Tổng quan chuyển dữ liệu kế toán
Tài liệu ERPNext tiếng Việt: Tổng quan chuyển dữ liệu kế toán
Chuyển dữ liệu kế toán không phải là dựng lại mọi màn hình và mọi giao dịch của hệ thống cũ. Đó là một cuộc bàn giao có kiểm soát: chọn ngày chuyển đổi, mang sang những thông tin cần để tiếp tục hoạt động, chứng minh số dư đầu kỳ là đúng, rồi bắt đầu ghi giao dịch mới trên ERPNext.
Ví dụ: Nova Industries có bảy năm hóa đơn trên hệ thống cũ. Để bắt đầu, họ chỉ cần danh mục đang dùng, hóa đơn chưa thanh toán, các khoản thanh toán chưa phân bổ, tồn kho, tài sản, số dư ngân hàng và số dư sổ cái đã kiểm tra. Hệ thống cũ vẫn có thể giữ lại để xem báo cáo lịch sử cho đến khi không còn cần nữa.
Trình tự khuyến nghị: xác định phạm vi; xuất, làm sạch và ánh xạ dữ liệu; nhập danh mục; nhập giao dịch và số dư đầu kỳ; cuối cùng kiểm tra và sửa kết quả trước khi người dùng bắt đầu hạch toán bình thường.
Quy trình chuyển dữ liệu
Chạy thử ít nhất một lần trước khi chuyển đổi chính thức. Việc chuyển dữ liệu chỉ xong khi kết quả đã được kiểm tra và người phụ trách tài chính đã phê duyệt.
1. Chọn dữ liệu cần chuyển
Trước hết, chọn ngày chuyển đổi. Đầu năm tài chính là thuận tiện nhất, nhưng đầu một tháng cũng được nếu không thể chờ. Khóa sổ và đối chiếu hệ thống cũ đến hết ngày trước ngày chuyển đổi. Từ ngày chuyển đổi trở đi, mọi giao dịch mới đều nhập vào ERPNext.
Với đa số công ty, phạm vi nên chuyển gồm:
- khách hàng, nhà cung cấp, mặt hàng, kho, tài khoản, trung tâm chi phí, mẫu thuế và các danh mục khác còn dùng sau ngày chuyển đổi;
- hóa đơn bán hàng và hóa đơn mua hàng chưa thanh toán;
- các khoản thanh toán chưa phân bổ và tiền ứng trước;
- số dư ngân hàng và tiền mặt;
- số lượng và giá trị tồn kho theo mặt hàng và kho;
- tài sản cố định kèm khấu hao lũy kế;
- các số dư tài sản, nợ phải trả và vốn chủ sở hữu còn lại;
- số dư doanh thu và chi phí lũy kế từ đầu năm, chỉ khi bạn bắt đầu giữa năm tài chính và cần báo cáo cả năm hiện tại trên ERPNext.
Để lại trên hệ thống cũ các hóa đơn đã tất toán, khoản thanh toán đã cấn trừ xong, báo giá cũ, đơn hàng đã hoàn tất và lịch sử bút toán chi tiết, trừ khi có lý do pháp lý hoặc vận hành để chuyển.
Khi phân vân, hãy hỏi: Sau ngày chuyển đổi, có ai cần bản ghi này để làm việc trên ERPNext không? Nếu không, giữ nó trên hệ thống cũ hoặc trong một bản xuất được bảo vệ, đừng nhập vào.
2. Xuất và lưu giữ dữ liệu nguồn
Làm xong các bước kiểm tra cuối tháng hoặc cuối năm như thường lệ trên hệ thống cũ rồi mới xuất dữ liệu. Khi bắt đầu lần xuất cuối cùng, không cho người dùng sửa giao dịch có ngày trước ngày chuyển đổi nữa.
Giữ lại các báo cáo nguồn sau:
| Báo cáo nguồn | Dùng để |
|---|---|
| Bảng cân đối số phát sinh | Chứng minh sổ cái đầu kỳ trên ERPNext khớp với hệ thống cũ. |
| Bảng cân đối kế toán và Báo cáo kết quả kinh doanh | Xác nhận số tổng trên báo cáo tài chính và cách phân loại tài khoản. |
| Tuổi nợ khách hàng theo từng hóa đơn | Có từng hóa đơn bán hàng chưa thu, ngày đến hạn, loại tiền và số còn nợ. |
| Tuổi nợ nhà cung cấp theo từng hóa đơn | Có từng hóa đơn mua hàng chưa trả và số còn nợ. |
| Đối chiếu ngân hàng và sao kê | Xác nhận số dư sổ ngân hàng, số dư sao kê và các giao dịch ngân hàng chưa ghi nhận. |
| Báo cáo tồn kho theo mặt hàng và kho | Có số lượng và giá trị tồn kho đầu kỳ. |
| Sổ tài sản cố định | Có nguyên giá, ngày ghi nhận, khấu hao lũy kế và thời gian sử dụng còn lại. |
| Tiền ứng trước và khoản thanh toán chưa phân bổ | Xác định tiền đã thu hoặc đã chi nhưng chưa cấn trừ vào hóa đơn nào. |
| Bảng kê thuế, khoản vay, chi phí dồn tích và chi phí trả trước | Giải thích những số dư mà chỉ nhìn bảng cân đối số phát sinh thì không hiểu được. |
Lưu các báo cáo cuối cùng thành bảng tính hoặc PDF được bảo vệ. Ghi lại chính xác thời điểm xuất, ngày chuyển đổi, công ty, loại tiền và bộ lọc đã dùng. Đây là bằng chứng của việc chuyển dữ liệu, và là chỗ dựa khi có số tổng không khớp.
