Công cụ tạo hóa đơn đầu kỳ
Tài liệu ERPNext tiếng Việt: Công cụ tạo hóa đơn đầu kỳ
Chỉ có một con số tổng phải thu thì chưa đủ để tiếp tục đòi nợ sau khi chuyển dữ liệu. Muốn người dùng thấy ngày đến hạn, tuổi nợ, số tham chiếu và sau này cấn trừ thanh toán chính xác, ERPNext cần có từng hóa đơn bán hàng và từng hóa đơn mua hàng chưa thanh toán.
Ví dụ: tại ngày chuyển đổi, Northstar Retail còn nợ Nova Industries ba hóa đơn, khác ngày và khác số tiền. Công cụ tạo hóa đơn đầu kỳ (Opening Invoice Creation Tool) đưa ba hóa đơn này sang mà không cần làm lại quy trình bán hàng và xuất kho đã sinh ra chúng.
Khi nào dùng
Dùng công cụ này cho hóa đơn chưa thanh toán hoặc mới thanh toán một phần, cần xuất hiện trên báo cáo công nợ phải thu hoặc phải trả sau ngày chuyển đổi.
Không dùng cho:
- hóa đơn đã thanh toán đủ;
- báo giá hoặc đơn hàng;
- phân tích chi tiết doanh số trong quá khứ;
- biến động kho;
- dòng hóa đơn cần giữ chi tiết thuế hoặc doanh thu theo từng mặt hàng.
Chuẩn bị tệp hóa đơn
Tệp cần có:
- khách hàng hoặc nhà cung cấp;
- số hóa đơn;
- ngày hạch toán;
- ngày đến hạn;
- loại tiền của hóa đơn;
- tỷ giá;
- số còn nợ;
- tài khoản phải thu hoặc phải trả;
- trung tâm chi phí nếu bắt buộc;
- số tham chiếu bên hệ thống cũ.
Nhập số còn nợ tại ngày chuyển đổi, không phải tổng tiền ban đầu của hóa đơn, trừ khi hóa đơn chưa được trả đồng nào.
Đối chiếu tệp nguồn
Trước khi nhập:
- cộng các dòng khách hàng theo từng loại tiền, so với báo cáo tuổi nợ phải thu;
- cộng các dòng nhà cung cấp theo từng loại tiền, so với báo cáo tuổi nợ phải trả;
- tách riêng các hóa đơn trả lại (Credit Note, Debit Note);
- xóa các dòng có số còn nợ bằng 0;
- kiểm tra tên đối tượng khớp với ERPNext;
- kiểm tra ngày nằm trong một năm tài chính hợp lệ;
- kiểm tra tài khoản thuộc đúng công ty đã chọn.
Nhập hóa đơn
- Vào Trang chủ > Kế toán > Đầu kỳ và cuối kỳ (Opening and Closing) > Công cụ tạo hóa đơn đầu kỳ.
- Chọn công ty.
- Chọn Bán hàng (Sales) hoặc Mua hàng (Purchase).
- Chỉ bật Tạo đối tượng còn thiếu (Create Missing Party) nếu kế hoạch chuyển dữ liệu cho phép công cụ tự tạo đối tượng ở mức cơ bản. An toàn hơn là nhập trước danh mục khách hàng và nhà cung cấp đã rà soát.
- Tải tệp mẫu về, hoặc thêm dòng trực tiếp vào bảng Hóa đơn (Invoices).
- Tải lên tệp đã điền xong.
- Xem lại phần xem trước và các lỗi.
- Bấm bắt đầu tạo hóa đơn.
- Chờ tiến trình chạy nền hoàn tất.
Chạy riêng lô Bán hàng và lô Mua hàng, mỗi lô được kiểm soát riêng.
Sau khi nhập
Mở vài hóa đơn tiêu biểu và kiểm tra:
- đối tượng và tài khoản công nợ;
- ngày hạch toán và ngày đến hạn;
- loại tiền và tỷ giá;
- hóa đơn được đánh dấu là đầu kỳ;
- số còn nợ;
- số hóa đơn bên hệ thống cũ;
- trung tâm chi phí hoặc chiều phân tích, nếu có dùng.
Chạy báo cáo công nợ phải thu và phải trả tại ngày chuyển đổi. So tổng theo từng đối tượng, số lượng hóa đơn, tổng theo từng loại tiền, các khoảng tuổi nợ và ngày đến hạn với bảng kê nguồn.
Hóa đơn đã thanh toán một phần
Chỉ nhập phần còn nợ. Nếu cần giữ số tiền hóa đơn và số đã thanh toán ban đầu để phục vụ kiểm toán, ghi chúng vào bảng tính chuyển dữ liệu hoặc vào các trường tham chiếu tùy chỉnh.
Hóa đơn trả lại
Chuẩn bị hóa đơn bán hàng trả lại (Credit Note) và hóa đơn mua hàng trả lại (Debit Note) với đúng dấu và đúng đối tượng. Thử một hóa đơn trả lại bên bán và một bên mua trước khi chạy cả lô. Kiểm tra chúng làm giảm số còn nợ của đối tượng.
Ngoại tệ
Giữ nguyên loại tiền của hóa đơn, số còn nợ bằng ngoại tệ, tỷ giá và số dư quy đổi theo đồng tiền hạch toán. Sau khi nhập, đối chiếu cả hai giá trị. Khoản chênh lệch tỷ giá nào đã được duyệt thì ghi riêng.
Tránh ghi trùng
Công cụ này tạo số dư phải thu hoặc phải trả trên sổ cái. Vì vậy, bỏ số dư của tài khoản công nợ đó ra khỏi bút toán tổng hợp đầu kỳ.
Xử lý dòng lỗi
Tải nhật ký lỗi về, sửa tệp nhập đã duyệt, rồi chỉ chạy lại các dòng lỗi. Nếu một hóa đơn được tạo sai số tiền hoặc sai đối tượng, hủy và sửa lại trước khi chính thức sử dụng.