Khấu hao tài sản
Tài liệu ERPNext tiếng Việt: Khấu hao tài sản
Ngày 1 tháng 2 năm 2026, Nova Industries đưa máy dán nhãn NovaPack Labeler PL-200 vào chạy ở xưởng đóng gói. Máy giá 48.000 USD, bộ phận sản xuất dự kiến dùng 5 năm, kế toán ước tính hết thời gian đó máy còn bán được khoảng 2.400 USD. Câu hỏi cuối tháng rất đơn giản: trong 48.000 USD đó, bao nhiêu thuộc chi phí của tháng 2?
Nếu tính hết 48.000 USD vào tháng 2, tháng này sẽ lỗ nặng còn 59 tháng sau lãi cao hơn thực tế, vì máy vẫn tiếp tục tạo ra thu nhập rất lâu sau ngày mua. Máy cũng biến mất khỏi bảng cân đối kế toán trong khi vẫn chạy mỗi ca.
Khấu hao giải quyết việc này bằng cách phân bổ phần giá trị máy sẽ hao mòn (48.000 − 2.400 giá trị thanh lý ước tính) ra 60 tháng sử dụng. ERPNext biến chính sách đó thành lịch khấu hao 760 USD mỗi tháng và ghi một bút toán tổng hợp cho từng kỳ khi đến hạn. Đến cuối tháng 8 năm 2026, 7 bút toán đã chuyển 5.320 USD vào chi phí và giá trị còn lại của máy là 42.680 USD.
ERPNext tính số tiền khấu hao thế nào
Khấu hao được thiết lập trên bản ghi Tài sản (Asset), trong bảng Sổ tài chính (Finance Books) ở thẻ Khấu hao (Depreciation). Mỗi hàng là một chính sách khấu hao. Khi bạn chọn Nhóm tài sản (Asset Category), ERPNext sao chép các hàng mặc định của nhóm sang tài sản, và bạn có thể sửa lại cho từng tài sản. Nhóm Production Equipment (thiết bị sản xuất) mặc định khấu hao theo năm trong 5 năm, nhưng kế toán đã đổi hàng của máy dán nhãn sang theo tháng để chi phí bám theo từng kỳ chốt sổ cuối tháng.
Bảng chỉ hiện một số trường của mỗi hàng. Biểu tượng cây bút ở cuối hàng (được đánh dấu ở hình trên) mở trình sửa đầy đủ của hàng, nơi bạn xem và đổi mọi thông số, kể cả Giá trị thanh lý.
| Thông số trên hàng của máy dán nhãn | Giá trị | Điều khiển gì |
|---|---|---|
| Sổ tài chính (Finance Book) | Statutory Reporting | Bộ sổ mà lịch khấu hao này thuộc về. |
| Phương pháp khấu hao (Depreciation Method) | Straight Line (đường thẳng) | Cách phân bổ chi phí qua các kỳ. |
| Giá mua ròng (Net Purchase Amount) | 48.000 USD | Nguyên giá đã vốn hóa, lấy từ tài sản. |
| Giá trị thanh lý (Salvage Value) | 2.400 USD | Giá trị dự kiến khi hết vòng đời tài sản. Phải nhỏ hơn giá mua ròng. |
| Tần suất khấu hao, tính theo tháng (Frequency of Depreciation (Months)) | 1 | Số tháng giữa hai lần hạch toán. |
| Tổng số lần khấu hao (Total Number of Depreciations) | 60 | Số lần hạch toán trong lịch. |
| Ngày hạch toán khấu hao (Depreciation Posting Date) | 01/02/2026 | Ngày của lần hạch toán đầu tiên. Nếu để trống, ERPNext lấy ngày cuối cùng của tháng mà tài sản bắt đầu sẵn sàng sử dụng. |
Cách tính như sau: 48.000 − 2.400 = 45.600 USD là giá trị phải khấu hao; 45.600 ÷ 60 lần = 760 USD mỗi tháng. Trình sửa hàng đã phản ánh 7 bút toán ghi đến cuối tháng 8: 7 lần khấu hao đã ghi sổ và giá trị sau khấu hao là 42.680 USD (48.000 − 7 × 760).
Máy sẵn sàng sử dụng đúng ngày của lần hạch toán đầu tiên nên mọi dòng đều là 760 USD tròn. Khi tài sản chỉ sẵn sàng sử dụng một phần của kỳ đầu, ERPNext giảm số tiền kỳ đầu theo tỷ lệ số ngày thực tế sử dụng và thêm một dòng ở cuối lịch cho phần còn lại. Muốn tính mọi kỳ theo số ngày thực tế, xem Khấu hao theo ngày.
