Mẫu bút toán tổng hợp
Tài liệu ERPNext tiếng Việt: Mẫu bút toán tổng hợp
Mẫu bút toán tổng hợp lưu cấu trúc của một bút toán tổng hợp định kỳ. Mẫu có thể điền sẵn công ty, loại bút toán, mẫu đánh số, thiết lập bút toán đầu kỳ, thiết lập đa tiền tệ và các dòng tài khoản. Dùng mẫu khi cùng các tài khoản và chiều phân tích được dùng lặp lại, nhưng số tiền, ngày, tham chiếu hoặc ghi chú thay đổi theo từng lần.
Ví dụ, Nova Electronics Trading hằng tháng chi tiền bảo trì văn phòng từ tài khoản ngân hàng phục vụ hoạt động. Mẫu có thể điền sẵn Chi phí bảo trì văn phòng (Office Maintenance Expenses) và Nova Operating Bank, còn kế toán nhập số tiền thực tế và tham chiếu của tháng đó.
Mẫu giúp bạn khỏi phải chọn lại tài khoản mỗi lần và giúp mọi người dùng thống nhất một bộ tài khoản. Bản thân mẫu không ghi vào sổ cái. Bút toán tổng hợp tạo ra vẫn phải được kiểm tra, cân đối, lưu và Gửi.
Trước khi bắt đầu
Kiểm tra các điều kiện sau:
- Các tài khoản đã tồn tại trong hệ thống tài khoản của công ty.
- Mỗi tài khoản là tài khoản hạch toán chi tiết, không phải tài khoản tổng hợp.
- Bạn biết tài khoản nào cần ghi Nợ và tài khoản nào cần ghi Có cho giao dịch định kỳ.
- Đã có sẵn trung tâm chi phí, dự án hoặc Chiều phân tích kế toán khác nếu bắt buộc.
- Nếu mẫu sử dụng tài khoản bằng các loại tiền tệ khác nhau, đã cấu hình kế toán đa tiền tệ.
Tạo mẫu bút toán tổng hợp
Để mở danh sách, tìm Mẫu bút toán tổng hợp (Journal Entry Template) trên thanh tìm kiếm (Awesome Bar). Chọn Thêm mẫu bút toán tổng hợp (Add Journal Entry Template) hoặc mở mẫu hiện có.
Nhập Tiêu đề mẫu (Template Title) rõ ràng, thể hiện mục đích sử dụng định kỳ, chẳng hạn Monthly Office Maintenance.
Chọn Loại bút toán (Journal Entry Type), Mẫu đánh số (Series) và Công ty (Company). Chỉ đặt Là bút toán đầu kỳ (Is Opening) thành Có (Yes) khi bút toán tổng hợp tạo ra ghi nhận số dư đầu kỳ. Bật Đa tiền tệ (Multi Currency) khi mẫu dùng tài khoản có loại tiền khác đồng tiền hạch toán của công ty.
Trong Các dòng hạch toán (Accounting Entries), thêm các tài khoản cần sao chép vào mỗi bút toán tổng hợp. Không nhập số tiền giao dịch vào mẫu. Số tiền được nhập trên bút toán tổng hợp thực tế vì có thể thay đổi theo từng lần phát sinh.
Chọn biểu tượng bút chì để sửa một dòng và thêm đối tượng, trung tâm chi phí, dự án hoặc chiều phân tích khác nếu cần.
Lưu mẫu.