3. Làm sạch và ánh xạ dữ liệu
Làm sạch và ánh xạ là biến dữ liệu xuất từ hệ thống cũ thành dạng ERPNext nhập được.
Không sửa trên bản xuất gốc duy nhất. Giữ nguyên bản gốc, tạo một bản sao để làm việc. Trên bản sao:
- Xóa các bản ghi không còn dùng mà bạn đã quyết định không chuyển.
- Xóa khách hàng, nhà cung cấp, mặt hàng và tài khoản bị trùng.
- Chuẩn hóa tên, ngày tháng, mã quốc gia, loại tiền, đơn vị tính và mã số thuế.
- Chốt tên hoặc mã trên ERPNext cho từng bản ghi cũ.
- Ánh xạ mỗi tài khoản cũ sang một tài khoản trên ERPNext.
- Ánh xạ khách hàng, nhà cung cấp, mặt hàng, kho, trung tâm chi phí và loại tiền sang tên trên ERPNext.
- Tách riêng hóa đơn còn nợ, tiền ứng trước, tồn kho, tài sản, số dư ngân hàng và các số dư sổ cái còn lại, vì mỗi loại nhập bằng một cách khác nhau.
- So số tổng sau khi làm sạch với các báo cáo nguồn chưa sửa.
Lập một bảng ánh xạ đơn giản với các cột như Legacy Type, Legacy ID, Legacy Name, ERPNext Type, ERPNext Name, Action và Notes. Cột Action dùng các giá trị như Nhập (Import), Gộp (Merge), Đổi tên (Rename) và Không chuyển (Do not migrate). Nhờ vậy, khi tên cũ không khớp với ERPNext, cả nhóm có một câu trả lời đã được duyệt.
4. Thiết lập ERPNext trước khi nhập
Tạo công ty và kiểm tra quốc gia, đồng tiền hạch toán, năm tài chính và các mặc định kế toán. Thiết lập hệ thống tài khoản, trung tâm chi phí, kho, đơn vị tính, tài khoản thuế và quy tắc đặt tên trước khi nhập các bản ghi phụ thuộc vào chúng.
Nhập danh mục theo thứ tự phụ thuộc. Thứ tự gợi ý:
- Hệ thống tài khoản và trung tâm chi phí
- Kho và đơn vị tính
- Nhóm mặt hàng, nhóm khách hàng, nhóm nhà cung cấp và khu vực (Territory)
- Khách hàng và nhà cung cấp
- Mặt hàng và giá mặt hàng (Item Price)
- Tài khoản ngân hàng, phương thức thanh toán, mẫu thuế và các danh mục còn lại
Nhập thử vài bản ghi trước. Mở chúng trên ERPNext, kiểm tra liên kết, giá trị mặc định, địa chỉ, loại tiền và tài khoản đều đúng rồi mới nhập cả tệp.
5. Chọn đúng công cụ nhập
Không phải bản ghi đầu kỳ nào cũng nhập cùng một cách, nên ERPNext có nhiều công cụ khác nhau.
| Công cụ | Dùng cho |
|---|---|
| Nhập dữ liệu (Data Import) | Nhập khách hàng, nhà cung cấp, mặt hàng, kho, trung tâm chi phí và các danh mục khác từ mẫu CSV hoặc Excel. Cũng dùng để cập nhật bản ghi đã có. |
| Công cụ nhập hệ thống tài khoản (Chart of Accounts Importer) | Nhập cây tài khoản riêng của bạn khi công ty chưa có giao dịch. |
| Công cụ tạo hóa đơn đầu kỳ (Opening Invoice Creation Tool) | Tạo hóa đơn bán hàng và hóa đơn mua hàng còn nợ mà không cần nhập lại chi tiết mặt hàng. |
| Số dư đầu kỳ (Opening Balance) | Nhập các số dư sổ cái đầu kỳ còn lại bằng bút toán đầu kỳ. |
| Kiểm kê kho (Stock Reconciliation) | Ghi số lượng và giá trị tồn kho đầu kỳ theo mặt hàng và kho. |
| Tài sản (Asset) | Tạo tài sản cố định đang có, kèm nguyên giá đầu kỳ và thông tin khấu hao. |
Nhập theo lô nhỏ và giữ lại mọi tệp nhập. Đánh số thứ tự rõ ràng cho từng tệp để biết bản nào đã chạy thử, bản nào đã sửa và bản nào được nhập chính thức.
