Sổ cái bất biến
Tài liệu ERPNext tiếng Việt: Sổ cái bất biến
Sau khi Nova Industries khóa sổ một tháng, kế toán phát hiện một hóa đơn đã Gửi bị sai. Nếu âm thầm thay các dòng sổ cái gốc, dấu vết kiểm toán sẽ mất giá trị vì người kiểm tra không còn thấy những gì đã ghi ban đầu.
Sổ cái bất biến của ERPNext giữ lại các bút toán kế toán và kho ban đầu, đồng thời ghi lại các bút toán đảo ngược tương ứng khi một giao dịch bị hủy. Các điều chỉnh được thực hiện thông qua các chứng từ tiếp theo có thể truy xuất nguồn gốc thay vì tự ý sửa đổi lịch sử.
Thiết kế này giúp việc xét duyệt định kỳ, kiểm toán và đối chiếu trở nên đáng tin cậy hơn vì mọi bút toán và bút toán đảo ngược đều vẫn hiển thị.
Tại sao sổ cái được bảo vệ
Các giao dịch kế toán và kho hình thành các lịch sử có thứ tự. Một thay đổi ghi lùi ngày có thể ảnh hưởng đến các bản ghi sau đó:
- Theo định giá FIFO, việc chèn hoặc thay đổi một biến động kho trước đó có thể làm thay đổi các lớp hàng tồn kho được tiêu thụ sau này.
- Theo định giá bình quân di động, nó có thể làm thay đổi đơn giá định giá và Giá vốn hàng bán sau này.
- Một hóa đơn hoặc bút toán thuế bị thay đổi có thể làm thay đổi các báo cáo hoặc tờ khai thuế cho kỳ trước đó.
- Việc tính toán lại mọi bút toán kho hoặc kế toán sau đó có thể gây tốn kém trên một cơ sở dữ liệu lớn.
Do đó, sổ cái và Sổ kho giữ lại các dòng bút toán có thể truy xuất nguồn gốc và sử dụng logic sửa lỗi và ghi sổ lại được hỗ trợ thay vì cho phép người dùng chỉnh sửa hoặc xóa trực tiếp các bút toán sổ cái.
Điều gì xảy ra khi bạn hủy một giao dịch
Xem xét một bút toán tổng hợp đã Gửi ghi Nợ Chi phí bảo trì văn phòng 120 USD và ghi Có ngân hàng hoạt động Nova 120 USD. Việc hủy chứng từ sẽ chuyển trạng thái của nó thành Đã hủy (Cancelled).
ERPNext giữ lại khoản ghi Nợ và ghi Có gốc và thêm các dòng đối lập cho cùng một chứng từ. Tác động tổng hợp là bằng không, nhưng dấu vết kiểm toán vẫn cho thấy những gì đã được ghi và cách nó bị hủy.
Trong báo cáo sổ cái, hãy bật Hiển thị bút toán đã hủy (Show Cancelled Entries) để xem các dòng này. Nếu không có bộ lọc đó, các dòng đã hủy sẽ bị loại trừ khỏi các số dư thông thường để báo cáo chỉ hiển thị các tác động kế toán đang hoạt động.
Nguyên tắc tương tự áp dụng cho các chứng từ ghi sổ như phiếu thu/chi, hóa đơn bán hàng, và hóa đơn mua hàng. Các bản ghi liên kết cụ thể và logic ghi đảo phụ thuộc vào loại chứng từ.
Tại sao các giao dịch đã hủy thường không thể xóa được
Một chứng từ ghi sổ đã hủy vẫn là nguồn gốc của các dòng sổ cái gốc và đảo ngược của nó. Việc xóa nó sẽ phá vỡ dấu vết kiểm toán đó và xóa bỏ bối cảnh kinh doanh đằng sau các bút toán. Do đó, ERPNext ngăn chặn việc xóa thông thường các chứng từ đã hủy được liên kết với các bút toán sổ cái.
