Khách hàng (Customer)

Khách hàng (Customer) là cá nhân, doanh nghiệp hoặc tổ chức mua hàng hóa, dịch vụ của bạn. Hồ sơ khách hàng giúp báo giá, đơn hàng, hóa đơn, phiếu thu, dự án, hỗ trợ và báo cáo cùng trỏ về một đối tượng duy nhất.

Hãy tạo một khách hàng riêng cho mỗi bên được xuất hóa đơn độc lập. Người và địa điểm nên lưu thành Liên hệ và Địa chỉ gắn với khách hàng, không nhét hết vào tên khách hàng.

Trước khi bắt đầuCopy Anchor Link

Xác nhận các việc sau trước khi tạo hồ sơ:

• Mã khách hàng được tạo thế nào trong Cài đặt bán hàng (Selling Settings). ERPNext có thể đặt mã theo tên khách hàng hoặc theo mẫu đánh số (Naming Series).
• Nhóm khách hàng phù hợp, ví dụ Thương mại (Commercial), Chính phủ (Government) hoặc nhóm theo cách bạn muốn lập báo cáo.
• Khu vực, loại tiền thanh toán, bảng giá, điều khoản thanh toán và chính sách công nợ dự kiến của khách hàng.
• Bên mua là công ty, cá nhân, hợp danh hay một trong các công ty của chính bạn.

Bạn cần quyền tạo khách hàng. Có thể cần thêm quyền để tạo địa chỉ, liên hệ liên kết hoặc thiết lập mặc định kế toán.

Tạo khách hàngCopy Anchor Link

1. Mở danh sách khách hàng từ Trang chủ > Bán hàng > Khách hàng (Customer).
2. Chọn Thêm khách hàng (Add Customer).
3. Nhập Tên khách hàng (Customer Name).
4. Chọn Loại khách hàng (Customer Type), Nhóm khách hàng (Customer Group) và Khu vực (Territory).
5. Nhập loại tiền thanh toán, bảng giá và điều khoản thanh toán nếu muốn các giá trị này tự điền vào chứng từ của khách hàng.
6. Lưu khách hàng.

Sau khi lưu, hãy thêm ít nhất một địa chỉ thanh toán và liên hệ chính. Khi lập báo giá hay chứng từ bán hàng khác, người dùng sẽ có sẵn đúng địa điểm và đúng người.

Ví dụCopy Anchor Link

Nova Electronics Trading tạo Summit Digital Stores là khách hàng loại Công ty, thuộc nhóm khách hàng thương mại. Khách hàng này dùng USD, bảng giá Nova Retail USD và điều khoản thanh toán Net 30 (trả trong 30 ngày). Văn phòng thanh toán, kho nhận hàng và trưởng phòng mua hàng được lưu thành các bản ghi liên kết.

Các cách tạo khách hàng khácCopy Anchor Link

• Từ khách hàng tiềm năng: chuyển đổi khách hàng tiềm năng (Lead) đã đạt yêu cầu để khách hàng vẫn gắn với các hoạt động bán hàng trước đó.
• Ngay trên chứng từ bán hàng: tùy quyền và cấu hình, bạn có thể tạo khách hàng từ ô chọn Khách hàng mà không cần rời chứng từ.
• Nhập dữ liệu: dùng công cụ Nhập dữ liệu (Data Import) cho một lô khách hàng đã được rà soát. Nhập liên hệ và địa chỉ riêng, rồi kiểm tra các giá trị liên kết động (Dynamic Link).
• Tích hợp: tạo khách hàng qua API hoặc tích hợp đã được duyệt khi hệ thống khác quản lý việc tiếp nhận khách hàng. Áp dụng cùng các bước kiểm tra và chống trùng như khi nhập tay.

Đừng tạo thêm khách hàng chỉ vì đổi người liên hệ hoặc địa điểm giao hàng. Một khách hàng có thể có nhiều liên hệ và nhiều địa chỉ.

Các trường quan trọngCopy Anchor Link

Nếu giá trị mặc định thay đổi theo từng giao dịch thì để trống. Người dùng sẽ chọn giá trị phù hợp ngay trên chứng từ.

Thêm địa chỉ và liên hệCopy Anchor Link

Địa chỉ và liên hệ là các bản ghi độc lập, được liên kết với khách hàng. Nhờ vậy một khách hàng có thể có nhiều văn phòng, nhiều điểm giao hàng, nhiều người mua và nhiều đầu mối kế toán mà không phải tạo trùng khách hàng.

