Khóa sổ kế toán cuối năm
Tài liệu ERPNext tiếng Việt: Khóa sổ kế toán cuối năm
Khóa sổ không phải là bấm một nút. Đó là một đợt rà soát có kiểm soát, biến chứng từ nghiệp vụ của cả năm thành báo cáo tài chính đáng tin cậy. Với Công ty Nova, việc này gồm: xác nhận khách hàng còn nợ bao nhiêu, công ty còn nợ nhà cung cấp bao nhiêu, số dư ngân hàng và kho có khớp không, khấu hao và thuế đã đủ chưa, rồi mới kết chuyển lãi hoặc lỗ của năm.
Trình tự khóa sổ cuối năm
- Dừng các thay đổi ghi lùi ngày thông thường và thông báo lịch khóa sổ.
- Rà soát đơn hàng chưa xuất hóa đơn, công nợ phải thu, phải trả, tiền ứng trước, hóa đơn bán hàng trả lại (Credit Note) và hóa đơn mua hàng trả lại (Debit Note).
- Đối chiếu tài khoản ngân hàng bằng đối chiếu ngân hàng và cấn trừ các khoản thanh toán chưa gắn hóa đơn bằng đối chiếu thanh toán.
- Đối chiếu tồn kho thực tế, giá trị tồn kho, tài sản cố định, khấu hao, khoản vay, lương, thuế và số dư doanh thu nhận trước/chi phí trả trước.
- Ghi các bút toán trích trước, dự phòng, xóa nợ, điều chỉnh tỷ giá và điều chỉnh kiểm toán đã được duyệt.
- Kiểm tra bảng cân đối số phát sinh, sổ cái, bảng cân đối kế toán, báo cáo kết quả kinh doanh và báo cáo lưu chuyển tiền tệ.
- Gửi phiếu khóa sổ cuối kỳ.
- Bảo vệ khoảng ngày đã xong bằng kỳ kế toán hoặc ngày khóa sổ.
- Kiểm tra năm tài chính mới và các thiết lập mặc định trước khi ghi sổ lại bình thường.
Vai trò của từng chốt kiểm soát
| Chốt kiểm soát | Tác dụng | Không làm gì |
|---|---|---|
| Phiếu khóa sổ cuối kỳ (Period Closing Voucher) | Kết chuyển lãi hoặc lỗ thuần sang vốn chủ sở hữu, và chặn bút toán có ngày bằng hoặc trước ngày kết thúc kỳ. | Không thay cho đối chiếu và rà soát trước khi khóa. |
| Kỳ kế toán (Accounting Period) | Chặn các loại chứng từ được chọn trong khoảng ngày đã xong. | Không kết chuyển lãi lỗ. |
| Ngày khóa sổ (Accounts Frozen Till Date) | Chặn ghi sổ trên diện rộng tính đến một ngày, có vai trò ngoại lệ được kiểm soát. | Không thay cho đối chiếu hay bút toán khóa sổ. |
| Năm tài chính (Fiscal Year) | Xác định ngày hạch toán hợp lệ và kỳ báo cáo. | Tự nó không chứng minh sổ sách đã đầy đủ. |
Xử lý sự cố
Báo cáo bị thay đổi sau khi khóa sổ
- Tìm các giao dịch được ghi sổ hoặc bị Hủy sau ngày rà soát.
- So sổ cái hiện tại với bản xuất đã được duyệt.
- Nếu cần điều chỉnh kỳ đã khóa, Hủy phiếu khóa sổ cuối kỳ của kỳ đó (ERPNext chặn bút toán vào kỳ đã có phiếu khóa sổ).
- Ghi các bút toán điều chỉnh, rồi Gửi lại phiếu khóa sổ cuối kỳ mới.
- Áp chốt khóa phù hợp.
Bảng cân đối kế toán không cân
Trước khi khóa sổ, kiểm tra số dư đầu kỳ còn thiếu, số dư trên tài khoản đầu kỳ tạm (Temporary Opening), bút toán đã Hủy hoặc đã ghi sổ lại, chênh lệch tiền tệ và bộ lọc báo cáo. Không dùng phiếu khóa sổ cuối kỳ để che một khoản lệch chưa giải thích được.
Câu hỏi thường gặp
Có. Công nợ phải thu và phải trả là số dư trên bảng cân đối kế toán, còn nguyên cho đến khi được thanh toán, xóa nợ hoặc điều chỉnh.
Không. Bút toán đầu kỳ thường chỉ dùng khi chuyển dữ liệu từ hệ thống cũ hoặc thiết lập lần đầu. Số dư bảng cân đối kế toán tự chuyển tiếp qua sổ cái.