Cài đặt kế toán
Tài liệu ERPNext tiếng Việt: Cài đặt kế toán
Cài đặt kế toán (Accounts Settings) là nơi ERPNext lưu các quy tắc kế toán áp dụng cho toàn hệ thống. Chỉ một ô tích ở đây cũng có thể thay đổi cách mọi hóa đơn, phiếu thu/chi và bút toán sau này được xử lý.
Để mở, vào Trang chủ > Kế toán > Cài đặt > Cài đặt kế toán.
Ví dụ, Nova Industries có thể quyết định:
- Số hóa đơn của nhà cung cấp không được trùng nhau.
- Khách hàng có hóa đơn quá hạn thì không được xuất thêm hóa đơn bán hàng.
- Khi hủy hóa đơn, các khoản thanh toán liên kết được giải phóng.
Hãy hiểu rõ hệ quả của từng tùy chọn trước khi bật, nhất là khi hệ thống đã có chứng từ đã Gửi.
Ngày khóa sổ (Accounts Frozen Till Date) và hạn mức tín dụng của khách hàng không nằm ở đây mà nằm trên thông tin Công ty (Company) và Khách hàng (Customer). Xem mục Khóa sổ kế toán và Hạn mức tín dụng.
Hóa đơn và lập hóa đơn
Tab Hóa đơn và lập hóa đơn (Invoice and Billing) gồm các nhóm: hủy hóa đơn, tính năng lập hóa đơn, chi phí kho, kế toán phân tích, bút toán tổng hợp, kế toán phân bổ, thuế, in ấn, đơn giá mặt hàng và tỷ giá.
Hủy hóa đơn và tính năng lập hóa đơn
| Cài đặt | Tác dụng |
|---|---|
| Hủy liên kết thanh toán khi hủy hóa đơn (Unlink Payment on cancellation of invoice) | Khi hủy hóa đơn, khoản thanh toán liên kết trở thành số tiền chưa phân bổ |
| Hủy liên kết tạm ứng khi hủy đơn hàng (Unlink Advance Payment on cancellation of order) | Gỡ phần phân bổ giữa khoản tạm ứng và đơn hàng đã hủy |
| Xóa bút toán sổ cái và sổ kho khi xóa giao dịch (Delete Accounting and Stock Ledger entries on deletion of transaction) | Cho phép xóa các dòng sổ cái khi xóa một chứng từ đã hủy đủ điều kiện |
| Bật sổ cái bất biến (Enable Immutable Ledger) | Ghi bút toán đảo thay vì viết lại lịch sử sổ cái cũ |
| Kiểm tra trùng số hóa đơn nhà cung cấp (Check Supplier invoice number uniqueness) | Chặn số hóa đơn nhà cung cấp bị trùng |
| Tự động lấy điều khoản thanh toán từ đơn hàng/báo giá (Automatically fetch Payment Terms from Order/Quotation) | Sao chép lịch thanh toán từ đơn hàng hoặc báo giá liên kết |
| Bật gói định kỳ (Enable Subscription) | Bật tính năng Gói định kỳ |
| Bật kế toán đối tượng chung (Enable Common Party Accounting) | Tự cấn trừ công nợ khi một đối tượng vừa là khách hàng vừa là nhà cung cấp |
| Cho phép hóa đơn đa tiền tệ trên một tài khoản đối tượng (Allow multi-currency invoices against single party account) | Cho phép lập hóa đơn ngoại tệ trên tài khoản đối tượng theo dõi bằng đồng tiền hạch toán |
| Xác nhận trước khi đặt lại ngày hạch toán (Confirm before resetting posting date) | Hỏi lại người dùng trước khi hệ thống đổi ngày hạch toán về ngày hiện tại |
Chỉ dùng các tùy chọn hủy và xóa sau khi đã quyết định cách lưu vết kiểm toán. Nếu không được phép viết lại lịch sử kế toán, sổ cái bất biến là lựa chọn an toàn hơn.
