Sổ tài chính
Tài liệu ERPNext tiếng Việt: Sổ tài chính
Sổ tài chính (Finance Book) cho phép công ty duy trì các góc nhìn kế toán song song khi một giao dịch hoặc lịch trình khấu hao phải thuộc về một cơ sở báo cáo này nhưng không thuộc cơ sở khác. Một doanh nghiệp có thể giữ một sổ cho báo cáo pháp định và một sổ khác cho báo cáo quản trị hoặc cổ đông.
Sổ tài chính là tùy chọn. Đừng tạo nhiều sổ chỉ để tách biệt các phòng ban, chi nhánh, dự án hoặc dòng sản phẩm. Hãy sử dụng trung tâm chi phí hoặc chiều phân tích kế toán cho các phân khúc báo cáo đó. Chỉ sử dụng sổ tài chính khi cùng một công ty cần các phương pháp xử lý kế toán hoặc góc nhìn báo cáo thay thế.
Các mục đích sử dụng điển hình bao gồm:
- khấu hao pháp định và quản trị sử dụng các phương pháp hoặc thời gian sử dụng hữu ích khác nhau;
- các quy tắc kế toán địa phương và một cơ sở báo cáo tập đoàn riêng biệt;
- một bảng cân đối kế toán nội bộ thay thế mà không làm thay đổi góc nhìn sổ cái chính của công ty.
Trước khi bắt đầu
Thống nhất với kế toán về mục đích và người phụ trách từng sổ. Quyết định sổ nào là mặc định của công ty, các bút toán nào phải chung cho tất cả các sổ và các báo cáo nào người đánh giá sẽ chạy.
Ví dụ dưới đây sử dụng Statutory Reporting (Báo cáo pháp định) làm sổ tài chính mặc định cho Nova Electronics Trading và Management Reporting (Báo cáo quản trị) làm sổ thay thế.
Tạo sổ tài chính
Mở Sổ tài chính (Finance Book) và chọn Thêm Sổ tài chính (Add Finance Book). Nhập tên rõ ràng mô tả cơ sở báo cáo, sau đó lưu lại.
Chỉ tạo các sổ mà chính sách báo cáo của bạn yêu cầu. Bản ghi sổ tài chính chứa một tên; tác dụng của sổ đến từ việc chọn nó trên các giao dịch kế toán, lịch trình khấu hao và báo cáo.
Thiết lập mặc định cho công ty
Mở thông tin công ty và chọn tab Kế toán (Accounts). Thiết lập Sổ tài chính mặc định (Default Finance Book) thành sổ đại diện cho kế toán thông thường của công ty đó, sau đó lưu lại.
Mặc định rất quan trọng vì trường sổ tài chính trên bút toán tổng hợp hiện tại là chỉ đọc. ERPNext tự động đưa sổ mặc định của công ty vào các bút toán tổng hợp mới thay vì yêu cầu người dùng chọn thủ công mỗi lần.
Đừng thay đổi mặc định một cách tùy tiện sau khi đã có giao dịch. Hãy xem xét tác động đối với các báo cáo và các bút toán trong tương lai với kế toán viên của bạn trước.
Ghi nhận bút toán vào sổ tài chính
Tạo giao dịch theo quy trình thông thường. Trong bút toán tổng hợp, mở Thông tin khác (More Info) và xem xét giá trị Sổ tài chính (Finance Book) trước khi Gửi.
Ví dụ ghi nhận khoản điều chỉnh bảo trì 450 USD vào Statutory Reporting:
| Tài khoản | Nợ | Có | Tác động đối với sổ tài chính |
|---|---|---|---|
| Chi phí bảo trì văn phòng | 450 USD | Xuất hiện trong sổ pháp định. | |
| Ngân hàng vận hành Nova | 450 USD | Xuất hiện trong sổ pháp định. |
Bút toán có chọn sổ tài chính chỉ thuộc sổ đó. Bút toán để trống sổ tài chính được coi là bút toán chung và hiện trong báo cáo của mọi sổ tài chính. Nhờ vậy, giao dịch áp dụng cho mọi cơ sở báo cáo chỉ cần ghi một lần.
Xem báo cáo theo sổ tài chính
Mở sổ cái, bảng cân đối số phát sinh, bảng cân đối kế toán, hoặc Báo cáo kết quả kinh doanh. Chọn công ty, ngày tháng và sổ tài chính, sau đó làm mới báo cáo.
Trong sổ cái, Bao gồm bút toán sổ mặc định (Include Default FB Entries) được bật sẵn. Khi được bật, ERPNext sử dụng sổ tài chính mặc định của công ty và bao gồm các bút toán chung có sổ tài chính để trống. Nếu bạn chọn một sổ khác với sổ mặc định của công ty, hãy bỏ chọn Bao gồm bút toán sổ mặc định trước. Nếu không, ERPNext sẽ dừng báo cáo và yêu cầu bạn bỏ chọn.
Sử dụng các bộ lọc tương tự khi so sánh các báo cáo. Một báo cáo được lọc theo một sổ tài chính không thể được so sánh một cách đáng tin cậy với một báo cáo chưa lọc hoặc một báo cáo sử dụng thiết lập khác cho các bút toán sổ mặc định.
Sử dụng sổ tài chính cho khấu hao
Một công ty có thể khấu hao cùng một tài sản khác nhau cho báo cáo pháp định và quản trị. Ví dụ, sổ pháp định có thể sử dụng phương pháp khấu hao theo giá trị còn lại (Written Down Value), còn sổ quản trị dùng phương pháp đường thẳng (Straight Line).
