Chuẩn bị và ánh xạ dữ liệu kế toán cũ
Tài liệu ERPNext tiếng Việt: Chuẩn bị và ánh xạ dữ liệu kế toán cũ
Dữ liệu xuất từ phần mềm kế toán cũ hiếm khi khớp ngay với ERPNext. Chuẩn bị và ánh xạ là làm sạch bản xuất đó, rồi chuyển khách hàng, nhà cung cấp, tài khoản, mã thuế, loại tiền và mã định danh thành những giá trị ERPNext nhập được an toàn.
Ví dụ: dữ liệu của Nova Industries có thể có ba cách viết tên cho cùng một khách hàng, các tài khoản không còn dùng, ngày tháng lẫn lộn nhiều định dạng và những nhãn thuế không có trong hệ thống tài khoản mới. Xử lý các khác biệt này trước khi nhập giúp tránh bản ghi trùng, và kiểm tra dễ hơn nhiều so với sửa chứng từ đã Gửi sau này.
Chốt bản xuất gốc
Tạo một thư mục chuyển dữ liệu có ghi ngày, lưu trong đó:
- bản xuất gốc chưa sửa;
- các tệp làm việc đã làm sạch;
- các tệp nhập đã duyệt;
- kết quả nhập trên ERPNext;
- các tệp đối chiếu;
- bằng chứng phê duyệt.
Không bao giờ ghi đè lên bản xuất gốc. Ghi lại hệ thống nguồn, tên báo cáo, bộ lọc, công ty, loại tiền, kỳ, thời điểm xuất và người thực hiện.
Làm sạch dữ liệu nguồn
Chuẩn hóa:
- tên, chữ hoa chữ thường và khoảng trắng;
- ngày tháng theo định dạng
YYYY-MM-DD; - dấu thập phân và dấu phân cách hàng nghìn;
- mã loại tiền;
- mã số thuế;
- mã quốc gia, tỉnh/bang và mã bưu chính;
- đơn vị tính;
- ô trống và giá trị 0;
- dấu âm/dương của số ghi Nợ và ghi Có.
Chỉ xóa đối tượng bị trùng sau khi đã quyết định giữ bản ghi nào và gộp số dư ra sao.
Lập bảng ánh xạ
Lập một bảng ánh xạ cũ sang mới đã được duyệt cho mọi trường cần kiểm soát.
| Giá trị cũ | Giá trị trên ERPNext | Xử lý |
|---|---|---|
| Sales - Devices | Product Sales - NET | Ánh xạ |
| Admin East | Corporate Sales - NET | Ánh xạ |
| Cust-00482 | Northstar Retail | Gộp và ánh xạ |
| WH-A | Main Warehouse - NET | Ánh xạ |
| USD | USD | Giữ nguyên |
Đừng dùng công thức bảng tính lặng lẽ trả về ô trống khi thiếu ánh xạ. Thêm một cột kiểm tra, đánh dấu lỗi mọi giá trị chưa được ánh xạ.
Ánh xạ hệ thống tài khoản
Với mỗi tài khoản cũ, ghi lại:
- tài khoản tương ứng trên ERPNext;
- tài khoản tổng hợp cha;
- loại gốc (Root Type);
- tài khoản tổng hợp hay chi tiết;
- loại tài khoản (Account Type);
- loại tiền của tài khoản;
- có phải tài khoản kiểm soát (như phải thu, phải trả) không;
- cách nhập số dư đầu kỳ;
- có vô hiệu hóa sau khi chuyển xong không.
Chỉ ánh xạ tài khoản đã ngừng dùng sang một tài khoản đang dùng khi bộ phận tài chính đồng ý. Giữ riêng các tài khoản thuế, ngân hàng, phải thu, phải trả, hàng tồn kho, tài sản cố định, khấu hao và vốn chủ sở hữu nếu báo cáo cần.
Chuẩn bị hóa đơn còn nợ
Mỗi hóa đơn hoặc hóa đơn trả lại còn mở là một dòng, gồm:
- đối tượng;
- số hóa đơn;
- ngày hạch toán;
- ngày đến hạn;
- loại tiền của hóa đơn;
- tỷ giá;
- tổng tiền ban đầu;
- số còn nợ;
- tài khoản phải thu hoặc phải trả;
- trung tâm chi phí nếu cần;
- số tham chiếu bên hệ thống cũ.
Không nhập hóa đơn đã thanh toán xong qua Công cụ tạo hóa đơn đầu kỳ.
Chuẩn bị bảng cân đối số phát sinh đầu kỳ
Bắt đầu từ bảng cân đối số phát sinh cuối cùng, sau mọi điều chỉnh trên hệ thống cũ. Thêm các cột:
- tài khoản và số dư cũ;
- tài khoản trên ERPNext;
- Nợ;
- Có;
- cách nhập;
- số chứng từ tham chiếu;
- số đã nhập;
- chênh lệch;
- ghi chú của người kiểm tra.
Xếp mỗi dòng vào một nhóm: Hóa đơn, Thanh toán/Ứng trước, Ngân hàng/Tiền mặt, Tồn kho, Tài sản hoặc Bút toán tổng hợp cho phần còn lại. Mỗi số dư nguồn chỉ được nằm trong một nhóm.
Chuẩn bị tồn kho và tài sản
Với tồn kho: mặt hàng, kho, số lượng, đơn giá tính giá trị tồn kho (Valuation Rate) và tổng giá trị. Đối chiếu riêng số lượng và giá trị.
Với tài sản: nhóm tài sản, tên tài sản, ngày mua, ngày sẵn sàng sử dụng, nguyên giá, khấu hao lũy kế, giá trị còn lại, thời gian sử dụng, số kỳ khấu hao còn lại, vị trí, người giữ tài sản và sổ tài chính.
Kiểm tra trước khi nhập
- mọi bản ghi cha bắt buộc đều đã có;
- mọi giá trị liên kết dùng đúng tên trên ERPNext;
- ngày tháng nằm trong một năm tài chính hợp lệ;
- tổng Nợ bằng tổng Có;
- tổng hóa đơn còn nợ khớp với báo cáo tuổi nợ;
- số lượng tồn kho nhân đơn giá giải thích được tổng giá trị;
- nguyên giá trừ khấu hao lũy kế bằng giá trị còn lại;
- không tài khoản nào được gán cho hai cách nhập;
- số tiền ngoại tệ khớp ở cả hai loại tiền.