Các trường quan trọng và ý nghĩa
| Trường | Chức năng | Hướng dẫn |
|---|---|---|
| Tiêu đề mẫu (Template Title) | Tên để người dùng chọn mẫu trên bút toán tổng hợp | Đặt tên theo mục đích, không theo tháng hoặc số chứng từ. |
| Loại bút toán (Journal Entry Type) | Loại bút toán tổng hợp dự kiến sử dụng | Chọn loại phù hợp giao dịch. Loại này cũng có thể ảnh hưởng đến các giá trị mặc định, chẳng hạn cách xử lý tài khoản ngân hàng hoặc tiền mặt. |
| Mẫu đánh số (Series) | Chuỗi đánh số được sao chép vào bút toán tổng hợp mới | Sử dụng mẫu đánh số bút toán tổng hợp đã được công ty phê duyệt. |
| Công ty (Company) | Công ty được sao chép vào bút toán tổng hợp mới | Các tài khoản trong mẫu phải thuộc công ty này. |
| Là bút toán đầu kỳ (Is Opening) | Đánh dấu bút toán tạo ra là bút toán đầu kỳ | Chỉ dùng khi chuyển đổi dữ liệu hoặc ghi nhận số dư đầu kỳ. Xem Số dư đầu kỳ. |
| Đa tiền tệ (Multi Currency) | Cho phép tài khoản có loại tiền tệ khác đồng tiền hạch toán của công ty | Kiểm tra tỷ giá và loại tiền tệ của các tài khoản trong bút toán tạo ra. |
| Tài khoản (Account) | Tài khoản hạch toán chi tiết được sao chép vào bút toán tổng hợp | Thêm ít nhất hai tài khoản để có thể cân đối bút toán tạo ra. |
| Loại đối tượng và đối tượng (Party Type and Party) | Gắn dòng với khách hàng, nhà cung cấp, Nhân viên hoặc đối tượng khác được hỗ trợ | Chỉ thiết lập khi tài khoản được chọn yêu cầu hạch toán theo đối tượng. |
| Trung tâm chi phí (Cost Center) | Theo dõi thu nhập hoặc chi phí theo đơn vị kinh doanh | Chỉ đặt mặc định ở đây nếu áp dụng cho mọi bút toán tạo từ mẫu. |
| Dự án (Project) | Theo dõi dòng hạch toán theo dự án | Để trống nếu dự án thay đổi theo từng lần. |
Chọn đúng loại bút toán
Mẫu dùng được mọi loại bút toán có trong ô Loại bút toán (Journal Entry Type) của bản ERPNext hiện hành: Journal Entry, Inter Company Journal Entry, Bank Entry, Cash Entry, Credit Card Entry, Debit Note, Credit Note, Contra Entry (chuyển tiền nội bộ), Write Off Entry (xóa nợ), Opening Entry (đầu kỳ), Depreciation Entry (khấu hao) và Exchange Rate Revaluation (đánh giá lại tỷ giá).
Các lựa chọn thường dùng nhất:
| Loại bút toán | Trường hợp sử dụng |
|---|---|
| Bút toán tổng hợp (Journal Entry) | Điều chỉnh chung và các khoản trích trước định kỳ khi không có loại giao dịch chuyên biệt hơn. |
| Bút toán ngân hàng (Bank Entry) | Giao dịch ngân hàng ghi nhận bằng bút toán tổng hợp. Với các khoản thanh toán thông thường cho khách hàng và nhà cung cấp, ưu tiên phiếu thu/chi. |
| Bút toán tiền mặt (Cash Entry) | Giao dịch tiền mặt ghi nhận bằng bút toán tổng hợp. |
| Bút toán đầu kỳ (Opening Entry) | Số dư đầu kỳ khi thiết lập hoặc chuyển đổi hệ thống. ERPNext đánh dấu Là bút toán đầu kỳ (Is Opening) tương ứng. |
| Bút toán tổng hợp liên công ty (Inter Company Journal Entry) | Điều chỉnh giữa các công ty. Xem bút toán tổng hợp liên công ty. |
| Đánh giá lại tỷ giá (Exchange Rate Revaluation) | Điều chỉnh phát sinh từ việc đánh giá lại ngoại tệ. |
Chọn Bút toán ngân hàng hoặc Bút toán tiền mặt trên bút toán tổng hợp thông thường có thể điền tài khoản ngân hàng hoặc tiền mặt mặc định của công ty khi bảng tài khoản còn trống. Mẫu cũng có thể lưu trực tiếp các dòng tài khoản cần dùng. Bút toán đầu kỳ xác định chứng từ là giao dịch đầu kỳ nhưng không tự thêm toàn bộ hệ thống tài khoản. Chỉ thêm các tài khoản cần thiết cho bút toán đầu kỳ.
