Nhắc nợ (Dunning)
Tài liệu ERPNext tiếng Việt: Nhắc nợ (Dunning)
Northstar Retail chưa trả một hóa đơn dù đã đến hạn. Nova Industries thấy khoản quá hạn trên báo cáo công nợ phải thu, nhưng giờ cần gửi khách một thông báo chính thức ghi rõ: khoản nào quá hạn, tiền lãi hoặc phí nhắc nợ bị tính, và tổng số tiền phải trả để tất toán.
Nhắc nợ (Dunning) biến khoản quá hạn đó thành một chứng từ thu nợ có thể truy vết. Chứng từ này:
- đưa các đợt thanh toán quá hạn của hóa đơn bán hàng vào một thông báo chính thức;
- tính tiền lãi và phí (nếu có);
- lưu lại thư đã gửi khách hàng;
- liên kết khoản thanh toán sau này với lần nhắc nợ.
Dùng nhắc nợ khi đôn đốc thông thường không còn hiệu quả và chính sách thu nợ yêu cầu thông báo chính thức. Nhắc nợ không thay thế hóa đơn bán hàng và không tạo thêm một giao dịch bán.
Trước khi bắt đầu
- Hóa đơn bán hàng phải đã Gửi và đã quá hạn.
- Tạo ít nhất một loại nhắc nợ (Dunning Type).
- Chọn tài khoản doanh thu và trung tâm chi phí để ghi nhận tiền lãi và phí nhắc nợ.
Thiết lập loại nhắc nợ
Loại nhắc nợ (Dunning Type) lưu sẵn các giá trị mặc định cho thư nhắc nợ. Tạo các loại khác nhau cho từng giai đoạn, ví dụ nhắc lần một, nhắc lần hai và thông báo cuối cùng.
| Trường | Tác dụng |
|---|---|
| Là mặc định (Is Default) | Tự áp dụng loại này khi phù hợp |
| Phí nhắc nợ (Dunning Fee) | Khoản phí cố định cộng vào thư nhắc nợ |
| Lãi suất năm (%) (Rate of Interest (%) Yearly) | Lãi suất theo năm dùng để tính tiền lãi |
| Thư nhắc nợ (Dunning Letter) | Nội dung thư và lời kết theo từng ngôn ngữ |
| Tài khoản doanh thu (Income Account) | Tài khoản ghi Có khi khách trả phí và tiền lãi |
| Trung tâm chi phí (Cost Center) | Trung tâm chi phí dùng khi hạch toán phí và tiền lãi |
Tạo nhắc nợ
Từ hóa đơn bán hàng quá hạn
- Mở hóa đơn bán hàng quá hạn.
- Chọn Tạo > Nhắc nợ (Create > Dunning).
- Kiểm tra các dòng lịch thanh toán quá hạn đã được lấy vào chứng từ.
- Chọn Loại nhắc nợ (Dunning Type), hoặc tự nhập phí, tiền lãi và nội dung thư.
- Lưu và Gửi.
Từ danh sách nhắc nợ
- Mở danh sách nhắc nợ và chọn Thêm Dunning (Add Dunning).
- Chọn khách hàng.
- Chọn Lấy các khoản quá hạn (Fetch Overdue Payments).
- Chọn các dòng quá hạn rồi bấm Lấy dữ liệu (Get Items).
- Điền nốt thông tin thư nhắc nợ, rồi Lưu và Gửi.
Chứng từ nhắc nợ phải đúng với số tiền bạn định thu. Trước khi Gửi, kiểm tra các dòng hóa đơn, tiền lãi, phí, tổng số còn nợ, tài khoản doanh thu và trung tâm chi phí.
Ghi nhận khoản thanh toán
Khi khách trả hóa đơn cùng tiền lãi và phí:
- Mở chứng từ nhắc nợ đã Gửi.
- Chọn Tạo > Thanh toán (Create > Payment).
- Kiểm tra các hóa đơn được tham chiếu và số tiền thu thêm.
- Gửi phiếu thu.
ERPNext ghi nhận tiền lãi và phí qua phần khấu trừ hoặc lỗ (deductions or loss) của phiếu thu, và chuyển chứng từ nhắc nợ sang Đã xử lý khi đã nhận đủ tiền.
Trạng thái
| Trạng thái | Ý nghĩa |
|---|---|
| Nháp (Draft) | Thư nhắc nợ chưa được Gửi |
| Chưa xử lý (Unresolved) | Đã Gửi nhưng chưa nhận được khoản thanh toán yêu cầu |
| Đã xử lý (Resolved) | Đã thu đủ số còn nợ, tiền lãi và phí |
| Đã hủy (Cancelled) | Chứng từ nhắc nợ đã Gửi bị Hủy |
Xử lý sự cố
Không thấy nút Tạo nhắc nợ
Kiểm tra hóa đơn bán hàng đã Gửi, còn số còn nợ và đã quá ngày đến hạn.
Tiền lãi hoặc phí bị hạch toán sai tài khoản
Trước khi tạo phiếu thu, kiểm tra tài khoản doanh thu và trung tâm chi phí trên cả loại nhắc nợ lẫn chứng từ nhắc nợ.
Chứng từ nhắc nợ vẫn ở trạng thái Chưa xử lý
Mở phiếu thu được liên kết, kiểm tra phiếu đã Gửi và đã thu đủ tiền hóa đơn, tiền lãi và phí được tham chiếu.