Mẫu điều khoản thanh toán
Tài liệu ERPNext tiếng Việt: Mẫu điều khoản thanh toán
Mẫu điều khoản thanh toán (Payment Terms Template) ghép nhiều Điều khoản thanh toán (Payment Term) dùng lại được thành một lịch thanh toán cho giao dịch bán hàng và mua hàng.
Ví dụ ở Nova Industries, công ty sản xuất và phân phối thiết bị điện tử:
- Mẫu "Trả trong 30 ngày (Net 30)" có một điều khoản: 100% đến hạn sau 30 ngày.
- Mẫu "Đặt cọc 50%, 50% trả trong 30 ngày" có hai đợt thanh toán.
Trước khi bắt đầu
Xác định các lịch thanh toán bạn áp dụng cho khách hàng hoặc chấp nhận từ nhà cung cấp. Tạo trước từng điều khoản thanh toán. Mỗi điều khoản quy định tỷ lệ của một đợt và cách tính ngày đến hạn của đợt đó.
Tạo mẫu điều khoản thanh toán
- Tạo các điều khoản thanh toán mà lịch cần dùng.
- Mở Mẫu điều khoản thanh toán và đặt tên dễ hiểu.
- Thêm các điều khoản theo thứ tự đợt, nhập Tỷ lệ giá trị hóa đơn (Invoice Portion) cho từng dòng.
- Kiểm tra tổng tỷ lệ các dòng bằng 100%.
- Chỉ bật Phân bổ thanh toán theo điều khoản thanh toán (Allocate Payment Based on Payment Terms) khi cần theo dõi tiền thu/trả theo từng đợt.
- Lưu mẫu, rồi chọn mẫu trên đơn bán hàng, hóa đơn bán hàng, đơn mua hàng hoặc hóa đơn mua hàng.
Danh sách bên dưới minh họa cách ghép các điều khoản thành lịch thanh toán dùng lại được. Đây là dữ liệu mẫu, không phải danh mục có sẵn trên mọi hệ thống ERPNext.
Các trường quan trọng
| Trường | Ý nghĩa |
|---|---|
| Tên mẫu (Template Name) | Tên hiển thị khi chọn trên giao dịch. |
| Điều khoản thanh toán (Payment Term) | Quy tắc đợt thanh toán và ngày đến hạn, dùng lại được. |
| Tỷ lệ giá trị hóa đơn (Invoice Portion) | Phần trăm giá trị giao dịch thuộc về dòng này. |
| Số ngày hoặc số tháng được nợ (Credit Days / Credit Months) | Thời gian cho phép trước khi đợt đó đến hạn. |
| Ngày đến hạn tính theo (Due Date Based On) | Mốc ngày ERPNext dùng để tính hạn. |
| Phân bổ thanh toán theo điều khoản thanh toán (Allocate Payment Based on Payment Terms) | Theo dõi việc cấn trừ theo từng dòng lịch thanh toán trên phiếu thu/chi. |
Xử lý sự cố
Không lưu được mẫu
Kiểm tra dòng nào cũng đã chọn điều khoản thanh toán và tổng tỷ lệ giá trị hóa đơn đúng bằng 100%. Nếu ERPNext báo một điều khoản có thể bị trùng, xem có hai dòng nào dùng cùng điều khoản hoặc cùng quy tắc ngày đến hạn không. Các đợt thật sự khác nhau thì dùng điều khoản khác nhau.
Ngày đến hạn không như mong đợi
Mở từng điều khoản thanh toán, kiểm tra Ngày đến hạn tính theo (Due Date Based On), Số ngày được nợ (Credit Days) và Số tháng được nợ (Credit Months). Khi đã chọn mẫu, lịch thanh toán sinh từ mẫu quyết định ngày đến hạn. Muốn dùng lịch riêng cho một giao dịch, xóa hoặc đổi mẫu trước rồi mới sửa tay lịch thanh toán.
Mẫu bị thiếu hoặc không được chép sang chứng từ sau
Kiểm tra mẫu đã được lưu và đã chọn trên giao dịch gốc. Lịch thanh toán thường được chép theo các luồng tạo chứng từ được hỗ trợ, ví dụ từ đơn bán hàng sang hóa đơn bán hàng. Phiếu xuất kho không lưu điều khoản thanh toán, nên hóa đơn bán hàng tạo chỉ từ phiếu xuất kho có thể phải chọn lại mẫu.
Không cấn trừ được khoản thanh toán vào hóa đơn
Khi bật phân bổ theo điều khoản, ERPNext yêu cầu dòng tham chiếu trên phiếu thu/chi phải chỉ rõ điều khoản thanh toán liên quan, và không cho cấn trừ vượt số còn nợ của điều khoản đó. Lấy lại danh sách chứng từ còn nợ rồi thử lại.
Câu hỏi thường gặp
ERPNext có sẵn tính năng, nhưng các mẫu có trên hệ thống tùy vào cách thiết lập và dữ liệu đã nhập. Hãy tạo một danh mục nhỏ đúng với chính sách thương mại thực tế, ví dụ: Trả ngay khi nhận (Due on Receipt), Trả trong 30 ngày (Net 30), Đặt cọc + phần còn lại.
Lịch thanh toán sinh từ mẫu quyết định ngày đến hạn của các đợt. Nếu bạn sửa tay một ngày đến hạn trái với mẫu, ERPNext có thể yêu cầu xóa mẫu hoặc lịch thanh toán trước.
Có. Thêm một dòng cho mỗi đợt và đảm bảo tổng tỷ lệ giá trị hóa đơn bằng 100%. ERPNext tính số tiền từng đợt từ tổng giá trị giao dịch.
Mẫu chuẩn tính theo phần trăm. Nếu cần đặt cọc một số tiền cố định thay đổi theo từng giao dịch, rồi chia phần còn lại theo phần trăm, hãy sửa tay lịch thanh toán trên giao dịch hoặc dùng tùy biến có kiểm soát.
Đặt mẫu mặc định trên khách hàng, nhà cung cấp hoặc công ty, ở nơi có trường này. Mẫu mặc định theo từng đối tượng hữu ích khi mỗi khách hàng hoặc nhà cung cấp có lịch thanh toán riêng. Kiểm tra lịch thanh toán được điền trước khi Gửi giao dịch.