Khóa bút toán kế toán

Công ty Nova bắt đầu dùng ERPNext từ ngày 01/01. Nếu ai đó lỡ ghi một giao dịch có ngày trong tháng 12, số dư đầu kỳ và các báo cáo cũ đã ký duyệt sẽ không còn khớp. Ngày khóa sổ cho phòng tài chính một mốc chặn đơn giản: người dùng thông thường không thể tạo hay sửa bút toán kế toán có ngày bằng hoặc trước mốc đó.

Dùng cơ chế này cho ngày chuyển đổi hệ thống, các tháng đã khóa sổ và các kỳ đã kiểm toán. Khác với kỳ kế toán (chỉ khóa các loại chứng từ được chọn), ngày khóa sổ chặn toàn bộ bút toán kế toán.

Đặt ngày khóa sổCopy Anchor Link

1. Mở hồ sơ Công ty (Company).
2. Chuyển sang tab Khóa sổ kế toán (Accounts Closing).
3. Ở Ngày khóa sổ (Accounts Frozen Till Date), nhập ngày cuối cùng cần bảo vệ.
4. Ở Vai trò được phép thiết lập và sửa bút toán của tài khoản đã khóa (Roles Allowed to Set and Edit Frozen Account Entries), chọn vai trò được phép ngoại lệ.
5. Lưu. Thử bằng một tài khoản người dùng không có quyền đặc biệt trước khi dựa vào cơ chế này.

Dùng vai trò ngoại lệ thận trọngCopy Anchor Link

Vai trò này dành cho các bút toán sửa sai đã được duyệt, không phải để tiếp tục ghi lùi ngày như thường lệ.

• Giữ ít người có vai trò này.
• Yêu cầu chứng từ chứng minh cho mỗi lần sửa.
• Sau mỗi ngoại lệ, xem lại sổ cái và lịch sử phiên bản (Version) của chứng từ.

Xử lý sự cốCopy Anchor Link

Người dùng vẫn ghi sổ được vào kỳ đã khóaCopy Anchor Link

Kiểm tra người đó có vai trò được sửa bút toán đã khóa không. Kiểm tra chứng từ có thực sự tạo bút toán kế toán không, và ngày hạch toán có bằng hoặc trước ngày khóa sổ đã đặt không.

Người có quyền vẫn bị chặnCopy Anchor Link

Kiểm tra các cơ chế khác: kỳ kế toán đã Gửi, giới hạn theo năm tài chính, quy tắc sổ cái bất biến (Immutable Ledger) hoặc hạn chế ghi sổ lại kho (stock repost). Đây là các chốt kiểm soát riêng; vai trò được sửa bút toán đã khóa không vượt qua được mọi kiểm tra.

Câu hỏi thường gặpCopy Anchor Link

Chủ đề liên quanCopy Anchor Link

• Tổng quan kế toán
• Hệ thống tài khoản
• Sổ cái
• Năm tài chính