Mở sổ và khóa sổ khi chuyển dữ liệu
Tài liệu ERPNext tiếng Việt: Mở sổ và khóa sổ khi chuyển dữ liệu
Mở sổ là tạo những số dư đáng tin cậy đầu tiên trên ERPNext. Khóa sổ là chốt kỳ cuối cùng trên hệ thống cũ và chặn mọi thay đổi sau khi đã đối chiếu.
Khóa sổ hệ thống cũ
Trước khi xuất số dư cuối cùng:
- Nhập hết các giao dịch đã duyệt đến ngày chuyển đổi.
- Đối chiếu ngân hàng và tiền mặt.
- Kiểm kê và tính giá trị tồn kho xong.
- Ghi khấu hao, lương, thuế, chi phí dồn tích, chi phí trả trước và điều chỉnh chênh lệch tỷ giá.
- Đối chiếu tài khoản phải thu và phải trả với chi tiết theo khách hàng, nhà cung cấp.
- Chạy bảng cân đối số phát sinh cuối cùng và các bảng kê chi tiết.
- Khóa kỳ trên hệ thống cũ và hạn chế ghi bút toán mới.
Hóa đơn hoặc khoản thanh toán đến muộn thì ghi vào nhật ký chuyển đổi, và quyết định sẽ nhập chúng vào hệ thống nào.
Mở sổ trên ERPNext
Dùng các công cụ đầu kỳ theo thứ tự:
- Công cụ nhập hệ thống tài khoản (Chart of Accounts Importer)
- Công cụ tạo hóa đơn đầu kỳ (Opening Invoice Creation Tool)
- Thanh toán và tiền ứng trước đầu kỳ
- Kiểm kê kho (Stock Reconciliation)
- Bản ghi tài sản đầu kỳ
- Bút toán tổng hợp đầu kỳ cho các số dư còn lại
Chạy bảng cân đối số phát sinh sau mỗi bước, để nếu có sai thì biết ngay sai ở lô nào.
Công cụ tạo hóa đơn đầu kỳ
Công cụ này tạo hóa đơn bán hàng và hóa đơn mua hàng còn nợ mà không cần chi tiết mặt hàng trong quá khứ. Nó phù hợp để có tuổi nợ đầu kỳ, nhưng không dùng cho phân tích doanh số quá khứ hay tồn kho. Xem chi tiết ở trang Công cụ tạo hóa đơn đầu kỳ.
Công cụ nhập hệ thống tài khoản
Dùng trước khi nhập số dư. Sau khi nhập, rà lại loại tài khoản và các mặc định của công ty.
Phiếu khóa sổ cuối kỳ
Phiếu khóa sổ cuối kỳ (Period Closing Voucher) chuyển số dư thuần của các tài khoản doanh thu và chi phí sang một tài khoản khóa sổ (thường thuộc vốn chủ sở hữu). Đây không phải công cụ nhập số dư đầu kỳ.
Chỉ dùng khi cần khóa sổ một kỳ trên chính ERPNext. Nếu ERPNext bắt đầu từ đầu năm tài chính mới, bút toán khóa sổ cuối năm có thể đã nằm sẵn trên hệ thống cũ.
Khóa số liệu đầu kỳ đã duyệt
Sau khi đối chiếu và ký duyệt:
- lưu các báo cáo đã duyệt;
- hạn chế quyền của người dùng thực hiện chuyển dữ liệu;
- khóa tài khoản đến ngày chuyển đổi bằng Ngày khóa sổ (Accounts Frozen Till Date);
- tạo Kỳ kế toán (Accounting Period) nếu cần chặn một số loại giao dịch;
- ghi thành văn bản quy trình sửa sai được phép.
Đừng khóa trước khi đối chiếu xong, vì khi đó muốn sửa phải dùng quyền vượt khóa đặc biệt.
Chỉ mở lại khi được duyệt
Nếu phải sửa số liệu đầu kỳ đã được chấp nhận:
- ghi rõ lỗi và ảnh hưởng tài chính;
- xin phê duyệt của bộ phận tài chính;
- tạm cấp quyền cho vai trò được ủy quyền;
- hủy và sửa đổi (Amend), hoặc ghi một bút toán điều chỉnh có tham chiếu;
- chạy lại mọi đối chiếu bị ảnh hưởng;
- khóa lại như cũ;
- cập nhật hồ sơ ký duyệt.