Phiếu thu/chi
Tài liệu ERPNext tiếng Việt: Phiếu thu/chi
Khi nào dùng phiếu thu/chi
Dùng Phiếu thu/chi (Payment Entry) mỗi khi có tiền thu vào, chi ra hoặc chuyển giữa các tài khoản ngân hàng và tiền mặt. Đây là chứng từ chuẩn để ghi:
- tiền thu của khách hàng;
- tiền trả nhà cung cấp;
- tiền ứng trước;
- thanh toán một phần;
- một khoản thanh toán cho nhiều hóa đơn;
- chuyển tiền nội bộ giữa các tài khoản.
Phiếu thu/chi không chỉ tạo bút toán Nợ/Có. Nó còn gắn số tiền với hóa đơn bán hàng, hóa đơn mua hàng, đơn bán hàng, đơn mua hàng hoặc chứng từ tham chiếu khác được hỗ trợ. ERPNext sau đó cập nhật số đã cấn trừ và số còn nợ. Khoản tiền ứng trước hoặc khoản thanh toán chưa gắn với chứng từ nào có thể để ở trạng thái chưa phân bổ, rồi cấn trừ sau bằng đối chiếu thanh toán.
Biểu mẫu cũng lưu đối tượng, phương thức thanh toán, tài khoản ngân hàng hoặc tiền mặt, số tham chiếu, loại tiền, tỷ giá, các khoản khấu trừ và việc cấn trừ hóa đơn. Nhờ vậy dấu vết thanh toán rõ ràng hơn và ít nguy cơ chọn nhầm tài khoản Nợ hoặc Có.
Phiếu thu/chi ghi sổ cái thế nào
Khi Gửi phiếu thu/chi, ERPNext tạo bút toán sổ cái. Tên tài khoản cụ thể tùy hệ thống tài khoản của bạn, nhưng thường là:
| Loại thanh toán | Nợ | Có | Kết quả |
|---|---|---|---|
| Thu (Receive) | Ngân hàng hoặc tiền mặt | Phải thu khách hàng | Tiền tăng ở tài khoản ngân hàng hoặc tiền mặt đã chọn. Nếu cấn trừ vào hóa đơn bán hàng, số còn nợ của hóa đơn giảm. |
| Chi (Pay) | Phải trả nhà cung cấp | Ngân hàng hoặc tiền mặt | Nợ phải trả nhà cung cấp giảm, tiền ra khỏi tài khoản ngân hàng hoặc tiền mặt. Nếu cấn trừ vào hóa đơn mua hàng, số còn nợ của hóa đơn giảm. |
| Chuyển nội bộ (Internal Transfer) | Tài khoản ngân hàng/tiền mặt nhận | Tài khoản ngân hàng/tiền mặt chuyển | Tiền chuyển giữa các tài khoản của công ty, không phát sinh công nợ với khách hàng hay nhà cung cấp. |
Phiếu thu/chi thường tất toán một khoản đã được ghi nhận ở chứng từ khác. Ví dụ, hóa đơn bán hàng ghi doanh thu và khoản phải thu khách hàng. Phiếu thu sau đó chuyển số tiền đó từ phải thu sang ngân hàng hoặc tiền mặt, không ghi doanh thu thêm lần nữa.
Phiếu thu/chi hay bút toán tổng hợp?
Dùng phiếu thu/chi khi bản chất nghiệp vụ là tiền dịch chuyển. Dùng bút toán tổng hợp khi bản chất là điều chỉnh kế toán và không có việc thu/trả tiền với khách hàng hay nhà cung cấp.
| Tình huống | Dùng | Lý do |
|---|---|---|
| Thu tiền khách hàng | Phiếu thu/chi | Ghi khoản tiền vào ngân hàng, đối tượng, tham chiếu và cấn trừ hóa đơn. |
| Trả tiền nhà cung cấp | Phiếu thu/chi | Ghi khoản tiền ra và giảm công nợ phải trả đã chọn. |
| Ghi tiền ứng trước hoặc thanh toán một phần | Phiếu thu/chi | Cho phép để số tiền chưa phân bổ và cấn trừ sau. |
| Chuyển tiền giữa các tài khoản ngân hàng, tiền mặt | Phiếu thu/chi | Loại Chuyển nội bộ hướng dẫn từng bước chuyển từ tài khoản này sang tài khoản kia. |
| Xóa nợ khó đòi, trích trước chi phí, phân loại lại số dư, điều chỉnh kế toán | Bút toán tổng hợp | Bạn tự chọn tài khoản Nợ và Có vì mục đích là điều chỉnh sổ cái. |
Với phiếu thu/chi, ERPNext giúp bạn:
- Chọn đúng tài khoản ngân hàng, tiền mặt, khách hàng và nhà cung cấp.
