Tài khoản ngân hàng và phương thức thanh toán
Tài liệu ERPNext tiếng Việt: Tài khoản ngân hàng và phương thức thanh toán
Để ghi nhận tiền chính xác, ERPNext cần biết hai điều: tiền đi vào/ra tài khoản nào và đi bằng cách nào. Tài khoản ngân hàng (Bank Account) đại diện cho tài khoản thật mở tại ngân hàng. Phương thức thanh toán (Mode of Payment) mô tả kênh thanh toán, như chuyển khoản, thẻ, tiền mặt hoặc séc.
Ví dụ: Công ty Nova nhận tiền quẹt thẻ vào một tài khoản trung gian, nhận chuyển khoản vào tài khoản ngân hàng chính và thu tiền mặt tại showroom. Gắn mỗi phương thức thanh toán với đúng tài khoản giúp người dùng ít phải chọn tay và đối chiếu ngân hàng dễ hơn về sau.
Các danh mục liên quan
| Danh mục | Dùng để |
|---|---|
| Ngân hàng (Bank) | Khai báo tổ chức tín dụng |
| Tài khoản ngân hàng (Bank Account) | Lưu một tài khoản ngân hàng của công ty, khách hàng hoặc nhà cung cấp |
| Tài khoản kế toán (Account) | Tài khoản chi tiết loại Ngân hàng trong hệ thống tài khoản |
| Phương thức thanh toán (Mode of Payment) | Mô tả cách trả hoặc nhận tiền: tiền mặt, séc, thẻ, chuyển khoản |
Tạo ngân hàng
Vào Trang chủ > Kế toán > Sao kê ngân hàng > Ngân hàng và thêm ngân hàng.
Chỉ điền thông tin tích hợp khi bạn dùng tính năng kết nối ngân hàng được ERPNext hỗ trợ.
Tạo tài khoản ngân hàng của công ty
- Trong hệ thống tài khoản của công ty, tạo một tài khoản chi tiết dưới nhóm tài khoản ngân hàng. Đặt Loại tài khoản (Account Type) là Ngân hàng (Bank).
- Mở Tài khoản ngân hàng (Bank Account) và nhấp Thêm tài khoản ngân hàng.
- Chọn ngân hàng, nhập tên hoặc số tài khoản.
- Nếu đây là tài khoản của chính công ty, chọn loại đối tượng là Công ty (Company).
- Gắn với tài khoản kế toán vừa tạo ở bước 1.
- Chỉ đánh dấu là tài khoản mặc định của công ty khi thật sự cần.
Chỉ lưu những thông tin cần cho vận hành và đối chiếu. Giới hạn quyền xem các thông tin ngân hàng nhạy cảm.
Cài đặt phương thức thanh toán
Mở Phương thức thanh toán (Mode of Payment), chọn loại, rồi thêm tài khoản mặc định cho từng công ty.
Ví dụ:
- Tiền mặt nên gắn với tài khoản loại Tiền mặt (Cash).
- Chuyển khoản hoặc tiền quẹt thẻ nên gắn với tài khoản ngân hàng hoặc tài khoản trung gian tương ứng.
ERPNext chọn tài khoản thanh toán thế nào
- Nếu giao dịch đã ghi rõ tài khoản, ERPNext dùng tài khoản đó.
- Nếu không, hệ thống lấy tài khoản mặc định của công ty hoặc tài khoản gắn với phương thức thanh toán đã chọn.
Luôn kiểm tra hai trường Tài khoản chi (Paid From) và Tài khoản nhận (Paid To) trước khi Gửi phiếu thu/chi.
Sao kê và đối chiếu ngân hàng
Dùng giao dịch ngân hàng (Bank Transaction) để nhập hoặc đồng bộ các dòng sao kê. Sau đó dùng đối chiếu ngân hàng để khớp các dòng này với phiếu thu/chi và bút toán tổng hợp.
Xử lý sự cố
Không chọn được tài khoản ngân hàng
Kiểm tra tài khoản đó thuộc đúng công ty, là tài khoản chi tiết (không phải nhóm), đang được bật và có Loại tài khoản là Ngân hàng.
Phương thức thanh toán tự chọn sai tài khoản
Xem lại tài khoản mặc định theo từng công ty của phương thức thanh toán đó, và công ty trên giao dịch.