Kỳ kế toán
Tài liệu ERPNext tiếng Việt: Kỳ kế toán
Công ty Nova đã duyệt báo cáo tài chính từ tháng 4 đến tháng 6. Phòng tài chính cần các con số này đứng yên trong khi giao dịch tháng 7 vẫn tiếp tục. Kỳ kế toán (Accounting Period) khóa những loại chứng từ (có thao tác Gửi) mà bạn chọn trong khoảng ngày đã xong, để một hóa đơn ghi muộn, một lần Hủy hay Sửa đổi không làm thay đổi báo cáo đã được rà soát.
Đây là khóa có chọn lọc: bạn chọn loại chứng từ nào bị khóa. Nó khác với:
- phiếu khóa sổ cuối kỳ: kết chuyển lãi lỗ sang vốn chủ sở hữu;
- khóa bút toán kế toán: chặn ghi sổ theo ngày trên diện rộng.
Trước khi bắt đầu
- Hoàn tất đối chiếu và các bút toán điều chỉnh cuối kỳ đã duyệt.
- Thống nhất với người phụ trách tài chính những loại chứng từ cần chặn.
- Chỉ tạo kỳ kế toán khi ngày kết thúc đã qua. ERPNext không cho đặt ngày kết thúc ở tương lai.
Tạo kỳ kế toán
- Mở Kỳ kế toán (Accounting Period), tạo bản ghi mới.
- Nhập tên dễ hiểu, ngày bắt đầu, ngày kết thúc và công ty.
- Chỉ chọn Vai trò được miễn (Exempted Role) khi quy định của công ty cho phép ngoại lệ có kiểm soát.
- Trong bảng Chứng từ bị khóa (Closed Documents), thêm các loại chứng từ cần chặn và để nguyên ô Đã khóa (Closed) được đánh dấu.
- Lưu, kiểm tra lại rồi Gửi.
Chọn chứng từ cần khóa
| Loại chứng từ | Lý do thường khóa |
|---|---|
| Hóa đơn bán hàng, hóa đơn mua hàng | Giữ nguyên số dư doanh thu, chi phí, phải thu, phải trả và thuế. |
| Bút toán tổng hợp | Chặn các bút toán điều chỉnh ghi lùi ngày chưa được duyệt. |
| Phiếu thu/chi | Giữ nguyên số dư ngân hàng, tiền mặt và phần cấn trừ công nợ. |
| Phiếu kho và các giao dịch kho | Giữ nguyên giá trị tồn kho và giá vốn hàng bán khi có hạch toán kho. |
Người dùng sẽ gặp gì
Sau khi kỳ kế toán đã kết thúc, nếu một chứng từ thuộc loại đã chọn có ngày nằm trong khoảng bị khóa, ERPNext chặn việc tạo mới, Sửa đổi hoặc Hủy chứng từ đó. Loại chứng từ không có trong danh sách, hoặc có ô Đã khóa bị bỏ đánh dấu, vẫn dùng bình thường.
Xử lý sự cố
Người dùng vẫn ghi sổ được một loại giao dịch
Mở kỳ kế toán, kiểm tra đúng loại chứng từ (DocType) đó có trong bảng Chứng từ bị khóa và ô Đã khóa đang được đánh dấu. Kiểm tra thêm ngày hạch toán có nằm trong kỳ không và kỳ kế toán đã Gửi chưa.
Không lưu được kỳ kế toán
Kiểm tra:
- ngày kết thúc không ở tương lai;
- khoảng ngày hợp lệ;
- đúng công ty;
- có ít nhất một dòng trong bảng chứng từ bị khóa.
Câu hỏi thường gặp
Hãy coi việc miễn trừ là quyền tài chính có kiểm soát, và thử trên đúng loại giao dịch cần dùng. Một số hạn chế của kỳ kế toán được thiết kế chặt, đừng mặc định chúng hoạt động giống vai trò được sửa bút toán đã khóa (dùng cho ngày khóa sổ).
Không, hãy tạo sau khi tháng đó kết thúc. Trong tháng đang chạy, muốn kiểm soát bút toán thì dùng phân quyền và ngày khóa sổ.