Số dư đầu kỳ
Tài liệu ERPNext tiếng Việt: Số dư đầu kỳ
Số dư đầu kỳ cho ERPNext biết tình hình của công ty tại ngày chuyển đổi. Số dư này phải tái hiện đúng số dư cuối kỳ đã kiểm tra trên hệ thống cũ, không được sinh thêm doanh thu hay chi phí mới vào kỳ báo cáo đầu tiên.
Ví dụ: Nova Industries bắt đầu dùng ERPNext từ ngày 1/1. Khi đó ngân hàng, khoản vay, tài sản cố định, tồn kho, vốn chủ sở hữu, phải thu và phải trả trên ERPNext phải khớp với sổ cũ tại ngày 31/12. Công nợ khách hàng và nhà cung cấp nên nhập qua các hóa đơn còn nợ, vì sau này còn phải thu, trả và theo dõi tuổi nợ. Các số dư sổ cái khác nhập bằng công cụ đầu kỳ phù hợp.
Trước khi nhập số dư
Làm xong các việc sau: hệ thống tài khoản, mặc định của công ty, năm tài chính, trung tâm chi phí, đối tượng, thuế và nhập các chứng từ đầu kỳ.
Chuẩn bị bảng cân đối số phát sinh đã duyệt và các bảng kê chi tiết tại ngày chuyển đổi. Bảng cân đối số phát sinh phải cân (tổng Nợ bằng tổng Có) trước khi nhập vào ERPNext.
Chọn đúng cách nhập
| Số dư | Cách nhập khuyến nghị |
|---|---|
| Hóa đơn bán hàng còn nợ | Công cụ tạo hóa đơn đầu kỳ |
| Hóa đơn mua hàng còn nợ | Công cụ tạo hóa đơn đầu kỳ |
| Khoản thanh toán chưa phân bổ và tiền ứng trước | Phiếu thu/chi đầu kỳ, hoặc cách dùng bút toán tổng hợp đầu kỳ đã được duyệt |
| Số lượng và giá trị tồn kho | Kiểm kê kho (Stock Reconciliation) với mục đích Tồn kho đầu kỳ (Opening Stock) |
| Tài sản cố định | Bản ghi tài sản đầu kỳ |
| Các số dư sổ cái còn lại | Bút toán tổng hợp đầu kỳ |
Nếu một chứng từ đầu kỳ khác đã tạo số dư cho tài khoản công nợ (hoặc tài khoản kiểm soát khác), đừng đưa số dư đó vào bút toán tổng hợp nữa.
Tạo bút toán tổng hợp đầu kỳ
- Vào Trang chủ > Kế toán > Sổ cái > Bút toán tổng hợp (Journal Entry).
- Tạo bút toán tổng hợp mới.
- Chọn công ty và ngày chuyển đổi.
- Đặt Là bút toán đầu kỳ (Is Opening) là Có (Yes).
- Thêm mỗi số dư sổ cái còn lại thành một dòng.
- Mỗi dòng chỉ nhập Nợ hoặc Có, không nhập cả hai.
- Chọn đối tượng, trung tâm chi phí, dự án hoặc chiều phân tích kế toán nếu cần.
- Ghi báo cáo nguồn và số lô chuyển dữ liệu vào Ghi chú (User Remark).
- Kiểm tra tổng Nợ bằng tổng Có.
- Lưu và rà soát. Chỉ Gửi sau khi các chứng từ đầu kỳ khác đã xong.
Dùng tài khoản đầu kỳ tạm
ERPNext dùng tài khoản đầu kỳ tạm (Temporary Opening) làm đối ứng cho các bút toán đầu kỳ trong lúc nhập từng phần số dư chi tiết. Khi đã ghi sổ xong mọi chứng từ đầu kỳ, số dư tài khoản này phải bằng 0, trừ khi phương án chuyển dữ liệu đã duyệt có giải thích cho một khoản chênh lệch tạm thời.
Đừng giấu khoản chênh lệch không rõ lý do vào lợi nhuận giữ lại, tài khoản treo hay tài khoản làm tròn.
Ví dụ
Giả sử các số dư không do hóa đơn, tồn kho, tài sản hay thanh toán tạo ra là:
| Tài khoản | Nợ | Có |
|---|---|---|
| Bảo hiểm trả trước | 12.000 | |
| Tiền đặt cọc | 5.000 | |
| Chi phí phải trả | 7.000 | |
| Lợi nhuận giữ lại | 10.000 |
Bút toán tổng hợp ghi Nợ 17.000 và Có 17.000.
Bắt đầu giữa năm
Nếu chuyển đổi giữa năm, hãy quyết định doanh thu và chi phí lũy kế từ đầu năm sẽ thể hiện thế nào. Nếu nhập số dư lũy kế vào từng tài khoản doanh thu và chi phí, báo cáo năm hiện tại vẫn có đủ tổng lãi/lỗ, nhưng không có chi tiết từng giao dịch trước ngày chuyển đổi.
Ghi lại cách đã chọn và đối chiếu với báo cáo kết quả kinh doanh của hệ thống cũ.
Kiểm tra
Sau khi Gửi:
- Chạy bảng cân đối số phát sinh tại ngày chuyển đổi.
- So từng tài khoản với bảng cân đối số phát sinh nguồn đã duyệt.
- Chạy bảng cân đối kế toán và báo cáo kết quả kinh doanh.
- Đối chiếu tài khoản công nợ, ngân hàng, tồn kho và tài sản với bảng kê chi tiết của từng loại.
- Xác nhận tài khoản đầu kỳ tạm và các tài khoản trung gian dùng khi chuyển dữ liệu đều bằng 0.
Sửa số dư đầu kỳ
Nếu kỳ còn mở, hủy rồi sửa đổi (Amend) chứng từ đầu kỳ bị sai, hoặc ghi một bút toán đầu kỳ điều chỉnh đã được duyệt. Lưu số chứng từ gốc và chứng từ điều chỉnh vào nhật ký chuyển dữ liệu.
Không sửa trực tiếp dòng sổ cái đã Gửi, và không dùng chức năng ghi sổ lại (Repost) thay cho việc sửa chứng từ gốc.