Điều khoản và điều kiện (Terms and Conditions)

Điều khoản và điều kiện (Terms and Conditions) là các điều khoản soạn sẵn, dùng lại được, mô tả điều kiện thương mại, giao hàng, bảo hành, đổi trả... áp dụng cho một chứng từ. Mẫu giúp nhân viên dùng thống nhất cách diễn đạt đã được duyệt, thay vì gõ lại cùng một đoạn cho mỗi báo giá, đơn bán hàng hay chứng từ mua hàng.

ERPNext sao chép nội dung mẫu đã chọn vào chứng từ. Người dùng có thể xem lại và sửa đoạn đã sao chép trước khi Gửi chứng từ, tùy quy trình phê duyệt của tổ chức. Vì nội dung có thể tạo ra nghĩa vụ pháp lý, hãy để người có chuyên môn pháp lý hoặc thương mại duyệt mọi mẫu mà doanh nghiệp dùng.

Trước khi bắt đầuCopy Anchor Link

• Xác nhận cách diễn đạt đã duyệt với các bộ phận pháp lý, tài chính, bán hàng và vận hành.
• Quyết định mẫu được dùng ở phân hệ nào của ERPNext.
• Tạo riêng các bản ghi hỗ trợ như điều khoản thanh toán, Incoterm và quy tắc vận chuyển. Nếu ERPNext đã có trường có cấu trúc cho một nội dung, đừng chỉ diễn đạt bằng lời.
• Chọn quy ước đặt tên mẫu rõ ràng, ví dụ Bán hàng tiêu chuẩn, Bán hàng xuất khẩu, Mua hàng tiêu chuẩn hoặc Hợp đồng dịch vụ.
• Xem lại mẫu in (Print Format) đang dùng để chắc chắn nó có hiển thị Điều khoản và điều kiện.

Tạo mẫu điều khoản và điều kiệnCopy Anchor Link

1. Vào Trang chủ > Bán hàng > Cài đặt > Điều khoản và điều kiện (Terms and Conditions).
2. Chọn Thêm điều khoản và điều kiện (Add Terms and Conditions).
3. Nhập Tiêu đề (Title) mô tả rõ nội dung.
4. Đánh dấu Bán hàng (Selling) và/hoặc Mua hàng (Buying) cho phân hệ sẽ dùng mẫu.
5. Bật Sao chép tệp đính kèm vào chứng từ (Copy Attachments to Transaction) nếu muốn các tệp đính kèm vào mẫu được sao chép sang chứng từ dùng mẫu.
6. Nhập và định dạng nội dung đã duyệt vào Điều khoản và điều kiện (Terms and Conditions).
7. Lưu mẫu.

Ví dụ trên chỉ áp dụng cho Bán hàng và chứa các điều khoản thương mại dùng lại được của Nova Electronics Trading.

Các cách thêm điều khoản khácCopy Anchor Link

Chọn mẫu ngay trên chứng từCopy Anchor Link

1. Mở hoặc tạo một chứng từ được hỗ trợ, như báo giá hoặc đơn bán hàng.
2. Mở tab Điều khoản (Terms).
3. Ở phần Điều khoản và điều kiện, chọn mẫu cần dùng ở ô Điều khoản (Terms).
4. Xem nội dung đã sao chép ở Chi tiết điều khoản và điều kiện (Terms and Conditions Details).
5. Sửa các chi tiết riêng của chứng từ nếu được phép, rồi lưu chứng từ.

Ô được đánh dấu chọn mẫu Nova Standard Sales Terms. ERPNext sao chép nội dung mẫu xuống bên dưới để bạn xem lại trước khi Gửi chứng từ.

Nhập điều khoản riêng cho một chứng từ, không dùng mẫuCopy Anchor Link

Bạn có thể gõ thẳng vào Chi tiết điều khoản và điều kiện khi điều kiện chỉ áp dụng cho một chứng từ. Chỉ dùng cho trường hợp ngoại lệ thật sự, không dùng thay cho mẫu đã duyệt. Hãy nhờ người có thẩm quyền duyệt các thay đổi quan trọng trước khi gửi hoặc Gửi chứng từ.

Dùng mẫu cho mua hàngCopy Anchor Link

Bật Mua hàng (Buying) trên mẫu khi nội dung dành cho phân hệ Mua hàng. Ví dụ: đơn mua hàng có thể cần điều khoản giao hàng và kiểm tra hàng của nhà cung cấp. Giữ các điều kiện không liên quan trong những mẫu riêng để người dùng chỉ thấy lựa chọn phù hợp.

Các trường quan trọngCopy Anchor Link

Điều khoản và điều kiện nên có gì?Copy Anchor Link

Đừng sao chép điều khoản chung chung của công ty khác hoặc của quốc gia khác. ERPNext lưu và hiển thị nội dung đã được duyệt của bạn, nhưng không xác định nội dung đó có phù hợp về pháp lý hay không.

Dùng trường có cấu trúc cùng với điều khoản bằng lờiCopy Anchor Link

Điều khoản và điều kiện bổ sung cho các trường của ERPNext, không thay thế chúng. Hãy dùng trường có cấu trúc bất cứ khi nào có thể:

Trường có cấu trúc phục vụ tính toán, báo cáo và các chứng từ tiếp theo. Điều khoản bằng lời bổ sung phần giải thích hợp đồng.