Chọn phương pháp
Đường thẳng phù hợp với máy dán nhãn vì máy làm việc gần như đều nhau mỗi tháng. Các phương pháp khác dành cho tài sản mất giá nhanh lúc đầu, hoặc chính sách tự quy định số tiền.
| Phương pháp | Cách phân bổ chi phí | Dùng khi |
|---|---|---|
| Đường thẳng (Straight Line) | Mỗi kỳ một số tiền bằng nhau, máy dán nhãn là 760 USD mỗi tháng. | Thiết bị mang lại lợi ích gần như đều nhau mỗi kỳ. |
| Số dư giảm dần kép (Double Declining Balance) | Kỳ đầu nhiều, các kỳ sau ít dần. | Thiết bị mới mất giá hoặc giảm năng suất nhanh. |
| Giá trị còn lại giảm dần (Written Down Value) | Mỗi kỳ một tỷ lệ cố định trên giá trị còn lại. | Chính sách hoặc quy định thuế chỉ định tỷ lệ. |
| Thủ công (Manual) | Ngày và số tiền do kế toán tự nhập. | Hợp đồng, kết quả định giá hoặc chính sách có quy luật riêng. |
Phương pháp khấu hao trình bày từng phương pháp với số liệu theo năm.
Lịch khấu hao
Khi lưu tài sản, ERPNext tạo một Lịch khấu hao tài sản (Asset Depreciation Schedule) ở trạng thái Nháp cho mỗi hàng trong bảng Sổ tài chính. Khi bạn Gửi tài sản, các lịch này chuyển sang hiệu lực. Mỗi dòng lịch có ngày, số tiền của kỳ, số lũy kế và liên kết tới bút toán tổng hợp sau khi dòng đó đã được hạch toán.
Trong lịch Statutory Reporting của máy dán nhãn, dòng 1 đến 7 ứng với tháng 2 đến tháng 8 năm 2026 và liên kết với các bút toán ACC-JV-2026-00015 đến ACC-JV-2026-00021. Cột lũy kế đạt 5.320 USD ở dòng 7. Cuối tháng 8, dòng 8 (ngày 01/09/2026) chưa đến hạn nên chưa có bút toán. Dòng 60 và cũng là dòng cuối, ngày 01/01/2031, đưa lũy kế lên 45.600 USD, nên máy kết thúc ở đúng giá trị thanh lý 2.400 USD.
Khấu hao được hạch toán thế nào
Mỗi ngày có một tác vụ chạy nền, hạch toán mọi dòng lịch đang hiệu lực có ngày bằng hôm nay hoặc sớm hơn mà chưa có bút toán. Tác vụ chỉ chạy khi bật Tự động ghi bút toán khấu hao tài sản (Book Asset Depreciation entry automatically) trong Cài đặt kế toán (Accounts Settings); đây là giá trị mặc định. Nếu tác vụ bỏ lỡ vài ngày, lần chạy sau sẽ hạch toán bù mọi dòng quá hạn. Muốn tự hạch toán một dòng đã đến hạn, mở dòng lịch và bấm Tạo bút toán khấu hao (Make Depreciation Entry).
Mỗi lần hạch toán là một Bút toán tổng hợp (Journal Entry) loại Depreciation Entry, ghi theo ngày của dòng lịch và gắn với sổ tài chính của lịch đó. Với dòng tháng 2 của máy dán nhãn:
| Tài khoản | Nợ | Có |
|---|---|---|
| Depreciation - NID (chi phí khấu hao) | 760 USD | |
| Accumulated Depreciation - NID (hao mòn lũy kế) | 760 USD |
Bên Nợ cộng 760 USD vào chi phí tháng 2. Bên Có làm tăng Accumulated Depreciation, tài khoản nằm đối ứng với nguyên giá 48.000 USD trên bảng cân đối kế toán, nhờ vậy nguyên giá vẫn hiện nguyên trong khi giá trị còn lại giảm dần. ERPNext lấy hai tài khoản này từ hàng của nhóm tài sản ứng với công ty; nếu nhóm để trống thì dùng tài khoản khấu hao mặc định của công ty. Sau bút toán đầu tiên, trạng thái tài sản chuyển sang Partially Depreciated (đã khấu hao một phần); sau bút toán cuối chuyển sang Fully Depreciated (đã khấu hao hết).
Kiểm tra kết quả
Báo cáo Sổ khấu hao tài sản (Asset Depreciation Ledger) liệt kê mọi bút toán đã hạch toán theo bộ lọc bạn chọn. Với công ty Nova Industries, khoảng ngày 01/01/2026 đến 31/12/2027, tài sản ACC-ASS-2026-00002 và sổ tài chính Statutory Reporting, báo cáo cho thấy 7 bút toán của máy dán nhãn.
Mỗi dòng cho thấy 760 USD hạch toán trong một tháng, khấu hao lũy kế sau đó và giá trị còn lại sau đó. Dòng cuối, ngày 01/08/2026, có lũy kế 5.320 USD và còn lại 42.680 USD, khớp với lịch ở trên. Báo cáo tài sản giải thích các báo cáo khác, gồm Khấu hao và số dư tài sản (Asset Depreciations and Balances) và Sổ đăng ký tài sản cố định (Fixed Asset Register), để kiểm tra nhiều tài sản cùng lúc.