Nếu một chứng từ bị sai, hãy sử dụng quy trình sửa lỗi được hỗ trợ của nó:
| Tình huống | Điều chỉnh được khuyến nghị |
|---|---|
| Bản Nháp bị sai | Chỉnh sửa hoặc xóa bản Nháp trước khi Gửi. |
| Hóa đơn đã Gửi bị sai | Hủy và sửa đổi khi kỳ và các liên kết cho phép. |
| Khách hàng trả lại hàng | Tạo chứng từ trả hàng hoặc hóa đơn bán hàng trả lại (Credit Note). |
| Trả hàng cho nhà cung cấp hoặc điều chỉnh đơn giá | Tạo chứng từ trả hàng hoặc hóa đơn mua hàng trả lại (Debit Note) phù hợp. |
| Cần ghi bút toán ngược lại mà không hủy | Sử dụng Đảo bút toán (Reverse Journal Entry) và kiểm tra bản Nháp được tạo. |
| Chứng từ nguồn đúng nhưng các bút toán kế toán được tạo chưa cập nhật | Sử dụng Ghi sổ lại bút toán kế toán sau khi chẩn đoán. |
Không xóa các dòng Bút toán sổ cái (GL Entry) hoặc bút toán sổ kho thông qua cơ sở dữ liệu hoặc API. Các dòng đó là bằng chứng do hệ thống tạo ra, không phải là biểu mẫu nhập giao dịch.
Giao dịch kho ghi lùi ngày và ghi sổ lại
Khi mới ra mắt, sổ cái bất biến chặn chặt các giao dịch kho ghi lùi ngày, tức là có ngày sớm hơn một biến động kho đã ghi của cùng mặt hàng và kho. Ví dụ: sau khi đã ghi mặt hàng A lúc 19-06-2020 23:00:10, một bút toán có thời điểm sớm hơn có thể bị chặn, vì tính lại toàn bộ giá trị FIFO hoặc bình quân di động phía sau rất tốn tài nguyên.
Các bản ERPNext hiện hành có cơ chế ghi sổ lại kho có kiểm soát. Một giao dịch kho ghi lùi ngày được cho phép có thể tạo ra một tác vụ Ghi sổ lại định giá mặt hàng (Repost Item Valuation) để các bút toán sổ kho sau đó được tính toán lại theo trình tự. Việc giao dịch có được chấp nhận hay không còn phụ thuộc vào Cài đặt kho, quy tắc kho âm, các kỳ bị khóa, các hạn chế kỳ kế toán, các ràng buộc về số sê-ri và lô, và các xác thực khác.
Vì vậy, đừng mặc định rằng mọi giao dịch kho ghi lùi ngày đều bị cấm, cũng đừng nghĩ chúng luôn an toàn. Hãy nhập các giao dịch kịp thời và theo trình tự thời gian. Khi việc sửa lỗi ghi lùi ngày là không thể tránh khỏi:
- Kiểm tra kỳ hạch toán đang mở theo Khóa bút toán kế toán và kỳ kế toán.
- Kiểm tra mặt hàng, kho, lô, số sê-ri, ngày hạch toán và giờ hạch toán.
- Chỉ Gửi phần sửa sai nhỏ nhất cần thiết.
- Đợi các tác vụ Ghi sổ lại định giá mặt hàng hoàn tất.
- Kiểm tra sổ kho, Số dư kho, đơn giá định giá, giá trị tồn kho và các báo cáo kế toán bị ảnh hưởng.
Các điều chỉnh lớn hoặc cũ có thể đòi hỏi quá trình xử lý đáng kể. Hãy kiểm tra chúng trên bản sao lưu đã khôi phục khi chúng có thể thay đổi đáng kể định giá hoặc các báo cáo đã khóa sổ.
Sửa sai trong kỳ đã khóa sổ
Hành vi sổ cái bất biến (immutable-ledger) không thay thế các kiểm soát kỳ kế toán. Một Phiếu khóa sổ cuối kỳ đã Gửi, ngày khóa sổ, hoặc kỳ kế toán có thể chặn việc hủy, sửa đổi hoặc ghi sổ lại.
Đừng thay đổi kỳ đã khóa sổ chỉ để xóa lỗi. Hãy quyết định cùng với kế toán của bạn về việc mở lại kỳ đó dưới sự phê duyệt có kiểm soát, ghi nhận điều chỉnh vào kỳ mở hiện tại, lập chứng từ trả hàng hoặc Credit Note, hoặc tạo bút toán tổng hợp đảo. Cách xử lý chính xác phụ thuộc vào các yêu cầu về báo cáo và quy định pháp luật.
