Chu kỳ bán hàng tác động lên sổ cái thế nào
Tài liệu ERPNext tiếng Việt: Chu kỳ bán hàng tác động lên sổ cái thế nào
Chu kỳ bán hàng bắt đầu bằng một cam kết thương mại và kết thúc khi khách hàng trả tiền. Không phải chứng từ nào cũng tạo bút toán kế toán.
Đơn bán hàng (Sales Order) ghi lại thứ bạn đã đồng ý bán. Phiếu xuất kho (Delivery Note), Hóa đơn bán hàng (Sales Invoice) và Phiếu thu (Payment Entry) ghi lại các sự kiện tài chính diễn ra sau đó.
Các ví dụ dưới đây dùng tên tài khoản phổ biến và bỏ qua thuế để dễ theo dõi. Tên tài khoản của bạn có thể khác. ERPNext ghi sổ vào các tài khoản đã cấu hình cho công ty, mặt hàng, nhóm mặt hàng, kho và giao dịch.
Khi nào sổ cái thay đổi
ERPNext tạo bút toán sổ cái khi một giao dịch kế toán hoặc kho được Gửi. Lưu Nháp không ảnh hưởng đến sổ cái.
| Chứng từ | Tác động thường gặp lên sổ cái | Ý nghĩa |
|---|---|---|
| Đơn bán hàng | Không có bút toán sổ cái | Cam kết cung cấp hàng hóa, dịch vụ theo số lượng và giá đã thỏa thuận. |
| Phiếu xuất kho cho mặt hàng tồn kho | Nợ Giá vốn hàng bán; Có Hàng tồn kho (Stock In Hand) | Hàng đã rời công ty, giá trị tồn kho của nó chuyển thành chi phí. |
| Hóa đơn bán hàng | Nợ Phải thu khách hàng; Có Doanh thu bán hàng. Có thêm Thuế phải nộp khi có thuế. | Doanh thu được ghi nhận, khách hàng nợ số tiền trên hóa đơn. |
| Phiếu thu (loại Nhận tiền) | Nợ Ngân hàng hoặc Tiền mặt; Có Phải thu khách hàng | Đã nhận tiền, số còn nợ của khách hàng giảm. |
Nợ và Có là hai mặt của cùng một sự kiện. Ví dụ: nhận tiền khách trả làm tăng tiền gửi ngân hàng, nên ghi Nợ Ngân hàng. Đồng thời công nợ phải thu của khách giảm, nên ghi Có Phải thu khách hàng.
Ví dụ 1: Công ty sản xuất bán thành phẩm
Một nhà sản xuất bán hai chiếc điện thoại thành phẩm cho Cedar Commerce, giá $699 mỗi chiếc, tổng giá bán $1.398. ERPNext định giá hai thành phẩm này là $866,76. Chi phí sản xuất đã được tập hợp vào hàng tồn kho trước khi chu kỳ bán hàng này bắt đầu.
1. Gửi đơn bán hàng
Đơn bán hàng đã Gửi ghi nhận việc khách đặt hai chiếc điện thoại. Nó ghi lại cam kết thương mại, nhưng không ghi nhận doanh thu, không giảm tồn kho và không tạo công nợ phải thu.
Tác động lên sổ cái: Không có.
2. Gửi phiếu xuất kho
Phiếu xuất kho xác nhận thành phẩm đã rời kho. ERPNext ghi giảm giá trị tồn kho hiện tại của hàng đó và ghi nhận giá trị này là giá vốn của lần bán.
| Tài khoản | Nợ | Có | Giải thích |
|---|---|---|---|
| Giá vốn hàng bán | $866,76 | Giá trị hàng tồn kho chuyển thành chi phí. | |
| Hàng tồn kho (Stock In Hand) | $866,76 | Giá trị hàng tồn kho công ty đang giữ giảm xuống. |
Số ghi Nợ lấy theo giá trị tồn kho, không theo giá bán cho khách. Vì vậy phiếu xuất kho ghi $866,76, dù khách sẽ được xuất hóa đơn $1.398.
3. Gửi hóa đơn bán hàng
Hóa đơn bán hàng ghi nhận doanh thu và tạo khoản khách hàng phải trả.
| Tài khoản | Nợ | Có | Giải thích |
|---|---|---|---|
| Phải thu khách hàng (Debtors) | $1.398,00 | Khách hàng đang nợ công ty. | |
| Doanh thu bán hàng (Sales) | $1.398,00 | Ghi nhận doanh thu của lần bán. |
Nếu bỏ qua thuế và các chi phí khác, lãi gộp từ hai sự kiện này là $531,24: doanh thu $1.398,00 trừ giá vốn $866,76.
4. Nhận tiền khách trả
Khi khách trả đủ tiền hóa đơn, Gửi một phiếu thu loại Nhận tiền (Receive) và phân bổ vào hóa đơn bán hàng.
| Tài khoản | Nợ | Có | Giải thích |
|---|---|---|---|
| Ngân hàng | $1.398,00 | Tiền nhận về làm tăng số dư ngân hàng. | |
| Phải thu khách hàng (Debtors) | $1.398,00 | Khoản khách nợ được tất toán. |
Phiếu thu không ghi nhận doanh thu thêm lần nữa, vì hóa đơn bán hàng đã ghi rồi. Phiếu thu chỉ chuyển số dư từ Phải thu khách hàng sang Ngân hàng.
