Danh sách kiểm tra thiết lập kế toán
Tài liệu ERPNext tiếng Việt: Danh sách kiểm tra thiết lập kế toán
Thiết lập kế toán chỉ thực sự xong khi một nghiệp vụ thật được hạch toán vào đúng tài khoản mà không ai phải đoán. Cách an toàn nhất là thiết lập phần nền theo đúng thứ tự, rồi chạy thử một vòng nhỏ gồm bán hàng, mua hàng, thu chi tiền và xem báo cáo.
Ví dụ: Công ty Nova thiết lập năm tài chính và hệ thống tài khoản trước, sau đó mới thêm thuế, trung tâm chi phí, ngân hàng và phương thức thanh toán, điều khoản thanh toán và các tài khoản mặc định của công ty. Bước sau luôn dựa vào bước trước, nên kiểm tra ngay trong lúc làm sẽ dễ hơn nhiều so với sửa hàng loạt chứng từ đã Gửi.
Làm lần lượt từ mục 1 đến mục 7. Mỗi mục có đường dẫn đến trang hướng dẫn chi tiết.
1. Công ty và năm tài chính
- Tạo pháp nhân trong công ty.
- Kiểm tra tên viết tắt, quốc gia, đồng tiền hạch toán, mã số thuế và địa chỉ.
- Tạo và gán năm tài chính.
2. Hệ thống tài khoản và tài khoản mặc định
- Rà soát hệ thống tài khoản.
- Kiểm tra có đủ các tài khoản: phải thu, phải trả, tiền mặt, ngân hàng, doanh thu, chi phí, thuế, hàng tồn kho, tài sản cố định, xóa nợ, chênh lệch tỷ giá và làm tròn.
- Thiết lập tài khoản mặc định của công ty.
- Tạo các trung tâm chi phí cần dùng và các chiều phân tích kế toán (Accounting Dimensions) khác.
3. Thanh toán và ngân hàng
- Tạo ngân hàng (Bank) và tài khoản ngân hàng (Bank Account).
- Gắn mỗi tài khoản ngân hàng của công ty với một tài khoản kế toán.
- Thiết lập phương thức thanh toán.
- Chạy thử: một phiếu thu, một phiếu chi, nhập sao kê và đối chiếu ngân hàng.
4. Bán hàng, mua hàng và thuế
- Tạo điều khoản thanh toán và mẫu điều khoản thanh toán.
- Thiết lập mẫu thuế bán hàng và mua hàng.
- Thêm nhóm thuế, quy tắc thuế và mẫu thuế mặt hàng nếu cần.
- Kiểm tra thông tin mặc định trên khách hàng, nhà cung cấp, mặt hàng và nhóm mặt hàng.
5. Kiểm soát kế toán
- Rà soát cài đặt kế toán.
- Thiết lập vai trò, quy trình phê duyệt và quyền Gửi chứng từ.
- Quyết định cách khóa sổ và đóng kỳ kế toán.
- Thiết lập cách đặt số chứng từ (Naming Series) và mẫu in.
6. Dữ liệu đầu kỳ
- Chọn ngày chuyển sang hệ thống mới.
- Nhập khách hàng, nhà cung cấp, mặt hàng, tài sản cố định và các hóa đơn còn công nợ.
- Nhập số dư đầu kỳ của các tài khoản bằng công cụ nhập số dư đầu kỳ đã được duyệt.
- Đối chiếu phải thu, phải trả, ngân hàng, tồn kho, tài sản cố định, số dư thuế và vốn chủ sở hữu với hệ thống cũ.
7. Chạy thử trước khi dùng thật
Chạy trọn một kịch bản gồm bán hàng, mua hàng, thu chi tiền, chi phí, tài sản và trả hàng. Kiểm tra:
- bút toán Nợ, Có trong sổ cái;
- công nợ phải thu và phải trả;
- bảng cân đối số phát sinh;
- bảng cân đối kế toán và báo cáo kết quả kinh doanh;
- sổ kho và báo cáo tồn kho (nếu bật kê khai thường xuyên);
- báo cáo thuế;
- đối chiếu ngân hàng;
- chứng từ in ra và gửi qua email.
Ghi lại ai đã duyệt số dư đầu kỳ và kết quả chạy thử.