể cả mẫu in séc. |
| Là bút toán đầu kỳ (Is Opening) | Đánh dấu bút toán chuyển số dư đầu kỳ. Làm theo quy trình số dư đầu kỳ và kiểm tra tài khoản đầu kỳ tạm (Temporary Opening). |
Các chứng từ có thể tham chiếu gồm: hóa đơn bán hàng, hóa đơn mua hàng, bút toán tổng hợp, đơn bán hàng, đơn mua hàng, Expense Claim, tài sản (Asset), khoản vay (Loan), Payroll Entry, tạm ứng nhân viên (Employee Advance), đánh giá lại tỷ giá và chiết khấu hóa đơn (Invoice Discounting). Chứng từ nào hiện ra để chọn còn tùy tài khoản, đối tượng, trạng thái chứng từ và số còn nợ hiện tại.
Không tự chọn Phiếu thu/chi (Payment Entry) làm tham chiếu trên dòng bút toán tổng hợp. ERPNext chặn việc này vì quan hệ phân bổ thanh toán phải được tạo qua quy trình thanh toán và đối chiếu.
Các loại bút toán
| Loại bút toán | Dùng khi |
|---|---|
| Journal Entry | Trích trước, điều chỉnh, ghi chi phí trực tiếp hoặc bút toán nhiều tài khoản |
| Inter Company Journal Entry | Ghi đối ứng giữa các công ty liên quan. Làm theo quy trình bút toán tổng hợp liên công ty. |
| Bank Entry, Cash Entry, Credit Card Entry | Phân loại cho phát sinh trên tài khoản ngân hàng, tiền mặt, thẻ tín dụng tương ứng |
| Contra Entry | Chuyển tiền nội bộ công ty: tiền mặt sang ngân hàng, ngân hàng sang tiền mặt, ngân hàng sang ngân hàng, tiền mặt sang tiền mặt |
| Debit Note, Credit Note | Phân loại kế toán cho một khoản điều chỉnh. Trả hàng theo hóa đơn thì dùng quy trình Debit Note hoặc Credit Note. |
| Write Off Entry | Xóa nợ phải thu hoặc phải trả vào tài khoản chi phí hoặc doanh thu phù hợp. Xem thêm kế toán nợ khó đòi. |
| Opening Entry | Chuyển số dư các tài khoản trên bảng cân đối kế toán và công nợ còn mở |
| Depreciation Entry, Asset Disposal | Bút toán do hệ thống hoặc có kiểm soát, gắn với khấu hao tài sản và thanh lý tài sản |
| Exchange Rate Revaluation, Exchange Gain Or Loss | Đánh giá lại tỷ giá và chênh lệch tỷ giá đã thực hiện hoặc chưa thực hiện |
| Deferred Revenue, Deferred Expense, Periodic Accounting Entry | Bút toán phân bổ doanh thu nhận trước, chi phí trả trước, hoặc bút toán kế toán kho định kỳ do hệ thống hỗ trợ |
| Excise Entry | Phân loại cũ hoặc theo khu vực. Hỏi đơn vị bản địa hóa và tư vấn thuế trước khi dùng. |
Kiểm tra bút toán trên sổ cái
Trên bút toán tổng hợp đã Gửi, chọn Xem > Sổ cái (View > Ledger).
Báo cáo phải hiện đúng tổng Nợ và tổng Có của chứng từ. Trong ví dụ, Office Maintenance Expenses ghi Nợ 845 USD và Nova Operating Bank ghi Có 845 USD.
Với bút toán rất lớn, trên 100 dòng tài khoản, ERPNext có thể đưa việc Gửi hoặc Hủy vào hàng đợi chạy nền. Chờ xử lý xong rồi mới xem sổ cái hoặc báo cáo tài chính.
Sửa hoặc đảo bút toán
Không sửa bút toán đã Gửi. Nếu cần hủy bút toán gốc rồi sửa, làm theo quy trình Hủy và Sửa đổi (Amend). Việc này còn phụ thuộc chứng từ liên kết, kỳ đã khóa sổ và quy tắc sổ cái bất biến.
Dùng Thao tác > Đảo bút toán (Actions > Reverse Journal Entry) khi muốn ghi khoản sửa sai thành một bút toán mới, với bên Nợ và bên Có đổi chỗ cho nhau. Kiểm tra bản Nháp được tạo và ngày hạch toán của nó trước khi Gửi. Ở các phiên bản mới, bút toán đảo được liên kết với bút toán gốc và được bảo vệ, không cho sửa trường tùy tiện.
Xử lý sự cố
Tổng Nợ và tổng Có không khớp
Kiểm tra từng dòng, mỗi dòng chỉ có số tiền ở một bên. Thêm tài khoản đối ứng còn thiếu. Chênh lệch phải bằng 0. Đừng ghi phần chênh vào một tài khoản linh tinh chỉ để cho cân khi chưa hiểu nguyên nhân.
Không chọn được khách hàng hoặc nhà cung cấp
Chọn đúng tài khoản phải thu hoặc phải trả trước. Kiểm tra tài khoản thuộc đúng công ty và loại đối tượng hợp lệ với tài khoản đó.
Không thấy chứng từ trong Tên tham chiếu
Chứng từ thường phải đã Gửi, thuộc đúng đối tượng và tài khoản, và còn số còn nợ hoặc số chưa xuất hóa đơn phù hợp. Kiểm tra lại tài khoản, loại đối tượng, đối tượng, loại tham chiếu và trung tâm chi phí trên dòng.
Không chọn được tài khoản ngoại tệ
Bật Đa tiền tệ (Multi Currency) và kiểm tra tài khoản đã được tạo với đúng loại tiền. ERPNext không cho giao dịch tự đổi loại tiền của tài khoản.
Câu hỏi thường gặp
Thường là không. Dùng phiếu thu/chi, vì nó xử lý rõ ràng hơn tài khoản đối tượng, tài khoản ngân hàng hoặc tiền mặt, phân bổ hóa đơn, tạm ứng, tỷ giá, tham chiếu và đối chiếu về sau. Chỉ dùng bút toán tổng hợp cho khoản điều chỉnh có chủ đích hoặc quy trình bắt buộc dùng nó.
Không. Sổ cái chỉ được ghi khi bút toán được Gửi. Khi Hủy hoặc đảo bút toán, ERPNext ghi bút toán tương ứng theo quy tắc sổ cái hiện hành.
Được. Bút toán có thể có nhiều dòng Nợ và Có, miễn là tổng Nợ bằng tổng Có và mỗi dòng đều hợp lệ về tài khoản, đối tượng, tham chiếu, loại tiền và chiều phân tích.
ERPNext cập nhật số còn nợ của hóa đơn khi dòng phải thu hoặc phải trả tương ứng được liên kết với hóa đơn đó. Nhưng với khoản thu, chi tiền thật, phiếu thu/chi và đối chiếu thanh toán thường để lại dấu vết kiểm toán rõ hơn.
Hủy là đảo ngược chính chứng từ đã Gửi theo quy tắc hủy của ERPNext. Đảo bút toán (Reverse Journal Entry) tạo một bản Nháp riêng, bên Nợ và bên Có đổi chỗ, để khoản sửa sai được rà soát và ghi sổ thành một chứng từ riêng.