Công cụ chuyển dữ liệu QuickBooks (đã ngừng hỗ trợ)

Đã ngừng hỗ trợ

Công cụ QuickBooks Migrator có sẵn trong ERPNext không còn trong các bản phát hành hiện tại. Công cụ đã bị gỡ khỏi nhánh develop của ERPNext ngày 17/01/2025 qua PR #45240. Hướng dẫn bên dưới chỉ áp dụng cho các phiên bản ERPNext cũ còn công cụ này, không dùng cho việc chuyển dữ liệu hiện nay.

Để chuyển dữ liệu từ QuickBooks hiện nay: xuất dữ liệu cần thiết từ QuickBooks, làm sạch và ánh xạ, rồi dùng Nhập dữ liệu cho danh mục, Công cụ nhập hệ thống tài khoản, Công cụ tạo hóa đơn đầu kỳ, Kiểm kê kho và bút toán tổng hợp đầu kỳ. Lập kế hoạch và kiểm tra theo Tổng quan chuyển dữ liệu kế toán.

Hướng dẫn cho phiên bản ERPNext cũCopy Anchor Link

Thiết lập QuickBooks MigratorCopy Anchor Link

Tạo ứng dụng QuickBooks OnlineCopy Anchor Link

1. Từ thanh tìm kiếm (Awesome Bar), mở DocType QuickBooks Migrator.
2. Vào cổng nhà phát triển Intuit.
3. Đăng nhập bằng tài khoản có sẵn hoặc đăng ký mới.
4. Vào trang My Apps.
5. Bấm Select APIs.
6. Trong mục QuickBooks API, chọn Accounting.
7. Bấm Create App. Bạn sẽ được chuyển tới trang tổng quan (Dashboard) của ứng dụng.
8. Mở tab Keys.
9. Vào mục Production Keys và hoàn tất các yêu cầu tại đây.
10. Trên QuickBooks Migrator, ERPNext tạo sẵn một Redirect URL. Thêm URL này vào danh sách Redirect URIs của ứng dụng Intuit (trong mục Production Keys), rồi bấm lưu. Redirect URL phải bắt đầu bằng https.
11. Từ mục Production Keys, sao chép Client ID và Client Secret sang QuickBooks Migrator.
12. Lưu QuickBooks Migrator.

Kết nối với QuickBooks Online APICopy Anchor Link

1. Bấm Kết nối QuickBooks (Connect to QuickBooks).
2. Trình duyệt mở một tab mới và yêu cầu đăng nhập.
3. Nếu có nhiều công ty, chọn công ty cần chuyển dữ liệu.
4. Bấm Connect.
5. Khi xác thực thành công, tab tự đóng.
6. Trạng thái chuyển thành Đã kết nối QuickBooks (Connected to QuickBooks).
7. Trên QuickBooks Migrator, chọn Công ty (Company) sẽ nhận dữ liệu.
8. Lưu QuickBooks Migrator.

Chuyển dữ liệuCopy Anchor Link

1. Bấm Lấy dữ liệu (Fetch Data).
2. Trạng thái chuyển từ Đã kết nối QuickBooks sang Đang xử lý (In Progress).
3. Các thanh tiến trình cho biết tình hình chuyển dữ liệu.
4. Việc này mất vài phút, tùy lượng dữ liệu.
5. Khi xong, trạng thái chuyển thành Hoàn tất (Complete) hoặc Thất bại (Failed).

Khi bấm Lấy dữ liệu, điều gì xảy ra?Copy Anchor Link

Tài khoảnCopy Anchor Link

Hệ thống tài khoản có sẵnCopy Anchor Link

Khi tạo công ty, ERPNext đã tạo sẵn một hệ thống tài khoản cho công ty đó. Các tài khoản này được giữ nguyên.

Đặt tên tài khoảnCopy Anchor Link

Để không trùng tên với tài khoản có sẵn, mọi tài khoản từ QuickBooks được thêm hậu tố "- QB".

Ví dụ: Job Expense thành Job Expense - QB.

Lưu ý: ERPNext còn thêm tên viết tắt của công ty vào tên tài khoản. Vì vậy Job Expense sẽ thành Job Expense - QB - AZ (giả sử AZ là tên viết tắt của công ty).

Tài khoản gốcCopy Anchor Link

Năm tài khoản gốc Asset, Equity, Expense, Liability, Income được tạo ra. Mọi tài khoản khác (tùy loại) trở thành tài khoản con của chúng.