Tránh ghi trùng
Hóa đơn đầu kỳ, phiếu kho, tài sản và khoản thanh toán đầu kỳ đều có thể tự tạo bút toán. Đừng nhập lại cùng giá trị đó trong bút toán tổng hợp đầu kỳ cuối cùng.
Ví dụ, bảng cân đối số phát sinh cũ có:
- 10.000 USD phải thu từ các hóa đơn bán hàng chưa thu;
- 2.000 USD khách đã trả nhưng chưa phân bổ;
- số dư phải thu thuần 8.000 USD.
Tạo 10.000 USD hóa đơn còn nợ bằng Công cụ tạo hóa đơn đầu kỳ, và nhập khoản thu 2.000 USD theo cách nhập thanh toán đầu kỳ đã được duyệt. Không thêm một dòng phải thu 8.000 USD nữa vào bút toán tổng hợp đầu kỳ, vì như vậy số dư bị tính hai lần.
Sau khi đã tạo hết các chứng từ đầu kỳ chuyên dụng, chỉ dùng bút toán tổng hợp đầu kỳ cho những số dư chưa được chứng từ nào khác tạo ra. Khi chuyển xong, tài khoản đầu kỳ tạm (Temporary Opening) phải về 0.
6. Kiểm tra và sửa sai
Đừng đánh giá bằng số lần nhập thành công. Hãy đánh giá bằng việc số liệu ERPNext có khớp với báo cáo nguồn đã duyệt hay không.
Kiểm tra theo thứ tự:
- So số lượng danh mục và hóa đơn còn nợ đã nhập.
- So tuổi nợ khách hàng và nhà cung cấp theo từng hóa đơn.
- So ngân hàng, tiền mặt, tồn kho, tài sản cố định, tiền ứng trước, số dư thuế, khoản vay và các bảng kê khác.
- Chạy bảng cân đối số phát sinh trên ERPNext tại ngày chuyển đổi và so từng tài khoản với bảng nguồn.
- So bảng cân đối kế toán và báo cáo kết quả kinh doanh.
- Xác nhận tài khoản đầu kỳ tạm và các tài khoản trung gian dùng khi chuyển dữ liệu không còn số dư nào không giải thích được.
- Thử các nghiệp vụ hằng ngày: tạo hóa đơn, nhận tiền, xuất kho, trả tiền nhà cung cấp và chạy báo cáo.
Nếu số tổng không khớp, đừng ghi một bút toán tổng hợp không rõ lý do để ép bảng cân đối số phát sinh khớp. Hãy tìm nguyên nhân. Nguyên nhân thường gặp: nhập trùng, ánh xạ sai tài khoản, thiếu hóa đơn, đảo ngược Nợ và Có, sai loại tiền hoặc tỷ giá, hoặc nhập số dư tài khoản công nợ sau khi đã tạo các hóa đơn chi tiết của nó.
Sửa bảng ánh xạ hoặc tệp nhập, hủy hoặc ghi đảo bản ghi sai bằng các chức năng thông thường của ERPNext, nhập lại dữ liệu đã sửa rồi kiểm tra lại. Giữ một nhật ký sửa sai ghi rõ vấn đề, nguyên nhân, cách xử lý, người phụ trách và bằng chứng.
7. Phê duyệt và đưa vào sử dụng
Trước khi chính thức sử dụng, lấy xác nhận bằng văn bản của người phụ trách tài chính rằng:
- bảng cân đối số phát sinh và báo cáo tài chính đã khớp;
- công nợ phải thu, phải trả khớp với bảng kê theo từng hóa đơn;
- số dư ngân hàng, tồn kho, tài sản, thuế và các số dư kiểm soát khác đã khớp;
- các bài thử nghiệp vụ đều đạt;
- các mục cần sửa đã xử lý xong hoặc được chấp nhận chính thức;
- bản xuất và bản sao lưu của hệ thống cũ được cất giữ an toàn;
- người dùng biết thời điểm chuyển đổi chính thức và nơi nhập giao dịch mới.
Sau khi duyệt, không sửa các bản ghi chuyển dữ liệu nữa, trừ khi qua quy trình sửa sai có kiểm soát. Để hệ thống cũ ở chế độ chỉ đọc để xem báo cáo lịch sử. Từ ngày chuyển đổi trở đi, ERPNext là nguồn số liệu chính thức cho mọi giao dịch.