Chi phí kho và kế toán phân tích
- Ghi bút toán sổ cái chi phí kho (Book Stock Expense GL Entries): hạch toán chi phí mua hàng và các chi phí tính vào giá trị kho qua các tài khoản chi phí kho đã cấu hình. Khi bật, hãy kiểm tra các tài khoản bắt buộc trong mặc định của công ty hoặc mặt hàng.
- Bật chiết khấu và lợi nhuận gộp (Enable Discounts and Margin): hiện các trường chiết khấu và lợi nhuận gộp trên chứng từ bán, mua.
- Bật chiều phân tích kế toán (Enable Accounting Dimensions): hiện các chiều phân tích kế toán như trung tâm chi phí, dự án trên chứng từ.
Bút toán tổng hợp và kế toán phân bổ
Gộp các dòng cùng tài khoản (Merge similar Account Heads): gộp các dòng bút toán có cùng tài khoản thành một dòng khi ghi sổ.
Kế toán phân bổ dùng cho doanh thu nhận trước và chi phí trả trước, tức các khoản được ghi nhận dần theo thời gian, ví dụ gói thuê bao năm, bảo hiểm trả trước, tiền thuê, hợp đồng dịch vụ.
| Cài đặt | Tác dụng |
|---|---|
| Phân bổ dựa trên (Book Deferred entries based on) | Chia số tiền ghi nhận theo số ngày hoặc theo số tháng |
| Tự động xử lý bút toán phân bổ (Automatically process deferred Accounting entry) | Cho phép tác vụ định kỳ tự tạo bút toán phân bổ |
| Ghi phân bổ qua bút toán tổng hợp (Book deferred entries via Journal Entry) | Tạo chứng từ bút toán tổng hợp thay vì chỉ ghi dòng sổ cái |
| Gửi bút toán tổng hợp (Submit Journal entries) | Tự Gửi các bút toán tổng hợp được tạo ra; nếu không tích, chúng ở trạng thái Nháp |
Nếu tắt xử lý tự động, hãy chạy Xử lý phân bổ doanh thu và chi phí (Process Deferred Accounting) thủ công và theo dõi các lịch phân bổ chưa xử lý.
Thuế, in ấn, đơn giá mặt hàng và tỷ giá
Thuế (Tax Settings):
- Xác định nhóm thuế theo địa chỉ (Determine Address Tax Category from): chọn lấy nhóm thuế từ địa chỉ xuất hóa đơn hay địa chỉ giao hàng.
- Tự động thêm thuế từ mẫu thuế mặt hàng (Automatically add Taxes and Charges from Item Tax Template) và từ mẫu thuế (Automatically add taxes from Taxes and Charges Template).
- Ghi lỗ thuế khi chiết khấu thanh toán sớm (Book tax loss on early payment discount).
- Làm tròn tiền thuế theo từng dòng (Round tax amount row-wise).
In ấn (Print Settings): có hiển thị thuế đã gồm trong giá, bảng thuế và lịch thanh toán trên bản in hay không.
Đơn giá mặt hàng (Item Price Settings): áp dụng cho giao dịch nội bộ giữa các công ty: giữ cùng đơn giá trong suốt giao dịch nội bộ, lấy giá trị tồn kho làm đơn giá, cảnh báo hay chặn khi đơn giá không khớp, và vai trò được bỏ qua lệnh chặn.
Tỷ giá (Currency Exchange Settings):
- Cho phép tỷ giá cũ (Allow Stale Exchange Rates) và Số ngày tỷ giá còn hiệu lực (Stale Days): nếu không cho phép tỷ giá cũ, ERPNext yêu cầu tỷ giá mới hơn số ngày đã đặt.
- Cho phép quy đổi ngầm qua tiền tệ neo (Allow Implicit Pegged Currency Conversion).
Thanh toán
Tab Thanh toán (Payments) kiểm soát đối chiếu thanh toán, ghi sổ lại và một số tùy chọn thanh toán.