- Ghi tiền thu của khách hàng hoặc tiền trả nhà cung cấp.
- Chuyển tiền giữa các tài khoản ngân hàng hoặc tiền mặt.
- Gắn một khoản thanh toán với một hoặc nhiều hóa đơn.
- Tự cập nhật số còn nợ trên hóa đơn.
- Ghi thanh toán đủ, thanh toán một phần và tiền ứng trước.
- Xử lý ngoại tệ, lưu số tham chiếu ngân hàng, số séc và ngày thanh toán.
- Giữ các khoản chưa phân bổ để cấn trừ sau.
- Tạo bút toán sổ cái cần thiết khi Gửi.
Vì sao không dùng bút toán tổng hợp cho các khoản thanh toán thường ngày?
Bút toán tổng hợp cũng ghi được một số khoản tiền vào/ra ngân hàng hoặc tiền mặt, nhưng bạn phải:
- tự chọn tài khoản Nợ và Có;
- tự nhập đúng số tiền mỗi bên;
- hiểu rõ cách hạch toán cần dùng;
- cẩn thận hơn để không ghi nhầm tài khoản.
Nếu ghi thanh toán bằng bút toán tổng hợp, bạn sẽ không theo dõi được công nợ phải thu, không cấn trừ được hóa đơn và không khép được chu trình bán hàng/mua hàng.
Với hầu hết các khoản thu của khách hàng, trả nhà cung cấp, tiền ứng trước và chuyển khoản ngân hàng, hãy dùng phiếu thu/chi. Chỉ dùng bút toán tổng hợp chủ yếu cho điều chỉnh kế toán khi không có khoản thanh toán thật.
Phiếu thu/chi trong chu trình kinh doanh
Trong quy trình chuẩn (lập hóa đơn trước, thu/trả tiền sau), phiếu thu/chi là bước tất toán cuối cùng của cả chu trình bán hàng và mua hàng. Đơn hàng ghi cam kết, phiếu xuất kho hoặc phiếu nhập kho ghi hàng đã giao/nhận, hóa đơn ghi số tiền phải thu/phải trả, phiếu thu/chi ghi số tiền đã thu hoặc đã trả.
Chu trình bán hàng
Khi khách hàng trả tiền, tạo phiếu loại Thu (Receive). ERPNext ghi Nợ tài khoản ngân hàng hoặc tiền mặt, ghi Có tài khoản phải thu, và giảm số còn nợ trên hóa đơn bán hàng.
Chu trình mua hàng
Khi trả tiền nhà cung cấp, tạo phiếu loại Chi (Pay). ERPNext ghi Nợ tài khoản phải trả, ghi Có tài khoản ngân hàng hoặc tiền mặt, và giảm số còn nợ trên hóa đơn mua hàng.
| Chu trình | Loại thanh toán | Nợ | Có | Kết quả |
|---|---|---|---|---|
| Bán hàng | Thu (Receive) | Ngân hàng hoặc tiền mặt | Phải thu | Giảm số khách hàng còn nợ |
| Mua hàng | Chi (Pay) | Phải trả | Ngân hàng hoặc tiền mặt | Giảm số còn nợ nhà cung cấp |
Phiếu thu/chi không phải lúc nào cũng là chứng từ cuối cùng. Khi nhận tiền ứng trước của khách hàng hoặc ứng trước cho nhà cung cấp, tạo phiếu thu/chi trước hóa đơn. Sau đó gắn hoặc đối chiếu khoản ứng trước với hóa đơn để hoàn tất.
Trước khi bắt đầu
Xác định đúng công ty, loại tiền, tài khoản phải thu hoặc phải trả, và tài khoản ngân hàng hoặc tiền mặt. Các chứng từ gốc phải ở trạng thái đã Gửi. Chuẩn bị sẵn số tham chiếu ngân hàng hoặc giấy báo chuyển tiền.
Tạo phiếu thu/chi
- Chọn Loại thanh toán (Payment Type): Thu (Receive), Chi (Pay) hoặc Chuyển nội bộ (Internal Transfer).
- Chọn công ty, ngày hạch toán, phương thức thanh toán và đối tượng.
- Kiểm tra Tài khoản chi (Paid From), Tài khoản nhận (Paid To) và loại tiền của từng tài khoản.
- Nhập số tiền và thông tin tham chiếu.
- Bấm Lấy hóa đơn còn nợ (Get Outstanding Invoices) hoặc thêm dòng tham chiếu bằng tay.
- Kiểm tra phần cấn trừ và khấu trừ, rồi Gửi.
