Điều khoản thanh toán
Tài liệu ERPNext tiếng Việt: Điều khoản thanh toán
Một đơn bán hàng hay mua hàng không phải lúc nào cũng thanh toán một lần vào một ngày. Điều khoản thanh toán (Payment Terms) giúp ERPNext ghi rõ thỏa thuận thanh toán, gồm đặt cọc, trả nhiều đợt, thời hạn nợ và thanh toán theo mốc công việc.
Ví dụ: Công ty Nova thu 30% khi khách chốt đơn mua máy tính số lượng lớn, 70% còn lại trong vòng 30 ngày sau khi giao hàng. Ghi lịch này lên giao dịch giúp bộ phận bán hàng và kế toán cùng thấy một ngày đến hạn, và báo cáo công nợ phải thu, phải trả hiện đúng khoản nào đang quá hạn.
Tạo điều khoản thanh toán
Vào Trang chủ > Kế toán > Danh mục kế toán > Điều khoản thanh toán (Payment Term).
- Nhập tên dễ hiểu, ví dụ "Đặt cọc 30%".
- Ở Ngày đến hạn tính theo (Due Date Based On), chọn một trong ba cách:
- Số ngày sau ngày hóa đơn (Day(s) after invoice date): hóa đơn ngày 10/03, nợ 30 ngày → đến hạn 09/04.
- Số ngày sau cuối tháng của hóa đơn (Day(s) after the end of the invoice month): hóa đơn ngày 10/03, nợ 15 ngày → đến hạn 15/04.
- Số tháng sau cuối tháng của hóa đơn (Month(s) after the end of the invoice month): hóa đơn ngày 10/03, nợ 1 tháng → đến hạn 30/04.
- Nhập Số ngày được nợ (Credit Days) hoặc Số tháng được nợ (Credit Months) tương ứng.
- Nếu điều khoản này là một đợt thanh toán, nhập tỷ lệ phần trăm trên giá trị hóa đơn.
- Nếu cần, cài đặt chiết khấu thanh toán sớm.
- Lưu.
Tạo mẫu điều khoản thanh toán
- Mở Mẫu điều khoản thanh toán (Payment Terms Template).
- Thêm các điều khoản theo đúng thứ tự các đợt.
- Nhập tỷ lệ giá trị hóa đơn (Invoice Portion) cho từng dòng.
- Kiểm tra tổng tỷ lệ các dòng bằng 100%.
- Chỉ đánh dấu là mặc định nếu mẫu này dùng cho hầu hết giao dịch.
- Lưu.
Một mẫu có thể là "Trả trong 30 ngày (Net 30)", "Đặt cọc + phần còn lại", trả theo mốc công việc hoặc trả theo từng giai đoạn.
Áp dụng điều khoản thanh toán
Chọn mẫu trên báo giá, đơn bán hàng, đơn mua hàng, hóa đơn bán hàng hoặc hóa đơn mua hàng. ERPNext tự tạo lịch thanh toán dựa trên ngày giao dịch và các điều khoản trong mẫu.
Kiểm tra lịch thanh toán trước khi Gửi. Lịch thanh toán trên hóa đơn quyết định:
- ngày đến hạn;
- cách tính quá hạn;
- việc cấn trừ khi thanh toán;
- số liệu trên báo cáo công nợ phải thu, phải trả.
Chiết khấu thanh toán sớm
Điều khoản thanh toán có thể có tỷ lệ phần trăm hoặc số tiền chiết khấu, kèm thời hạn được hưởng. Khách hàng hoặc nhà cung cấp phải thanh toán trong thời hạn đó mới được chiết khấu. Hãy chạy thử và kiểm tra bút toán trước khi áp dụng vào quy trình thu tiền thật.
Xử lý sự cố
Ngày đến hạn không như mong đợi
Kiểm tra ngày hạch toán, trường Ngày đến hạn tính theo (tính từ ngày hóa đơn hay từ cuối tháng), và số ngày hoặc số tháng được nợ.
Không lưu được mẫu
Kiểm tra tổng tỷ lệ giá trị hóa đơn bằng 100% và dòng nào cũng đã chọn điều khoản thanh toán.
Lịch thanh toán không được sao chép sang chứng từ sau
Kiểm tra giao dịch hoặc đối tượng có đang dùng mẫu khác không, và lịch thanh toán có bị sửa tay không.