Cài đặt đối chiếu thanh toán (Payment Reconciliation)
| Cài đặt | Tác dụng |
|---|---|
| Tự động đối chiếu thanh toán (Auto reconcile Payments) | Tự động đối chiếu các khoản thanh toán đủ điều kiện |
| Ngày hạch toán cho lãi/lỗ chênh lệch tỷ giá (Posting Date inheritance for exchange gain / loss) | Chọn ngày dùng cho bút toán chênh lệch tỷ giá |
| Chu kỳ chạy đối chiếu tự động (Auto Reconciliation job trigger) | Bao nhiêu phút chạy một lần để xử lý hàng đợi đối chiếu |
| Số chứng từ mỗi lượt đối chiếu (Reconciliation queue size) | Số chứng từ được xử lý trong mỗi lần chạy |
Trên hệ thống đông người dùng, hãy đặt hàng đợi ở mức thận trọng. Đối chiếu tự động giảm việc phân bổ thủ công, nhưng người dùng vẫn nên rà soát số dư đối tượng và các trường hợp ngoại lệ.
Ghi sổ lại
Bảng Loại chứng từ được phép (Allowed DocTypes) liệt kê các loại giao dịch mà khi đổi tài khoản thì có thể kích hoạt ghi sổ lại. Chỉ thêm những chứng từ mà quy trình điều chỉnh của bạn thực sự cần. Ghi sổ lại có thể chạy ngầm và có thể ảnh hưởng đến các bút toán sổ cái phát sinh sau đó.
Tùy chọn thanh toán
- Lấy lịch thanh toán vào yêu cầu thanh toán (Fetch Payment Schedule in Payment Request): yêu cầu thanh toán tạo từ đơn hàng hoặc hóa đơn sẽ theo lịch thanh toán.
- Bật chương trình điểm thưởng (Enable Loyalty Point Program).
Trước khi đổi các tùy chọn thanh toán, hãy thử các trường hợp: thu tiền khách hàng, trả tiền nhà cung cấp, tạm ứng và hoàn tiền, thanh toán đa tiền tệ, xóa nợ.
Hạn mức tín dụng
Tab Hạn mức tín dụng (Credit Limits) kiểm soát việc lập hóa đơn vượt mức và việc bán cho khách hàng đang có nợ quá hạn.
| Cài đặt | Ý nghĩa |
|---|---|
| Tỷ lệ cho phép lập hóa đơn vượt mức (%) (Over Billing Allowance) | Cho phép lập hóa đơn vượt giá trị đơn hàng trong phạm vi tỷ lệ phần trăm đã đặt |
| Vai trò được lập hóa đơn vượt mức (Role Allowed to over bill) | Chỉ vai trò được chọn mới được vượt mức cho phép |
| Vai trò được bỏ qua hạn mức tín dụng (Role allowed to bypass credit limit) | Vai trò được Gửi giao dịch khi khách hàng đã vượt hạn mức tín dụng |
| Chặn hóa đơn bán hàng khi khách hàng quá hạn (Prevent Sales Invoice when Customer is Overdue) | Không cho xuất hóa đơn bán hàng mới khi khách hàng còn nợ quá hạn |
| Vai trò được bỏ qua lệnh chặn (Role Allowed to Bypass Over Billing Restriction) | Vai trò được tiếp tục sau khi đã xem xét rủi ro |
| Thanh toán qua bút toán tổng hợp (Make Payment via Journal Entry) | Dùng bút toán tổng hợp thay cho phiếu thu/chi ở một số thao tác thanh toán |
Bản thân hạn mức tín dụng (Credit Limit) được đặt trên khách hàng (theo từng công ty) và trên công ty. Cài đặt kế toán chỉ quyết định ai được vượt hạn mức. Hãy giới hạn số vai trò được vượt và yêu cầu phê duyệt có lưu vết.
Tài sản
Tab Tài sản (Assets):
- Tự động ghi bút toán khấu hao (Book Asset Depreciation entry automatically).