Trên bảng sổ tài chính của tài sản, mỗi dòng có thể giữ riêng:
| Trường | Tác dụng |
|---|---|
| Sổ tài chính (Finance Book) | Sổ báo cáo nhận các bút toán khấu hao. |
| Phương pháp khấu hao (Depreciation Method) | Đường thẳng (Straight Line), số dư giảm dần kép (Double Declining Balance), khấu hao theo giá trị còn lại (Written Down Value) hoặc thủ công (Manual). |
| Tần suất khấu hao (Frequency of Depreciation) | Số tháng giữa các lần ghi sổ theo lịch trình. |
| Tổng số lần khấu hao (Total Number of Depreciations) | Số lượng bút toán khấu hao theo lịch trình. |
| Ngày hạch toán khấu hao (Depreciation Posting Date) | Ngày bắt đầu lịch trình. |
| Giá trị thu hồi ước tính (Salvage Value) | Giá trị dự kiến sau thời gian sử dụng hữu ích. |
| Tỷ lệ khấu hao (Rate of Depreciation) | Tỷ lệ phần trăm được sử dụng khi phương pháp đã chọn yêu cầu. |
ERPNext có thể tạo một lịch trình khấu hao riêng cho từng sổ tài chính và ghi các bút toán khấu hao tự động vào sổ tương ứng. Nhờ vậy, mỗi sổ giữ giá trị tài sản riêng mà không phải tạo bản ghi tài sản trùng lặp.
Các trường quan trọng và ý nghĩa của chúng
| Trường hoặc điều khiển | Xuất hiện tại | Ý nghĩa |
|---|---|---|
| Tên (Name) | Sổ tài chính | Xác định cơ sở báo cáo. Sử dụng tên ổn định, định hướng theo chính sách. |
| Sổ tài chính mặc định (Default Finance Book) | Công ty | Sổ mặc định được áp dụng vào các giao dịch kế toán được hỗ trợ. |
| Sổ tài chính (Finance Book) | Bút toán tổng hợp và các bản ghi kế toán được hỗ trợ | Sổ mà các bút toán sổ cái được tạo ra thuộc về. |
| Sổ tài chính (Finance Book) | Báo cáo tài chính | Giới hạn báo cáo cho sổ đã chọn cộng với các bút toán chung. |
| Bao gồm bút toán sổ mặc định (Include Default FB Entries) | Sổ cái | Bao gồm sổ mặc định của công ty và các bút toán chung. Bỏ chọn trước khi báo cáo trên một sổ khác. |
Xử lý sự cố
Một bút toán khấu hao không xuất hiện trong bảng cân đối số phát sinh
Mở báo cáo và chọn sổ tài chính được sử dụng bởi lịch khấu hao của tài sản. Một bút toán cụ thể cho sổ tài chính có thể không xuất hiện trong báo cáo sử dụng sổ khác hoặc không có bộ lọc sổ khớp.
ERPNext yêu cầu bỏ chọn Bao gồm bút toán sổ mặc định
Báo cáo có sổ tài chính khác với mặc định của công ty trong khi Bao gồm bút toán sổ mặc định (Include Default FB Entries) đang được bật. Bỏ chọn hộp kiểm, giữ nguyên sổ thay thế đã chọn và làm mới.
Không thể chỉnh sửa sổ tài chính của bút toán tổng hợp
Điều này là bình thường trong ERPNext hiện tại. Trường này ở chế độ chỉ đọc và lấy từ Sổ tài chính mặc định (Default Finance Book) của công ty. Hãy xem lại thiết lập công ty trước khi tạo các bút toán yêu cầu cơ sở kế toán khác.
Hai báo cáo sổ tài chính không khớp nhau
Kiểm tra cả hai báo cáo đều sử dụng cùng công ty, phạm vi ngày, tài khoản, cài đặt bút toán đầu kỳ và lựa chọn Bao gồm bút toán sổ mặc định (Include Default FB Entries). Sau đó, xác định các bút toán được gán riêng cho một sổ và so sánh các lịch tài sản hoặc bút toán tổng hợp liên quan.
Một bút toán xuất hiện trong nhiều hơn một sổ tài chính
Kiểm tra xem sổ tài chính của giao dịch có để trống không. Các bút toán có trường sổ tài chính để trống là bút toán chung và xuất hiện cùng với các chế độ xem báo cáo sổ tài chính. Chỉ gán sổ khi giao dịch thuộc riêng về cơ sở báo cáo đó.
Câu hỏi thường gặp
Không, một công ty có một cơ sở kế toán có thể hoạt động mà không cần tạo thêm sổ tài chính.
Không, hãy sử dụng trung tâm chi phí hoặc chiều phân tích kế toán cho các phòng ban, chi nhánh, dự án và các phân khúc vận hành khác. Sổ tài chính dành cho các cách xử lý kế toán thay thế hoặc cơ sở báo cáo.
Có, hãy thêm các dòng sổ tài chính riêng biệt vào tài sản và cấu hình phương pháp hoặc lịch khấu hao khác cho từng cơ sở báo cáo.
Sổ tài chính trống có nghĩa là bút toán đó là chung. ERPNext bao gồm các bút toán chung khi xây dựng chế độ xem sổ tài chính để không bỏ lỡ các giao dịch dùng chung.
Về mặt kỹ thuật, cài đặt công ty có thể thay đổi, nhưng hãy coi đó là sự thay đổi chính sách kế toán. Hãy xem xét các bút toán hiện có, hành vi hạch toán trong tương lai, bộ lọc báo cáo và yêu cầu kiểm toán trước khi thay đổi.