Kiểm tra và sửa dữ liệu kế toán đã chuyển

Nhập thành công chỉ chứng tỏ ERPNext đã nhận các dòng dữ liệu. Kiểm tra mới chứng minh sổ sách mới thể hiện đúng tình hình tài chính như hệ thống cũ đã được ký duyệt.

Ví dụ: Nova Industries so bảng cân đối số phát sinh, tuổi nợ khách hàng và nhà cung cấp, số dư ngân hàng, giá trị tồn kho, tài sản cố định, thuế và vốn chủ sở hữu tại ngày chuyển đổi. Chênh lệch nào cũng được truy về tệp nhập hoặc quy tắc ánh xạ, sửa lại và kiểm tra lại trước khi bắt đầu hạch toán bình thường.

Có hai loại sửa: sửa dữ liệu đã nhập sai, và điều chỉnh cần một bút toán kế toán được duyệt. Đừng lẫn hai loại này.

Đối chiếu theo từng lớpCopy Anchor Link

Kiểm tra theo thứ tự:

1. Số lượng danh mục và bảng ánh xạ
2. Số lượng và tổng tiền các chứng từ đã nhập
3. Bảng kê chi tiết (sổ chi tiết công nợ, kho, tài sản…)
4. Tài khoản kiểm soát
5. Bảng cân đối số phát sinh
6. Bảng cân đối kế toán và báo cáo kết quả kinh doanh
7. Thử nghiệp vụ thực tế

Bảng cân đối số phát sinh khớp từng đồng vẫn có thể che giấu lỗi ánh xạ đối tượng, kho hoặc trung tâm chi phí. Vì vậy phải kiểm tra sổ chi tiết trước.

Kiểm tra danh mụcCopy Anchor Link

So số lượng bản ghi giữa nguồn và ERPNext cho khách hàng, nhà cung cấp, mặt hàng, kho, tài khoản, trung tâm chi phí, ngân hàng và tài sản.

Rà soát:

• bản ghi trùng;
• bản ghi đã vô hiệu hóa;
• thiếu bản ghi cha;
• sai công ty;
• sai loại tiền;
• thiếu mã số thuế;
• mặc định sai;
• mã cũ chưa được ánh xạ.

Công nợ phải thu và phải trảCopy Anchor Link

Chạy báo cáo công nợ phải thu và phải trả tại ngày chuyển đổi. So:

• tổng theo từng đối tượng;
• số lượng hóa đơn;
• số còn nợ của từng hóa đơn;
• ngày đến hạn;
• khoảng tuổi nợ;
• loại tiền;
• hóa đơn trả lại (Credit Note, Debit Note);
• thanh toán chưa phân bổ và tiền ứng trước.

Số dư tài khoản phải thu, phải trả trên bảng cân đối số phát sinh phải bằng tổng của sổ chi tiết công nợ tương ứng.

Ngân hàng và tiền mặtCopy Anchor Link

So từng tài khoản trên sổ cái với số dư sổ sách đã đối chiếu của hệ thống cũ. Tạo lại hoặc ghi chép các khoản ngân hàng chưa khớp. Kiểm tra: số dư sao kê cộng các khoản chênh lệch đối chiếu bằng số dư sổ sách trên ERPNext.

Tồn khoCopy Anchor Link

Chạy báo cáo Số dư tồn kho (Stock Balance) theo mặt hàng và kho. So riêng số lượng và giá trị. Tìm hiểu các trường hợp giá trị tồn kho bằng 0 hoặc âm, sai kho, lệch số sê-ri hoặc số lô, và chênh lệch làm tròn.

Nếu dùng kê khai thường xuyên, giá trị trên sổ kho phải khớp với các tài khoản hàng tồn kho tương ứng trên sổ cái.

Tài sản cố địnhCopy Anchor Link

So nguyên giá, khấu hao lũy kế, giá trị còn lại, nhóm tài sản, vị trí và ngày khấu hao kế tiếp với sổ tài sản của hệ thống cũ.

Bảng cân đối số phát sinh và báo cáo tài chínhCopy Anchor Link

Chạy bảng cân đối số phát sinh tại ngày chuyển đổi và so từng tài khoản đã ánh xạ.

Xếp mỗi khoản chênh lệch vào một nguyên nhân:

• hệ thống cũ có điều chỉnh sau thời điểm xuất dữ liệu;
• sót dòng khi nhập;
• nhập trùng;
• sai dấu;
• ánh xạ sai tài khoản;
• chênh lệch tỷ giá;
• làm tròn;
• một số dư được nhập bằng hai cách;
• sai ngày hoặc sai công ty.

Sau đó so bảng cân đối kế toán và báo cáo kết quả kinh doanh. Rà kỹ lợi nhuận giữ lại và kết quả của năm hiện tại.

Thử nghiệp vụ thực tếCopy Anchor Link

Sau khi mở sổ, tạo một số giao dịch có kiểm soát:

• bán hàng và thu tiền;
• mua hàng và trả tiền;
• cấn trừ một khoản ứng trước đã nhập;
• trả lại hàng cho một hóa đơn đã nhập, nếu được hỗ trợ;
• đối chiếu một sao kê ngân hàng;
• xuất kho từ số lượng đầu kỳ;
• ghi khấu hao tài sản;
• chạy báo cáo thuế và báo cáo tài chính.

Sửa saiCopy Anchor Link

Sửa chứng từ gốc, không sửa kết quả trên sổ cái.

Sau mỗi lần sửa, chạy lại sổ chi tiết bị ảnh hưởng và bảng cân đối số phát sinh.

Ký duyệtCopy Anchor Link

Ghi lại:

• tên báo cáo và bộ lọc;
• số tổng bên nguồn;
• số tổng trên ERPNext;
• chênh lệch;
• giải trình;
• người lập;
• người kiểm tra;
• ngày duyệt.

Chỉ khóa kỳ chuyển đổi khi mọi chênh lệch không rõ nguyên nhân đã về 0 và bộ phận tài chính đã ký duyệt.

Chủ đề liên quanCopy Anchor Link

• Sổ cái
• Bảng cân đối số phát sinh
• Công nợ phải thu
• Số dư tồn kho
• Mở sổ và khóa sổ khi chuyển dữ liệu