- Tính khấu hao ngày theo tổng số ngày của kỳ khấu hao (Calculate daily depreciation using total days in depreciation period).
- Vai trò nhận thông báo khi khấu hao lỗi (Role to Notify on Depreciation Failure).
Chỉ bật khấu hao tự động khi đã thiết lập đủ:
- Nhóm tài sản (Asset Category).
- Sổ tài chính (Finance Book).
- Phương pháp và lịch khấu hao.
- Tài khoản mặc định.
Thử trước trên một công ty thử nghiệm các nghiệp vụ: khấu hao, mua tài sản, vốn hóa, điều chuyển, thanh lý và điều chỉnh giá trị.
Thay đổi cài đặt tài sản không tự sửa khấu hao đã ghi sổ trước đó. Hãy dùng giao dịch tài sản hoặc quy trình điều chỉnh phù hợp, không sửa trực tiếp bút toán sổ cái đã Gửi.
Khóa sổ kế toán
Tab Khóa sổ kế toán (Accounts Closing) trong Cài đặt kế toán chỉ chứa các tùy chọn kỹ thuật cho Phiếu khóa sổ cuối kỳ:
| Cài đặt | Mục đích |
|---|---|
| Bỏ qua số dư khóa sổ tài khoản (Ignore Account closing balance) | Báo cáo không dùng bảng số dư khóa sổ đã lưu sẵn |
| Dùng bộ xử lý cũ cho phiếu khóa sổ cuối kỳ (Use legacy controller for Period Closing Voucher) | Xem Bộ xử lý cũ cho phiếu khóa sổ cuối kỳ |
| Thời gian chờ tối đa của phiếu khóa sổ (PCV Job Timeout) | Số giây tối đa cho tác vụ chạy ngầm khi Gửi phiếu khóa sổ |
Ngày khóa sổ được đặt trên Công ty, tab Khóa sổ kế toán (Accounts Closing):
- Ngày khóa sổ (Accounts Frozen Till Date): người dùng thông thường không được tạo hoặc sửa bút toán có ngày bằng hoặc trước ngày này.
- Vai trò được đặt và sửa bút toán đã khóa (Roles Allowed to Set and Edit Frozen Account Entries): ngoại lệ có kiểm soát cho quản trị viên kế toán.
Xem chi tiết tại Khóa bút toán kế toán. Ngoài ra:
- Muốn hạn chế từng loại giao dịch trong một khoảng ngày: dùng Kỳ kế toán.
- Muốn kết chuyển lãi/lỗ cuối năm: dùng Phiếu khóa sổ cuối kỳ.
Trước khi khóa một kỳ, hãy đối chiếu: tài khoản ngân hàng, công nợ phải thu, công nợ phải trả, thuế, kho, tài sản, tiền lương và số dư giữa các công ty nội bộ.
Báo cáo
Tab Báo cáo (Reports) điều chỉnh nội dung hiển thị và tốc độ của các báo cáo kế toán.
- Sổ cái: tắt bộ lọc Xét chiều phân tích kế toán (Consider Accounting Dimension); đặt Độ dài diễn giải trên sổ cái (General Ledger remarks length).
- Báo cáo công nợ phải thu/phải trả: Cách lấy dữ liệu (Data fetch method) khi dữ liệu lớn, Khoảng tuổi nợ mặc định (Default Ageing Range) và Độ dài diễn giải (Accounts Receivable / Payable remarks length).
- Trường cũ (Legacy Fields): Bỏ qua ô "Là đầu kỳ" khi lên báo cáo (Ignore Is Opening check for reporting). Giữ nguyên, trừ khi ghi chú nâng cấp hoặc việc chuyển đổi dữ liệu yêu cầu thay đổi.
Diễn giải dài giúp tra soát dễ hơn nhưng làm báo cáo khó đọc lướt. Chỉ đổi cách lấy dữ liệu sau khi đã thử với khối lượng dữ liệu tương đương hệ thống thật.