Khi tài sản có nhiều sổ tài chính
Nova Industries còn theo dõi máy dán nhãn trong sổ Management Reporting dùng phương pháp số dư giảm dần kép. Mỗi hàng trong bảng Sổ tài chính của tài sản có lịch riêng, và ERPNext hạch toán một bút toán cho mỗi lịch đang hiệu lực, gắn đúng sổ tài chính của lịch đó. Hãy lọc báo cáo theo sổ tài chính để xem từng bộ số liệu; nếu không, chi phí khấu hao của cả hai sổ sẽ cộng chung. Dùng sổ tài chính cho khấu hao tài sản hướng dẫn thiết lập và lập báo cáo theo từng sổ, còn Sổ tài chính giải thích danh mục sổ.
Khi lịch khấu hao thay đổi
Một số nghiệp vụ về sau làm thay đổi phần khấu hao còn lại. Gửi Điều chỉnh giá trị tài sản sẽ tính lại lịch từ giá trị mới. Phân bổ ca làm việc cho tài sản đổi số tiền theo số ca máy chạy. Khi tài sản bị hủy bỏ hoặc bán, ERPNext hạch toán khấu hao đến ngày thanh lý rồi mới đưa tài sản ra khỏi sổ; xem Hủy bỏ tài sản và Bán tài sản.
Xử lý sự cố
Không có lịch khấu hao nào được tạo
ERPNext chỉ lập lịch khi tài sản bật Tính khấu hao (Calculate Depreciation), và tạo một lịch cho mỗi hàng đầy đủ trong bảng Sổ tài chính. Hãy bật Tính khấu hao, điền phương pháp, tần suất, tổng số lần khấu hao và ngày hạch toán cho ít nhất một hàng, rồi lưu lại tài sản. Lịch nháp xuất hiện và trở thành hiệu lực khi bạn Gửi tài sản.
Bút toán khấu hao không được hạch toán
Mở Cài đặt kế toán và kiểm tra Tự động ghi bút toán khấu hao tài sản đã bật, vì tác vụ hằng ngày không làm gì nếu thiếu cài đặt này. Sau đó kiểm tra chính tài sản: tác vụ chỉ xử lý tài sản đã Gửi, có bật Tính khấu hao và trạng thái là Submitted hoặc Partially Depreciated; tài sản đang In Maintenance hoặc Out of Order sẽ bị bỏ qua cho đến khi đổi trạng thái. Dòng lịch có ngày nằm trước Ngày khóa sổ (Accounts Frozen Till Date) của công ty cũng bị bỏ qua, trừ khi người chạy có vai trò được phép ghi vào kỳ đã khóa. Sau khi sửa nguyên nhân, bấm Tạo bút toán khấu hao ở từng dòng quá hạn, hoặc chờ lần chạy sau; lần chạy đó hạch toán mọi dòng quá hạn.
Tài sản hiện "Failed to post depreciation entries"
Dòng tiêu đề này xuất hiện khi tác vụ hằng ngày đã thử hạch toán một dòng của tài sản nhưng bút toán không qua được bước kiểm tra. ERPNext ghi lỗi vào Nhật ký lỗi (Error Log) và gửi email cho người dùng có vai trò đặt trong Vai trò nhận thông báo khi khấu hao lỗi (Role to Notify on Depreciation Failure) ở Cài đặt kế toán, hoặc cho Accounts Manager khi ô này để trống. Nguyên nhân thường gặp là thiếu tài khoản khấu hao ở cả nhóm tài sản lẫn công ty, và chiều phân tích kế toán bắt buộc nhưng không có giá trị hợp lệ cho công ty của tài sản. Hãy sửa nguyên nhân ghi trong Error Log, rồi bấm Tạo bút toán khấu hao ở dòng quá hạn; hạch toán thành công sẽ xóa trạng thái lỗi.
Câu hỏi thường gặp
ERPNext giảm số tiền đầu tiên vì tài sản chỉ sẵn sàng sử dụng một phần của kỳ đầu. Sau đó nó thêm một dòng cuối để tổng vẫn đạt đủ giá trị phải khấu hao. Khi tài sản sẵn sàng sử dụng đúng ngày của lần hạch toán đầu tiên, như máy dán nhãn, mọi dòng đều bằng nhau.
Đặt loại tài sản là Existing Asset (tài sản có sẵn), rồi nhập Khấu hao lũy kế đầu kỳ (Opening Accumulated Depreciation) và Số lần khấu hao đã ghi đầu kỳ (Opening Number of Booked Depreciations). ERPNext khi đó chỉ lập lịch cho các kỳ còn lại. Khi Gửi tài sản có sẵn mà không có chứng từ mua, nguyên giá và khấu hao lũy kế đầu kỳ không được ghi vào sổ cái, nên hãy đưa các số này vào số dư đầu kỳ.
Đổi nhóm tài sản không ảnh hưởng tới tài sản đã Gửi. Hãy dùng Điều chỉnh giá trị tài sản để tính lại lịch còn lại, hoặc dùng Sửa chữa tài sản khi khoản sửa chữa kéo dài tuổi thọ tài sản.
Không. Khấu hao chỉ tác động đến kế toán tài sản cố định. Nó làm giảm giá trị còn lại của tài sản qua tài khoản Accumulated Depreciation và không đổi giá trị của bất kỳ mặt hàng tồn kho nào.