Ví dụ 2: Công ty dịch vụ
Một công ty dịch vụ nhận thực hiện 20 buổi cài đặt thiết bị cho Bluewave Systems, giá $150 mỗi buổi. Tổng giá trị hợp đồng là $3.000.
Dịch vụ thường không làm thay đổi tồn kho, nên quy trình có thể đi thẳng từ đơn bán hàng sang hóa đơn bán hàng và phiếu thu. Không cần phiếu xuất kho, trừ khi công ty dùng nó để xác nhận về mặt vận hành rằng dịch vụ đã được cung cấp.
1. Gửi đơn bán hàng
Đơn bán hàng ghi phạm vi công việc, số lượng, đơn giá và ngày thực hiện đã thỏa thuận. Nó không tạo doanh thu hay công nợ phải thu.
Tác động lên sổ cái: Không có.
2. Gửi hóa đơn bán hàng
Làm xong phần việc đã thỏa thuận thì Gửi hóa đơn bán hàng. Vì mặt hàng là dịch vụ không quản lý tồn kho, hóa đơn này không tạo bút toán Hàng tồn kho hay Giá vốn hàng bán.
| Tài khoản | Nợ | Có | Giải thích |
|---|---|---|---|
| Phải thu khách hàng (Debtors) | $3.000,00 | Khách hàng nợ phí dịch vụ đã xuất hóa đơn. | |
| Doanh thu bán hàng hoặc Doanh thu dịch vụ | $3.000,00 | Ghi nhận doanh thu dịch vụ. |
Chi phí nhân viên, tiền thuê nhà thầu, công tác phí và các chi phí thực hiện dịch vụ khác được ghi qua quy trình riêng của chúng: lương, chi phí, mua hàng hoặc bút toán tổng hợp. Chúng không tự động vào Giá vốn hàng bán chỉ vì bạn Gửi hóa đơn bán dịch vụ.
3. Nhận tiền khách trả
Phiếu thu có tác động cơ bản giống như khi bán hàng hóa.
| Tài khoản | Nợ | Có | Giải thích |
|---|---|---|---|
| Ngân hàng | $3.000,00 | Số dư ngân hàng của công ty tăng. | |
| Phải thu khách hàng (Debtors) | $3.000,00 | Khoản khách nợ được tất toán. |
So sánh hai quy trình
| Giai đoạn | Sản xuất hoặc hàng tồn kho | Dịch vụ |
|---|---|---|
| Đơn bán hàng | Không ảnh hưởng sổ cái | Không ảnh hưởng sổ cái |
| Giao hàng | Phiếu xuất kho ghi giảm Hàng tồn kho và ghi Nợ Giá vốn hàng bán | Thường không có phiếu xuất kho hay bút toán kho |
| Hóa đơn | Nợ Phải thu khách hàng, Có Doanh thu bán hàng | Nợ Phải thu khách hàng, Có Doanh thu bán hàng hoặc Doanh thu dịch vụ |
| Thanh toán | Nợ Ngân hàng, Có Phải thu khách hàng | Nợ Ngân hàng, Có Phải thu khách hàng |
Nếu Gửi hóa đơn bán hàng cho mặt hàng tồn kho với Cập nhật kho (Update Stock) được bật, ERPNext gộp tác động kho của phiếu xuất kho với tác động doanh thu và công nợ của hóa đơn. Cách này hợp lệ, nhưng dấu vết kiểm toán sẽ thiếu một chứng từ giao hàng riêng.
Nếu lập thẳng hóa đơn bán hàng mà không có đơn bán hàng, hóa đơn vẫn tạo đúng các bút toán sổ cái như trên. Thứ bị mất là cam kết thương mại trước đó, việc theo dõi đơn hàng và liên kết giữa số lượng đã đặt với số lượng đã xuất hóa đơn.
Câu hỏi thường gặp
Không. Đơn bán hàng là cam kết thương mại. Nó có thể ảnh hưởng đến các báo cáo đặt hàng, giao hàng, giữ hàng và xuất hóa đơn, nhưng không tạo bút toán Nợ hay Có.
Giá vốn hàng bán lấy theo giá trị tồn kho của mặt hàng. Doanh thu lấy theo giá tính cho khách. Phần chênh lệch tạo nên lãi gộp.
Phải thu khách hàng được ghi Nợ theo tổng tiền hóa đơn. Doanh thu bán hàng được ghi Có theo doanh thu chưa thuế. Tài khoản thuế phải nộp tương ứng được ghi Có số thuế thu của khách.
Được, nếu muốn có một chứng từ vận hành riêng xác nhận dịch vụ đã được cung cấp. Phiếu xuất kho cho dịch vụ không quản lý tồn kho không làm giảm Hàng tồn kho. Nhiều công ty dịch vụ lập hóa đơn thẳng từ đơn bán hàng.