Các trường quan trọng
| Trường | Ý nghĩa |
|---|---|
| Loại thanh toán (Payment Type) | Thu, Chi hoặc Chuyển nội bộ. |
| Loại đối tượng và Đối tượng (Party Type, Party) | Khách hàng, nhà cung cấp, nhân viên, cổ đông hoặc đối tượng khác được hỗ trợ. |
| Tài khoản chi và Tài khoản nhận (Paid From, Paid To) | Tài khoản nguồn và tài khoản đích trên sổ cái. |
| Số tiền chi và Số tiền nhận (Paid Amount, Received Amount) | Số tiền theo loại tiền của từng tài khoản. |
| Số và ngày tham chiếu (Reference No, Reference Date) | Chứng cứ từ ngân hàng, séc hoặc chuyển khoản. |
| Tham chiếu (References) | Hóa đơn, đơn hàng hoặc chứng từ khác được cấn trừ. |
| Khấu trừ hoặc lỗ (Deductions or Loss) | Phí ngân hàng, xóa nợ, khấu trừ thuế hoặc chênh lệch tỷ giá, ghi vào tài khoản cụ thể. |
Xử lý sự cố
Lấy hóa đơn còn nợ không hiện hóa đơn cần tìm
Kiểm tra hóa đơn đã Gửi, đúng đối tượng và công ty, dùng cùng tài khoản phải thu hoặc phải trả, và vẫn còn số nợ. Kiểm tra cả Từ ngày (From Date), Đến ngày (To Date) và các bộ lọc khác trong hộp thoại. Hóa đơn đã được cấn trừ hết sẽ không hiện.
Số chênh lệch (Difference Amount) khác 0
Trước hết kiểm tra số tiền chi, số tiền nhận, tỷ giá và số cấn trừ từng hóa đơn. Ghi phí ngân hàng, khấu trừ thuế, xóa nợ nhỏ hoặc chênh lệch tỷ giá vào bảng Khấu trừ hoặc lỗ (Deductions or Loss) với tài khoản phù hợp. Không nhập phí ngân hàng vào bảng Thuế và phí (Taxes and Charges), vì đó không phải tiền trả cho đối tượng.
Đã Gửi phiếu nhưng cấn trừ nhầm hóa đơn
Nếu số tiền và đối tượng đúng mà chỉ cấn trừ sai, dùng Hủy đối chiếu thanh toán, rồi dùng đối chiếu thanh toán để cấn trừ lại cho đúng. Chỉ Hủy và Sửa đổi (Amend) phiếu thu/chi khi chính thông tin thanh toán hoặc tài khoản bị sai.
Thanh toán ngoại tệ còn sót một khoản nợ nhỏ
Kiểm tra loại tiền của cả hai tài khoản và tỷ giá nguồn, tỷ giá đích. Cấn trừ hóa đơn theo loại tiền của tài khoản công nợ, rồi ghi khoản chênh lệch tỷ giá thật qua Khấu trừ hoặc lỗ vào tài khoản lãi/lỗ chênh lệch tỷ giá đã cấu hình. Kiểm tra sổ chi tiết công nợ của đối tượng sau khi Gửi.
Câu hỏi thường gặp
Có. Lấy các hóa đơn còn nợ và nhập số cấn trừ cho từng dòng tham chiếu. Tổng số cấn trừ có thể nhỏ hơn hoặc bằng số tiền thanh toán, nhưng không được vượt quá số tiền còn có thể phân bổ.
Chỉ cấn trừ đúng số còn nợ của hóa đơn. ERPNext giữ phần dư thành tiền ứng trước chưa phân bổ của khách hàng đó. Sau này có thể cấn trừ phần này qua đối chiếu thanh toán hoặc trên hóa đơn.
Không. Một phiếu thu/chi chuẩn chỉ có một đối tượng. Tiền của các đối tượng khác nhau thì tạo phiếu riêng, kể cả khi ngân hàng ghi một khoản gộp. Sau đó đối chiếu giao dịch ngân hàng với từng phiếu.
Có. Cấu hình quy trình phê duyệt cho phiếu thu/chi với điều kiện theo số tiền và vai trò. Chạy thử các trạng thái, quyền chuyển trạng thái và người được Gửi trước khi dùng cho thanh toán thật.
Dùng nút Sổ cái kế toán (Accounting Ledger) hoặc chức năng xem trước sổ cái nếu phiên bản của bạn có. Tối thiểu, kiểm tra tài khoản chi, tài khoản nhận, số tiền, tỷ giá, cấn trừ và khấu trừ. Phiếu ở trạng thái Nháp chưa ghi vào sổ cái.