Hạn mức tín dụng (Credit Limit)

Hạn mức tín dụng (Credit Limit) là mức công nợ tối đa mà doanh nghiệp cho phép một khách hàng. Khi chạm hạn mức, ERPNext có thể chặn người dùng Gửi đơn bán hàng hoặc hóa đơn bán hàng mới, cho đến khi số còn nợ giảm xuống hoặc một vai trò có thẩm quyền duyệt ngoại lệ.

Hạn mức giúp bộ phận bán hàng và tài chính áp dụng chính sách công nợ nhất quán, không phải kiểm tra tay số dư từng khách hàng. ERPNext hỗ trợ hạn mức ở ba cấp: khách hàng, nhóm khách hàng và công ty. Bạn có thể đặt hạn mức riêng cho khách hàng quan trọng và dùng mức chung cho các khách hàng còn lại.

Trước khi bắt đầuCopy Anchor Link

• Thống nhất chính sách công nợ với bộ phận tài chính, kể cả ai được duyệt ngoại lệ.
• Bảo đảm số dư phải thu đầu kỳ, hóa đơn bán hàng, phiếu thu và hóa đơn trả lại đều cập nhật. Việc kiểm soát chỉ đáng tin khi số còn nợ chính xác.
• Tạo sẵn khách hàng, nhóm khách hàng và công ty liên quan.
• Chọn đúng công ty cho từng hạn mức nếu hệ thống có nhiều công ty.
• Quyết định đơn bán hàng có "giữ chỗ" hạn mức không, hay chỉ kiểm tra chủ yếu theo hóa đơn còn nợ.

ERPNext chọn hạn mức nào?Copy Anchor Link

ERPNext kiểm tra các hạn mức theo thứ tự:

1. Khách hàng: hạn mức riêng theo công ty trên hồ sơ khách hàng có ưu tiên cao nhất.
2. Nhóm khách hàng: nếu khách hàng không có hạn mức áp dụng, ERPNext xem nhóm khách hàng.
3. Công ty: nếu cả khách hàng và nhóm đều không có, ERPNext dùng hạn mức của công ty.

Giá trị 0 không tạo ra hạn mức có hiệu lực ở cấp đó. ERPNext sẽ chuyển sang cấp tiếp theo. Hãy nhập số dương rõ ràng ở nơi bạn muốn áp dụng kiểm soát.

Đặt hạn mức cho khách hàngCopy Anchor Link

1. Mở khách hàng.
2. Chọn tab Kế toán (Accounting).
3. Ở bảng Hạn mức tín dụng và quá hạn (Credit & Overdue Limits), chọn Thêm dòng (Add row).
4. Chọn công ty.
5. Nhập Hạn mức tín dụng (Credit Limit) đã được duyệt.
6. Chọn có bật Bỏ qua kiểm tra hạn mức tín dụng tại đơn bán hàng (Bypass credit limit check at sales order) hay không.
7. Lưu khách hàng.

Dòng được đánh dấu cho Summit Digital Stores hạn mức 50.000 USD tại Nova Electronics Trading. Một khách hàng có thể có một dòng riêng cho mỗi công ty.

Các cách đặt hạn mức khácCopy Anchor Link

Đặt hạn mức cho nhóm khách hàngCopy Anchor Link

1. Vào Trang chủ > Bán hàng > Cài đặt > Nhóm khách hàng (Customer Group).
2. Mở nhóm cần đặt.
3. Ở bảng Hạn mức tín dụng và quá hạn, chọn Thêm dòng.
4. Chọn công ty và nhập hạn mức tín dụng.
5. Lưu nhóm khách hàng.

Hạn mức nhóm áp dụng cùng một chính sách cho các khách hàng trong nhóm chưa có hạn mức riêng. Đây không phải một quỹ chung cho cả nhóm. Hạn mức được tính riêng cho từng khách hàng.

Đặt hạn mức dự phòng cho công tyCopy Anchor Link

1. Mở hồ sơ công ty.
2. Chọn tab Mua hàng và bán hàng (Buying and Selling).
3. Nhập giá trị dự phòng vào Hạn mức tín dụng (Credit Limit).
4. Lưu công ty.

Hạn mức công ty là lưới an toàn, thường rộng hơn hạn mức được duyệt riêng cho từng khách hàng. Hãy xem cùng với các hạn mức cụ thể hơn trước khi đổi chính sách công nợ.

Các trường quan trọngCopy Anchor Link

Những gì được tính vào hạn mứcCopy Anchor Link

ERPNext kiểm tra hạn mức khi một chứng từ bán hàng bị kiểm soát được Gửi. Kết quả phụ thuộc vào cấu hình của khách hàng và số còn nợ hiện tại của công ty đã chọn.

• Đơn bán hàng: theo mặc định, giá trị các đơn đang mở được tính vào hạn mức. Việc này ngăn doanh nghiệp nhận quá nhiều cam kết so với hạn mức đã duyệt.
• Hóa đơn bán hàng: số phải thu còn nợ được kiểm tra trước khi Gửi hóa đơn mới.
• Thanh toán và hóa đơn trả lại: phiếu thu/chi hoặc hóa đơn trả lại đã Gửi làm giảm số còn nợ và khôi phục hạn mức khả dụng sau khi sổ cái được cập nhật.

Ví dụ: khách hàng có hạn mức 500.000.000 đ, số còn nợ áp dụng là 420.000.000 đ, thì hạn mức khả dụng chỉ còn 80.000.000 đ. Một chứng từ mới 100.000.000 đ sẽ bị chặn, trừ khi số còn nợ giảm xuống hoặc vai trò có thẩm quyền duyệt ngoại lệ.

