Hệ thống tài khoản
Tài liệu ERPNext tiếng Việt: Hệ thống tài khoản
Hệ thống tài khoản (Chart of Accounts) là bộ khung sổ sách của công ty. Nó được xây dựng theo phương pháp ghi sổ kép, chuẩn chung trên thế giới để phản ánh tình hình tài chính của doanh nghiệp.
Hệ thống tài khoản chia các tài khoản thành tài sản, nợ phải trả, vốn chủ sở hữu, doanh thu và chi phí. Nhờ vậy, nghiệp vụ ghi sổ hôm nay sẽ nằm đúng chỗ trên báo cáo tài chính sau này.
Ví dụ: khi Công ty Nova bán một máy tính xách tay, hệ thống có thể ghi tăng phải thu khách hàng, ghi nhận doanh thu bán hàng, ghi giảm hàng tồn kho và ghi nhận giá vốn hàng bán. Bốn bút toán này chỉ đúng khi mỗi tài khoản có tài khoản cha, loại gốc, loại tiền và mục đích sử dụng chính xác.
Một hệ thống tài khoản tốt phải đủ chi tiết để trả lời các câu hỏi quản trị, nhưng không chia nhỏ đến mức khó đối chiếu.
Cây tài khoản
Vào Trang chủ > Kế toán > Danh mục kế toán > Hệ thống tài khoản rồi chọn công ty.
- Tài khoản tổng hợp (tài khoản nhóm) dùng để sắp xếp cây tài khoản. Không ghi bút toán sổ cái trực tiếp vào tài khoản tổng hợp.
- Tài khoản chi tiết là các nút cuối cùng của cây, dùng để ghi sổ trong giao dịch.
Mỗi tài khoản thuộc một loại gốc (Root Type):
| Loại gốc | Ý nghĩa |
|---|---|
| Tài sản (Asset) | Nguồn lực công ty đang kiểm soát |
| Nợ phải trả (Liability) | Các khoản công ty đang nợ |
| Vốn chủ sở hữu (Equity) | Phần vốn của chủ sở hữu và lợi nhuận giữ lại |
| Doanh thu (Income) | Doanh thu và các khoản thu nhập khác |
| Chi phí (Expense) | Chi phí công ty phát sinh |
Thêm tài khoản
- Chọn tài khoản tổng hợp làm tài khoản cha.
- Nhấp Thêm tài khoản con (Add Child).
- Nhập tên tài khoản, và số hiệu tài khoản nếu công ty có đánh số.
- Chỉ tích Là nhóm (Is Group) khi tài khoản này sẽ chứa tài khoản con.
- Chọn Loại tài khoản (Account Type) nếu tài khoản có mục đích riêng, ví dụ Ngân hàng (Bank), Tiền mặt (Cash), Phải thu (Receivable), Phải trả (Payable), Thuế (Tax), Kho (Stock) hoặc Tài sản cố định (Fixed Asset).
- Lưu.
Hãy chọn loại tài khoản nhất quán. ERPNext dùng loại tài khoản để lọc danh sách tài khoản trên các trường nhập liệu và quyết định cách giao dịch được hạch toán.
Thiết kế cấu trúc
Cây tài khoản nên đủ chi tiết để lên báo cáo nhưng đủ đơn giản để người dùng chọn đúng. Khi cần phân tích cùng một tài khoản theo phòng ban, chi nhánh, dòng sản phẩm hay dự án, hãy dùng trung tâm chi phí, dự án và chiều phân tích kế toán thay vì mở thêm tài khoản.
Không cần mở tài khoản phải thu hoặc phải trả riêng cho từng khách hàng, nhà cung cấp. ERPNext tự theo dõi số dư theo từng đối tượng trong tài khoản phải thu, phải trả chung.
Sửa hoặc ngừng dùng tài khoản
- Bạn có thể đổi tên hoặc chuyển tài khoản sang nhóm khác nếu không vướng ràng buộc nào.
- Nếu tài khoản đã có phát sinh, hãy tắt (Disable) thay vì xóa.
- Không chuyển tài khoản chi tiết thành tài khoản tổng hợp (hoặc ngược lại) khi chưa kiểm tra các tài khoản con và bút toán của nó.
Nhập hoặc chuyển đổi hệ thống tài khoản
- Chốt cấu trúc trước khi nhập số dư đầu kỳ.
- Đối chiếu (ánh xạ) tài khoản của hệ thống cũ sang hệ thống mới.
- Tạo đủ các tài khoản bắt buộc như phải thu, phải trả, ngân hàng, thuế.
- Chạy thử báo cáo tài chính.
Không nên nhập lại chi tiết từng giao dịch cũ, trừ khi pháp luật, vận hành hoặc kiểm toán yêu cầu.
Kiểm tra hệ thống tài khoản
- Tạo bản nháp hóa đơn bán hàng, hóa đơn mua hàng, phiếu thu/chi và bút toán tổng hợp.
- Kiểm tra danh sách tài khoản hiện ra trên các trường đúng như mong muốn.
- Gửi một bút toán thử có kiểm soát, rồi xem sổ cái, bảng cân đối kế toán và báo cáo kết quả kinh doanh.
Xử lý sự cố
Không thấy tài khoản khi lập giao dịch
Kiểm tra công ty, loại tài khoản, loại gốc của tài khoản, tài khoản có đang bị tắt không và có phải tài khoản tổng hợp không.
Không xóa được tài khoản
Tài khoản có thể đang có tài khoản con, đang được đặt làm mặc định ở đâu đó, hoặc đã có phát sinh. Hãy thay tài khoản mặc định (nếu có) rồi tắt tài khoản này.