1. Mở khách hàng đã lưu, chọn tab Địa chỉ & Liên hệ (Address & Contact).
2. Chọn Địa chỉ mới (New Address), nhập địa điểm, chọn loại địa chỉ, rồi đánh dấu địa chỉ chính hoặc địa chỉ giao hàng nếu phù hợp.
3. Chọn Liên hệ mới (New Contact), nhập tên và chức vụ của người đó, rồi thêm email và số điện thoại chính.
4. Chọn địa chỉ chính và liên hệ chính của khách hàng nếu ERPNext chưa tự gán.

Kiểm tra kỹ các dấu "chính". Chứng từ bán hàng có thể tự lấy thông tin thanh toán và giao hàng chính, nhưng người dùng vẫn chọn được bản ghi liên kết khác cho từng giao dịch.

Thiết lập mặc định về bán hàng, thuế và kế toánCopy Anchor Link

Chỉ đặt mặc định ở cấp khách hàng khi nó luôn đúng với khách hàng đó:

• Chọn Nhóm thuế (Tax Category) hoặc Nhóm khấu trừ thuế (Tax Withholding Category) nếu cấu hình thuế của bạn yêu cầu. Xem Nhóm khấu trừ thuế.
• Gán nhân viên bán hàng hoặc đội bán hàng, và bảo đảm tổng tỷ lệ đóng góp là 100%.
• Thêm đối tác bán hàng và tỷ lệ hoa hồng nếu có đối tác bên ngoài tham gia vào giao dịch.
• Chọn chương trình khách hàng thân thiết nếu khách hàng tích hoặc dùng điểm thưởng.
• Dùng chung một khách hàng cho nhiều công ty. Chỉ thêm tài khoản phải thu riêng cho từng công ty khi hệ thống tài khoản của bạn yêu cầu.

ERPNext thường ghi công nợ phải thu của khách hàng vào tài khoản Debtors mặc định của công ty, nên không cần mở sổ riêng cho từng khách hàng. Tài khoản riêng theo công ty là ngoại lệ, không phải điều kiện bắt buộc.

Hạn mức tín dụng và kiểm soát thanh toánCopy Anchor Link

Thêm một dòng hạn mức cho mỗi công ty cần đặt hạn mức. ERPNext so số còn nợ của các chứng từ đã Gửi với số tiền này, theo cách kiểm soát công nợ đã cấu hình. Nếu muốn đơn bán hàng cũng bị kiểm tra trước khi xuất hóa đơn, đừng đánh dấu Bỏ qua kiểm tra hạn mức tín dụng tại đơn bán hàng (Bypass credit limit check at Sales Order).

Xem hướng dẫn riêng về hạn mức tín dụng khi xây dựng chính sách. Mẫu điều khoản thanh toán chỉ quy định khi nào đến hạn trả, không làm tăng hạn mức tín dụng của khách hàng.

Nếu Cài đặt bán hàng yêu cầu phải có đơn bán hàng hoặc phiếu xuất kho trước khi xuất hóa đơn, thiết lập ở cấp khách hàng có thể cho phép xuất thẳng hóa đơn bán hàng như một ngoại lệ được duyệt. Hãy dùng các tùy chọn này thận trọng vì chúng thay đổi quy trình kiểm soát bán hàng thông thường của khách hàng đó.

Lưu và các bước tiếp theoCopy Anchor Link

Khách hàng là hồ sơ danh mục, chỉ cần Lưu, không cần Gửi. Sau khi lưu, bạn có thể:

• lập báo giá, đơn bán hàng hoặc hóa đơn bán hàng;
• xem bảng thông tin khách hàng và mục Kết nối (Connections) để thấy các chứng từ liên quan;
• dùng Sổ cái kế toán (Accounting Ledger) để xem bút toán của khách hàng này;
• dùng báo cáo công nợ phải thu để xem các hóa đơn còn nợ.

Thay đổi mặc định chỉ áp dụng cho chứng từ tạo mới. Chứng từ đã Gửi giữ nguyên giá trị lúc ghi sổ.

Loại khách hàng và trạng thái sử dụngCopy Anchor Link

Đừng xóa khách hàng chỉ vì đã ngừng làm ăn. Hãy vô hiệu hóa để giữ dấu vết kiểm toán và không cho dùng trên chứng từ mới.

Xử lý sự cốCopy Anchor Link

Câu hỏi thường gặpCopy Anchor Link

Chủ đề liên quanCopy Anchor Link

• Nhóm khách hàng
• Liên hệ
• Địa chỉ
• Báo giá
• Hạn mức tín dụng