Khác
Tab Khác (Others) gom các cài đặt về hệ thống tài khoản, ngân hàng, yêu cầu thanh toán và ngân sách.
Hệ thống tài khoản
Hiện số dư trên hệ thống tài khoản (Show balances in Chart of Accounts): hiện số dư bên cạnh từng tài khoản trên cây hệ thống tài khoản.
Ngân hàng
Các tùy chọn cho đối chiếu ngân hàng:
- Tự động ghép đối tượng (Enable Automatic Party Matching): tự tìm khách hàng/nhà cung cấp cho giao dịch ngân hàng.
- Tự chạy quy tắc trên giao dịch chưa đối chiếu (Automatically run rules on unreconciled transactions).
- Bật ghép gần đúng (Enable Fuzzy Matching).
- Ghép chuyển tiền nội bộ trong N ngày (Match transfers within 'N' days).
Hãy thử với một sao kê tiêu biểu trước khi bật tự động hóa.
Yêu cầu thanh toán
Tạo yêu cầu thanh toán ở trạng thái Nháp (Create payment requests in Draft status): yêu cầu thanh toán được tạo ra sẽ ở trạng thái Nháp để người dùng kiểm tra trước khi Gửi.
Ngân sách
Dùng bộ kiểm soát ngân sách cũ (Use legacy Budget Controller): chỉ bật khi cần giữ cách kiểm tra ngân sách của phiên bản cũ. Việc cảnh báo hay chặn khi vượt ngân sách được đặt trên từng bản ghi ngân sách.
Đánh số chứng từ
Tab này dùng để thiết lập mẫu đánh số (Naming Series) cho chứng từ kế toán.
Chọn mẫu đánh số trước khi đưa hệ thống vào sử dụng. Mẫu tốt giúp phân biệt công ty hoặc loại chứng từ mà vẫn dễ đọc. Hãy kiểm tra các yêu cầu sau:
- Quy định pháp lý về số hóa đơn.
- Đánh lại số từ đầu mỗi năm.
- Chứng từ sửa đổi (Amend).
- Hàng trả lại và hóa đơn bán hàng trả lại (Credit Note).
- Dùng chung cho nhiều công ty.
Thay đổi mẫu đánh số chỉ áp dụng cho chứng từ mới. Không đổi tên chứng từ kế toán đã Gửi để giả theo một dãy số khác.
Trước khi lưu thay đổi
- Ghi lại giá trị hiện tại và lý do thay đổi.
- Lưu ý cài đặt này áp dụng cho tất cả công ty trên hệ thống.
- Thử giao dịch liên quan qua đủ các bước: Nháp, Gửi, Hủy và Sửa đổi.
- Kiểm tra sổ cái, sổ kho, báo cáo công nợ phải thu hoặc phải trả và báo cáo tài chính.
- Kiểm tra phân quyền và các vai trò được vượt quyền.
- Thông báo thay đổi cho người dùng và người phê duyệt.
Xử lý sự cố
Cài đặt không có tác dụng
Tải lại biểu mẫu và tạo một giao dịch thử mới. Kiểm tra xem công ty, mặt hàng, nhóm mặt hàng, khách hàng, nhà cung cấp, phương thức thanh toán hoặc giá trị trên dòng có đang cung cấp mặc định cụ thể hơn không.
Không tìm thấy Ngày khóa sổ trong Cài đặt kế toán
Từ các phiên bản gần đây, trường này nằm trên Công ty > Khóa sổ kế toán (Accounts Closing).
Người dùng vẫn Gửi được giao dịch bị hạn chế
Rà soát vai trò, quyền trong quy trình phê duyệt (Workflow), các vai trò được vượt quyền, và xem hạn mức đã cấu hình có áp dụng cho giao dịch đó không.
Báo cáo thay đổi sau khi cập nhật cài đặt
So sánh các bút toán sổ cái làm nguồn cho báo cáo và bộ lọc báo cáo. Không ghi sổ lại dữ liệu kế toán cho đến khi đã xác minh giao dịch gốc và kết quả mong đợi.