Kiểm tra dấu vết kiểm toán
Sau bất kỳ sự điều chỉnh nào:
- Mở chứng từ nguồn, kiểm tra trạng thái cùng tham chiếu chứng từ được sửa đổi (amended-from) hoặc tham chiếu trả hàng.
- Sử dụng Xem > Sổ cái (View > Ledger) hoặc lọc sổ cái theo số chứng từ.
- Bật Hiển thị bút toán đã hủy (Show Cancelled Entries) khi bạn cần kiểm tra các dòng đảo ngược.
- Với chứng từ kho, hãy xem lại Báo cáo sổ kho và bất kỳ bản ghi Ghi sổ lại định giá mặt hàng (Repost Item Valuation) nào.
- Kiểm tra các số dư hiện tại là chính xác và các dòng gốc cộng với dòng đảo ngược triệt tiêu nhau về không ở những nơi cần thiết.
- Kiểm tra lại Báo cáo kết quả kinh doanh, Bảng cân đối kế toán, định giá kho, báo cáo thuế và các số dư chưa thanh toán bị ảnh hưởng bởi thay đổi này.
Xử lý sự cố
Chứng từ đã hủy không xuất hiện trong sổ cái
Bật Hiển thị bút toán đã hủy (Show Cancelled Entries) trong bộ lọc báo cáo. Các dòng đã hủy bị ẩn khỏi báo cáo thông thường vì tác động kế toán thuần của chúng là bằng không.
ERPNext không cho xóa một giao dịch đã hủy
Điều này là bình thường khi chứng từ có các bút toán sổ cái liên kết. Hãy giữ chứng từ gốc đã hủy như một phần của dấu vết kiểm toán. Tạo chứng từ đã sửa đổi thông qua sửa đổi, trả hàng hoặc quy trình làm việc được hỗ trợ khác.
Một giao dịch kho ghi lùi ngày bị chặn
Đọc thông báo xác thực trước khi thay đổi cài đặt. Kiểm tra các biến động kho sau đó, kho âm, lô hoặc số sê-ri, ngày khóa sổ, kỳ kế toán đã đóng và quyền hạn. Đừng thay đổi thời gian ghi nhận chỉ để vượt qua các kiểm soát định giá.
Giá trị kho thay đổi sau khi ghi lùi ngày
Việc ghi sổ lại đã tính toán lại các giá trị FIFO hoặc bình quân di động sau đó. Hãy đợi Ghi sổ lại định giá mặt hàng (Repost Item Valuation) hoàn tất, sau đó so sánh Sổ kho trước và sau giao dịch đã chèn và xác minh các bút toán Giá vốn hàng bán liên quan.
Không hủy được vì kỳ đã khóa sổ
Tuân theo chính sách điều chỉnh kỳ đã phê duyệt của bạn. Bạn có thể cần sự ủy quyền kế toán để mở lại kỳ đó hoặc để ghi nhận một bút toán đảo ngược hoặc điều chỉnh vào kỳ hiện tại.
Câu hỏi thường gặp
Không, đây là thiết kế sổ cái và kiểm toán ở cấp độ ứng dụng của ERPNext. Nó lưu giữ và đảo ngược các tác động lên sổ cái thông qua các bản ghi cơ sở dữ liệu; đó không phải là một mạng lưới blockchain phân tán.
Các điều chỉnh kinh doanh thông thường không bao giờ được thực hiện bằng cách xóa Bút toán sổ cái. Hãy sửa chứng từ gốc thông qua quy trình làm việc được hỗ trợ để sổ cái và báo cáo liên kết vẫn nhất quán.
Không, các dòng gốc và các dòng hủy đối ứng vẫn có sẵn dưới dạng các mục đã hủy. Tác động tổng hợp của chúng là bằng không trong các số dư hiện tại.
Không, ERPNext hiện tại có thể xử lý các bút toán ghi lùi ngày được phép thông qua việc ghi sổ lại định giá có kiểm soát, nhưng các kiểm soát xác thực và kỳ kế toán vẫn áp dụng. Việc ghi lùi ngày có thể thay đổi các định giá sau đó và nên được sử dụng cẩn thận.
Không. Hủy giao dịch loại bỏ tác động nghiệp vụ và kế toán đang có hiệu lực thông qua logic ghi đảo. Ghi sổ lại tạo lại bút toán sổ cái từ chứng từ nguồn vẫn đang ở trạng thái đã Gửi và hợp lệ.