Bỏ qua kiểm tra ở đơn bán hàngCopy Anchor Link

Bật Bỏ qua kiểm tra hạn mức tín dụng tại đơn bán hàng khi chính sách cho phép nhận đơn mà không giữ chỗ hạn mức của khách hàng. Cách này hợp với doanh nghiệp coi đơn hàng như dự báo hoặc cam kết, và chỉ kiểm soát chặt khi xuất hóa đơn.

Hãy dùng thận trọng. Tùy chọn này không có nghĩa khách hàng được nợ không giới hạn. Hóa đơn bán hàng sau đó vẫn có thể bị chặn khi số còn nợ vượt hạn mức áp dụng. Hãy giải thích chính sách cho người dùng để việc nhận đơn không tạo kỳ vọng rằng tài chính sẽ duyệt mọi hóa đơn.

Cấu hình vai trò được duyệt ngoại lệCopy Anchor Link

1. Mở Cài đặt kế toán (Accounts Settings).
2. Chọn tab Hạn mức tín dụng (Credit Limits).
3. Ở Vai trò được phép bỏ qua hạn mức tín dụng (Role allowed to bypass credit limit), chọn vai trò cần dùng.
4. Lưu Cài đặt kế toán.

Khi kiểm tra hạn mức bị kích hoạt, người dùng có vai trò này có thể duyệt ngoại lệ và Gửi chứng từ. Chỉ cấp vai trò cho những người được phép chấp nhận rủi ro công nợ. Trong tài liệu ERPNext cũ, cài đặt này có thể gọi là Credit Controller hoặc Credit Manager. Trường hiện tại chọn một vai trò (Role).

Gửi chứng từ và các bước tiếp theoCopy Anchor Link

Sau khi lưu hạn mức, tạo hoặc mở đơn bán hàng hoặc hóa đơn bán hàng cần dùng và Gửi như bình thường. Nếu chứng từ nằm trong hạn mức khả dụng, việc Gửi tiếp tục. Nếu vượt hạn mức áp dụng, ERPNext hiện thông báo và chặn việc Gửi đối với người dùng không có quyền duyệt ngoại lệ.

Khi chứng từ bị chặn:

1. Xem các hóa đơn còn nợ của khách hàng bằng báo cáo công nợ phải thu hoặc sổ cái của khách hàng.
2. Kiểm tra các khoản thanh toán, hàng trả lại hoặc hóa đơn trả lại đã được Gửi và phân bổ đúng chưa.
3. Xác nhận hạn mức nào đang được ưu tiên: khách hàng, nhóm khách hàng hay công ty.
4. Thu tiền hoặc phân bổ thanh toán, sửa chứng từ, đổi hạn mức được duyệt, hoặc nhờ người có thẩm quyền duyệt ngoại lệ.

Lưu ý khi sử dụngCopy Anchor Link

• Ghi hạn mức được duyệt ở cấp cụ thể phù hợp nhất.
• Rà soát hạn mức định kỳ, và khi hành vi thanh toán của khách hàng thay đổi đáng kể.
• Đừng cấp vai trò được bỏ qua hạn mức cho mọi người dùng.
• Dùng điều khoản thanh toán cùng với hạn mức tín dụng. Điều khoản quy định khi nào đến hạn trả, còn hạn mức kiểm soát mức công nợ tối đa.
• Dùng nhắc nợ (Dunning) và báo cáo công nợ để theo dõi khoản quá hạn, đừng chỉ dựa vào hạn mức.
• Ghi lại lý do tăng, giảm hoặc duyệt ngoại lệ một hạn mức.

Xử lý sự cốCopy Anchor Link

Hạn mức của khách hàng bị bỏ quaCopy Anchor Link

Kiểm tra dòng hạn mức có cùng công ty với chứng từ và có số dương hay không. Kiểm tra dòng đã được lưu chưa. Nếu khách hàng không có hạn mức áp dụng, ERPNext dùng hạn mức nhóm khách hàng, rồi đến hạn mức dự phòng của công ty.

Đơn bán hàng không bị chặnCopy Anchor Link

Mở tab Kế toán của khách hàng và xem Bỏ qua kiểm tra hạn mức tín dụng tại đơn bán hàng có đang bật không. Nếu bật, việc kiểm tra ở đơn bán hàng bị bỏ qua có chủ đích. Hóa đơn sau đó vẫn có thể bị kiểm tra.

Đã thanh toán nhưng hạn mức khả dụng chưa được khôi phụcCopy Anchor Link

Kiểm tra phiếu thu đã được Gửi, ghi đúng khách hàng và công ty, và đã phân bổ vào hóa đơn khi cần. Xem sổ cái và báo cáo công nợ phải thu để biết số dư hiện tại.

Người dùng có thẩm quyền vẫn không Gửi đượcCopy Anchor Link

Kiểm tra vai trò đã chọn trong Cài đặt kế toán và người dùng có vai trò đó không. Sau khi đổi vai trò, hãy yêu cầu người dùng tải lại ERPNext để phiên làm việc nhận quyền mới.

Áp dụng sai hạn mức dự phòngCopy Anchor Link

Kiểm tra nhóm khách hàng của khách hàng và công ty đã chọn trên chứng từ. Nhớ rằng khách hàng được ưu tiên hơn nhóm khách hàng, và nhóm khách hàng được ưu tiên hơn công ty.

Câu hỏi thường gặpCopy Anchor Link