Dùng tệp đính kèm với mẫuCopy Anchor Link

Đính kèm tệp vào bản ghi Điều khoản và điều kiện khi người dùng phải gửi kèm chứng từ một phụ lục, giấy bảo hành, thông số kỹ thuật hoặc chính sách đã duyệt. Bật Sao chép tệp đính kèm vào chứng từ để ERPNext sao chép các tệp này khi chọn mẫu.

Trước khi dựa vào tùy chọn này, hãy thử cả quy trình. Xác nhận tệp xuất hiện trên chứng từ và cách gửi email hoặc chia sẻ tài liệu của bạn có kèm tệp. Xem lại quyền truy cập tệp, và đừng để tài liệu mật vào mẫu mà nhiều người dùng được.

Dùng biến với JinjaCopy Anchor Link

Điều khoản và điều kiện hỗ trợ biểu thức Jinja, cho phép chèn giá trị từ chứng từ vào nội dung sao chép. Ví dụ, mẫu cho đơn bán hàng có thể lấy tên chứng từ hoặc ngày giao hàng:

Order reference: {{ name }}
Order date: {{ transaction_date }}
Expected delivery: {{ delivery_date }}

Chỉ dùng tên trường có trên chứng từ. Thử mẫu trên một chứng từ nháp trước khi dùng thật. Hãy viết sao cho các nghĩa vụ quan trọng vẫn dễ hiểu kể cả khi một giá trị tùy chọn để trống. Xem thêm Jinja trong ERPNext.

In và chia sẻ điều khoảnCopy Anchor Link

Khi chứng từ đã có điều khoản, nội dung này có thể hiện trên bản in, PDF hoặc tệp đính kèm email, nếu mẫu in đã chọn có hiển thị trường đó.

1. Mở chứng từ.
2. Chọn In (Print).
3. Chọn mẫu in và ngôn ngữ cần dùng.
4. Xem lại phần Điều khoản và điều kiện.
5. In chứng từ hoặc tạo PDF.

Bản xem trước hiển thị điều khoản thương mại bên dưới phần tổng cộng của đơn bán hàng. Luôn kiểm tra chứng từ cuối cùng trước khi gửi cho khách hàng.

Gửi chứng từ và các bước tiếp theoCopy Anchor Link

Xem lại nội dung đã sao chép cùng với khách hàng, mặt hàng, ngày giao hàng, lịch thanh toán, thuế và tổng tiền. Chỉ lưu và Gửi chứng từ khi điều khoản thương mại khớp với thỏa thuận. Hóa đơn bán hàng, phiếu xuất kho hoặc chứng từ tiếp theo có thể dùng mẫu và mẫu in riêng, nên hãy xác nhận điều khoản cần có ở mỗi bước.

Sửa mẫu về sau không làm đổi các chứng từ đã tạo. Với chứng từ nháp, hãy chọn lại mẫu hoặc sửa nội dung đã sao chép. Đừng lặng lẽ thay điều khoản trên chứng từ đã Gửi. Hãy theo quy trình Sửa đổi (Amend) hoặc Hủy.

Lưu ý khi sử dụngCopy Anchor Link

• Mỗi mẫu cần có người phụ trách và ngày rà soát rõ ràng.
• Giữ riêng nội dung cho bán hàng, mua hàng, dịch vụ và xuất khẩu.
• Vô hiệu hóa mẫu lỗi thời thay vì xóa, để giữ lịch sử kiểm toán.
• Giới hạn quyền sửa các mẫu đã duyệt bằng phân quyền theo vai trò.
• Thử biến Jinja, tệp đính kèm, mẫu in và bản dịch trước khi triển khai.
• Dùng một mẫu chuẩn ngắn cho chứng từ thông thường, và phụ lục riêng cho các nghĩa vụ phức tạp.

Xử lý sự cốCopy Anchor Link

Mẫu không hiện trên chứng từCopy Anchor Link

Kiểm tra mẫu chưa bị vô hiệu hóa và đã bật đúng phân hệ áp dụng. Kiểm tra chứng từ có hỗ trợ Điều khoản và điều kiện không, và người dùng có quyền đọc mẫu không.

Chọn mẫu mà nội dung không cập nhậtCopy Anchor Link

Lưu mẫu, rồi chọn lại trên chứng từ. Nếu nội dung trên chứng từ đã được sửa, hãy xác nhận trước khi thay để không mất các chỉnh sửa đã duyệt.

Điều khoản không hiện trên bản inCopy Anchor Link

Kiểm tra chứng từ có Chi tiết điều khoản và điều kiện chưa. Sau đó xem mẫu in đã chọn có hiển thị trường này không. Mẫu in tùy chỉnh có thể bỏ sót.

Giá trị Jinja trống hoặc saiCopy Anchor Link

Kiểm tra tên trường trên DocType nguồn và trường đó có giá trị không. Thử biểu thức trên chứng từ nháp, và đừng dùng trường không có trên loại chứng từ đó.

Tệp đính kèm không được sao chépCopy Anchor Link

Kiểm tra tệp đã đính kèm vào mẫu và Sao chép tệp đính kèm vào chứng từ đã bật trước khi chọn mẫu. Xem mục Tệp đính kèm trên chứng từ.

Câu hỏi thường gặpCopy Anchor Link