Tài khoản tổng hợpCopy Anchor Link

QuickBooks cho phép ghi giao dịch vào tài khoản tổng hợp, còn ERPNext thì không. Để xử lý, mỗi tài khoản tổng hợp được tạo thêm một tài khoản con, tên có dấu gạch nối.

Trùng tênCopy Anchor Link

QuickBooks cho phép nhiều tài khoản cùng tên, còn ERPNext thì không. Để xử lý, mỗi tài khoản trùng tên được đặt một tên có dấu gạch nối.

Mặt hàngCopy Anchor Link

Đặt tênCopy Anchor Link

Tên mọi mặt hàng được thêm tên viết tắt của công ty.

Ví dụ: Pen thành Pen - AZ (giả sử AZ là tên viết tắt của công ty).

Đơn vị tínhCopy Anchor Link

Mọi mặt hàng được gán đơn vị tính mặc định là Unit.

Số lượng lẻCopy Anchor Link

Đơn vị Unit được phép có số lượng lẻ (thập phân).

Tồn khoCopy Anchor Link

Dù trên QuickBooks mặt hàng là hàng tồn kho (Inventory) hay không (Non-Inventory), mọi thông tin về tồn kho đều không được chuyển sang.

Khách hàng và nhà cung cấpCopy Anchor Link

Đặt tênCopy Anchor Link

Tên mọi khách hàng và nhà cung cấp được thêm tên viết tắt của công ty.

Ví dụ: Pen thành Pen - AZ (giả sử AZ là tên viết tắt của công ty).

Hóa đơn bán (Invoice)Copy Anchor Link

Các loạiCopy Anchor Link

QuickBooks có bốn loại giao dịch hóa đơn bán, tất cả đều được lưu thành hóa đơn bán hàng:

• Invoice tương ứng với hóa đơn bán hàng.
• Sales Receipt tương ứng với hóa đơn bán hàng POS.
• Credit Memo tương ứng với hóa đơn bán hàng trả lại (Credit Note).
• Refund Receipt tương ứng với hóa đơn bán hàng POS trả lại.

Chiết khấu và phụ thu giá (Markup)Copy Anchor Link

QuickBooks dùng tài khoản riêng cho cả phụ thu giá và chiết khấu. ERPNext không hạch toán chi phí chiết khấu và phụ thu giá theo cách này. Thay vào đó, phần chênh lệch được phản ánh vào tài khoản doanh thu của từng mặt hàng.

Phí vận chuyểnCopy Anchor Link

Hóa đơn có phí vận chuyển sẽ được thêm một mặt hàng tên Shipping vào bảng mặt hàng.

Làm trònCopy Anchor Link

ERPNext làm tròn khác QuickBooks. Vì vậy, với hóa đơn có thuế và dùng loại tiền khác đồng tiền hạch toán, tổng cộng của hóa đơn bán hàng có thể khác tổng trên hóa đơn QuickBooks.

Trường hợp đặc biệtCopy Anchor Link

Nếu hóa đơn QuickBooks liên kết với một Delayed Charge hoặc Statement Charge, ERPNext tạo một bút toán tổng hợp (Journal Entry) tương ứng cho hóa đơn đó.

Hóa đơn mua (Bill)Copy Anchor Link

Các loạiCopy Anchor Link

QuickBooks có hai loại giao dịch hóa đơn mua, cả hai đều được lưu thành hóa đơn mua hàng:

• Bill tương ứng với hóa đơn mua hàng.
• Supplier Credit tương ứng với hóa đơn mua hàng trả lại (Debit Note).

Giao dịch khácCopy Anchor Link

Các giao dịch sau được lưu thành bút toán tổng hợp:

• Advance Payment (thanh toán ứng trước)
• Bill Payment (thanh toán hóa đơn mua)
• Cheque (séc)
• Credit Card Credit (hoàn tiền thẻ tín dụng)
• Expense (chi phí)
• Inventory Qty Adjustment (điều chỉnh số lượng tồn kho)
• Journal Entry (bút toán)
• Payment (thu tiền)
• Tax Payment (nộp thuế)

ThuếCopy Anchor Link

Mỗi thuế suất (Tax Rate) trên QuickBooks được tạo thành một tài khoản trên ERPNext.

Trường tùy chỉnhCopy Anchor Link

QuickBooks Migrator thêm các trường tùy chỉnh sau:

• Trường Công ty (Company) trên:
  • Khách hàng
  • Mặt hàng
  • Nhà cung cấp
• Trường QuickBooks ID trên:
  • Khách hàng
  • Mặt hàng
  • Bút toán tổng hợp
  • Hóa đơn mua hàng
  • Hóa đơn bán hàng
  • Nhà cung cấp