Mặc định kế toán công ty
Tài liệu ERPNext tiếng Việt: Mặc định kế toán công ty
Một giao dịch có thể đủ mọi thông tin kinh doanh nhưng vẫn hạch toán sai tài khoản nếu ERPNext không biết dùng giá trị mặc định nào. Mặc định kế toán công ty mang lại các lợi ích sau:
- Là tài khoản và trung tâm chi phí dự phòng, dùng khi mặt hàng, đối tượng, kho, phương thức thanh toán hoặc dòng giao dịch không cung cấp giá trị cụ thể hơn.
- Giảm công nhập tài khoản trong mỗi giao dịch.
- Tránh lỗi nhập liệu khi kế toán phải tự chọn tài khoản mỗi lần ghi sổ.
Ở Nova Industries, hóa đơn bán hàng thường ghi vào tài khoản phải thu khách hàng, hóa đơn mua hàng ghi vào tài khoản phải trả nhà cung cấp, còn tiền thu qua ngân hàng ghi vào tài khoản ngân hàng của công ty. Thiết lập các mặc định này một lần giúp bộ phận kế toán không phải chọn lại cùng một tài khoản. Nó cũng giảm khả năng hai người hạch toán hai giao dịch giống nhau theo hai cách khác nhau.
Mặc định không ghi đè mọi giao dịch. ERPNext dùng giá trị hợp lệ cụ thể nhất mà nó tìm thấy, sau cùng mới lấy từ hồ sơ công ty.
Trước khi bắt đầu
Tạo hệ thống tài khoản, năm tài chính và trung tâm chi phí cho công ty. Các tài khoản phải thuộc cùng một công ty.
Cấu hình tài khoản đối tượng mặc định
Mở Công ty (Company), chọn công ty, rồi vào tab Kế toán (Accounts).
| Trường | Dùng cho |
|---|---|
| Tài khoản phải thu mặc định (Default Receivable Account) | Công nợ khách hàng và hóa đơn bán hàng |
| Tài khoản phải trả mặc định (Default Payable Account) | Công nợ nhà cung cấp và hóa đơn mua hàng |
| Tài khoản tiền mặt mặc định (Default Cash Account) | Thu, chi bằng tiền mặt |
| Tài khoản ngân hàng mặc định (Default Bank Account) | Thu, chi qua ngân hàng khi không chọn tài khoản cụ thể hơn |
Tài khoản riêng khai báo trên khách hàng hoặc nhà cung cấp sẽ được ưu tiên hơn mặc định của công ty. Phương thức thanh toán cũng có thể cung cấp tài khoản thanh toán.
Cấu hình mặc định doanh thu, chi phí và trung tâm chi phí
Đặt tài khoản doanh thu, tài khoản chi phí và trung tâm chi phí thường dùng của công ty.
ERPNext thường lấy mặc định cho giao dịch từ nguồn cụ thể nhất hiện có. Giá trị trên mặt hàng, nhóm mặt hàng, kho, khách hàng, nhà cung cấp và chính giao dịch được ưu tiên hơn mặc định của công ty.
Cấu hình tài khoản điều chỉnh
Đặt các tài khoản dùng cho xóa nợ, chênh lệch tỷ giá và làm tròn.
| Trường | Cách dùng thường gặp |
|---|---|
| Tài khoản xóa nợ (Write Off Account) | Xóa các số dư lẻ còn lại khi thanh toán hoặc đối chiếu |
| Tài khoản lãi/lỗ chênh lệch tỷ giá (Exchange Gain/Loss Account) | Chênh lệch tỷ giá đã thực hiện |
| Tài khoản lãi/lỗ chênh lệch tỷ giá chưa thực hiện (Unrealized Exchange Gain/Loss Account) | Đánh giá lại số dư ngoại tệ chưa thanh toán |
| Tài khoản làm tròn (Round Off Account) | Chênh lệch nhỏ do số chữ số thập phân của tiền tệ |
| Trung tâm chi phí làm tròn (Round Off Cost Center) | Trung tâm chi phí dùng cho bút toán làm tròn |
Các mặc định kế toán khác của công ty
Nếu doanh nghiệp dùng các tính năng sau, hãy rà soát phần mặc định tương ứng:
- Doanh thu nhận trước / chi phí trả trước.
- Thanh toán tạm ứng.
- Đánh giá lại tỷ giá.
- Ngân sách.
- Tài sản cố định.
Không cần điền mọi trường chỉ vì nó có trên màn hình. Chỉ cấu hình một phần khi quy trình liên quan thực sự được sử dụng.
Kiểm tra thiết lập
Tạo bản nháp cho mỗi loại chứng từ: hóa đơn bán hàng, hóa đơn mua hàng, phiếu thu/chi (Payment Entry) và bút toán tổng hợp (Journal Entry). Kiểm tra tài khoản và trung tâm chi phí được lấy ra đúng như mong đợi. Chỉ gửi (Submit) những giao dịch thử có thể hủy an toàn.
Xử lý sự cố
Không thấy tài khoản trong danh sách chọn
Kiểm tra tài khoản đó là tài khoản chi tiết (không phải tài khoản tổng hợp), thuộc đúng công ty, không bị vô hiệu hóa và có loại gốc (Root Type) hoặc loại tài khoản (Account Type) phù hợp.
Hệ thống chọn một tài khoản khác
Kiểm tra mặt hàng, nhóm mặt hàng, đối tượng, kho, phương thức thanh toán và dòng giao dịch. Có thể một mặc định cụ thể hơn đang được ưu tiên.