Phiếu khóa sổ cuối kỳ
Tài liệu ERPNext tiếng Việt: Phiếu khóa sổ cuối kỳ
Cuối năm, Công ty Nova đã xuất xong hóa đơn, ghi khấu hao và các khoản trích trước, đối chiếu ngân hàng, rà soát công nợ phải thu và phải trả. Các tài khoản doanh thu và chi phí vẫn đang chứa số phát sinh của cả năm. Phiếu khóa sổ cuối kỳ (Period Closing Voucher) chuyển số dư thuần của các tài khoản này sang một tài khoản vốn chủ sở hữu. Nhờ vậy kỳ sau bắt đầu với số dư lãi lỗ bằng không, còn số dư các tài khoản trên bảng cân đối kế toán vẫn chuyển tiếp.
Phiếu này không xóa lịch sử, chỉ tạo các bút toán sổ cái cân Nợ/Có. Sau khi Gửi phiếu, ERPNext chặn mọi bút toán kế toán có ngày hạch toán bằng hoặc trước ngày kết thúc kỳ của phiếu khóa sổ gần nhất, kèm thông báo "Books have been closed till the period ending on …". Muốn ghi điều chỉnh vào kỳ đã khóa, phải Hủy phiếu khóa sổ trước. Để chặn sớm hơn hoặc chặn theo từng loại chứng từ trước khi khóa sổ, dùng thêm kỳ kế toán hoặc ngày khóa sổ (Accounts Frozen Till Date).
Trước khi bắt đầu
- Hoàn tất các bút toán ngân hàng, thanh toán, kho, thuế, khấu hao, doanh thu nhận trước/chi phí trả trước, trích trước và bút toán điều chỉnh.
- Rà soát báo cáo kết quả kinh doanh, bảng cân đối kế toán, bảng cân đối số phát sinh, báo cáo công nợ phải thu và phải trả.
- Thống nhất với kế toán tài khoản kết chuyển. Thường là tài khoản lợi nhuận giữ lại (Retained Earnings), quỹ và thặng dư (Reserves and Surplus) hoặc vốn chủ sở hữu.
- Sao lưu dữ liệu. Chỉ khóa sổ sau khi các điều chỉnh của kỳ đã được duyệt.
Tạo phiếu khóa sổ cuối kỳ
- Mở Phiếu khóa sổ cuối kỳ (Period Closing Voucher), bấm Thêm Phiếu khóa sổ cuối kỳ (Add Period Closing Voucher).
- Chọn công ty và năm tài chính cần khóa sổ.
- Đặt ngày hạch toán là ngày cuối cùng của kỳ.
- Chọn Tài khoản kết chuyển (Closing Account Head) nhận lãi hoặc lỗ thuần.
- Bật Ghi lãi/lỗ theo trung tâm chi phí (Book Cost Center Wise Profit/Loss) nếu lợi nhuận giữ lại cần giữ được phần chia theo trung tâm chi phí.
- Ghi chú rõ ràng, Lưu, kiểm tra lại rồi Gửi.
Bút toán được tạo khi Gửi
| Kết quả trong kỳ | Nợ | Có |
|---|---|---|
| Lãi thuần | Số dư thuần các tài khoản doanh thu và chi phí | Tài khoản vốn chủ sở hữu nhận kết chuyển |
| Lỗ thuần | Tài khoản vốn chủ sở hữu nhận kết chuyển | Số dư thuần các tài khoản doanh thu và chi phí |
Các bút toán này đưa số dư doanh thu và chi phí của kỳ về 0 và chuyển phần chênh lệch sang vốn chủ sở hữu. Chúng không khóa sổ các tài khoản phải thu, phải trả, ngân hàng, kho, tài sản, nợ phải trả hay tài khoản bảng cân đối kế toán nào khác.
Có bút toán ghi sau khi đã khóa sổ
ERPNext không cho ghi bút toán có ngày bằng hoặc trước ngày kết thúc kỳ của phiếu khóa sổ đã Gửi. Nếu thật sự cần điều chỉnh kỳ đã khóa:
- Hủy phiếu khóa sổ cuối kỳ của kỳ đó.
- Ghi các bút toán điều chỉnh đã được duyệt.
- Gửi lại phiếu khóa sổ cuối kỳ mới để kết chuyển lại lãi lỗ.
Không cần tạo bút toán số dư đầu kỳ mỗi năm. Bút toán đầu kỳ chỉ dùng khi chuyển dữ liệu từ hệ thống cũ hoặc thiết lập lần đầu. Số dư bảng cân đối kế toán của năm trước tự chuyển tiếp qua sổ cái.
Xử lý sự cố
Số kết chuyển không như dự kiến
Chạy báo cáo kết quả kinh doanh với cùng công ty, khoảng ngày, sổ tài chính và chiều phân tích. Kiểm tra:
- bút toán điều chỉnh còn Nháp hoặc bị thiếu;
- tài khoản doanh thu, chi phí bất thường;
- bút toán ghi sau phiếu khóa sổ trước đó.
Phiếu xử lý quá lâu
Xem bộ xử lý phiếu khóa sổ cuối kỳ. Với sổ cái lớn, có thể xử lý nền theo từng lô thay vì một giao dịch cơ sở dữ liệu lớn.
Câu hỏi thường gặp
Có. Sau khi Gửi phiếu, ERPNext chặn mọi bút toán có ngày hạch toán bằng hoặc trước ngày kết thúc kỳ của phiếu. Muốn ghi điều chỉnh, phải Hủy phiếu khóa sổ trước. Kỳ kế toán và ngày khóa sổ dùng khi cần chặn trước lúc khóa sổ hoặc chặn theo loại chứng từ.
Được, nhưng hãy thống nhất chính sách với kế toán. Khóa sổ cuối năm là cách dùng phổ biến nhất; thêm phiếu thì thêm việc khi kiểm toán.