Tạo bút toán tổng hợp từ mẫu
- Tạo bút toán tổng hợp mới.
- Mở thẻ Thông tin thêm (More Info).
- Mở rộng Thông tin bổ sung (Additional Info).
- Chọn mẫu trong Từ mẫu (From Template).
ERPNext sao chép công ty, loại bút toán, mẫu đánh số, thiết lập đầu kỳ, thiết lập đa tiền tệ và các dòng tài khoản của mẫu vào bút toán tổng hợp mới.
Nhập số tiền ghi Nợ và ghi Có, ngày hạch toán, chi tiết tham chiếu và ghi chú. Thêm hoặc xóa dòng tài khoản nếu lần phát sinh này cần. Kiểm tra tổng Nợ bằng tổng Có rồi lưu và Gửi bút toán tổng hợp.
Cảnh báo quan trọng khi chọn mẫu
Chọn Từ mẫu (From Template) sẽ xóa các dòng Bút toán kế toán (Accounting Entries) hiện có trước khi tải các dòng từ mẫu. Chọn mẫu trước khi nhập dòng tài khoản hoặc sao chép phần đã nhập mà bạn cần giữ lại.
Mẫu là cấu trúc khởi đầu, không khóa cứng dữ liệu. Sau khi tải mẫu, bạn có thể thêm tài khoản hoặc thay đổi giá trị được sao chép trước khi lưu. Kiểm tra từng bút toán tổng hợp tạo ra vì mẫu không xác minh các tài khoản và chiều phân tích có còn phù hợp với giao dịch của tháng đó hay không.
Duy trì mẫu an toàn
Cập nhật mẫu khi cách hạch toán định kỳ thay đổi cho các bút toán về sau. Chỉnh sửa mẫu không thay đổi các bút toán tổng hợp đã Gửi trước đó.
Tránh tạo nhiều mẫu có tên gần giống nhau. Dùng tiêu đề mô tả nghiệp vụ, chẳng hạn Monthly Office Maintenance, Payroll Accrual hoặc Bank Charges. Giữ một mẫu được phê duyệt cho mỗi dạng nghiệp vụ định kỳ và rà soát khi hệ thống tài khoản hoặc cấu trúc chiều phân tích thay đổi.
Xử lý sự cố
Không thấy trường từ mẫu
Trong bút toán tổng hợp mới, mở Thông tin thêm (More Info) và mở rộng Thông tin bổ sung (Additional Info). Nút Mẫu (Templates) ở góc trên bên phải là tính năng mẫu biểu mẫu chung của Frappe, khác với Mẫu bút toán tổng hợp (Journal Entry Template) của ERPNext được chọn trong trường Từ mẫu (From Template).
Mẫu không xuất hiện khi tìm kiếm
Kiểm tra mẫu bút toán tổng hợp đã được lưu và bạn có quyền đọc mẫu. Đồng thời kiểm tra người dùng của bạn có quyền truy cập công ty và các tài khoản trong mẫu.
Các dòng tài khoản hiện có biến mất
Đây là hành vi dự kiến khi chọn Từ mẫu (From Template). ERPNext xóa các dòng hạch toán hiện tại trước khi sao chép các dòng từ mẫu. Chọn mẫu trước rồi thêm các dòng riêng cho lần phát sinh đó.
Không thể chọn tài khoản
Kiểm tra đó là tài khoản hạch toán chi tiết, không phải tài khoản tổng hợp, thuộc công ty của mẫu. Đồng thời kiểm tra các hạn chế về loại tiền tệ của tài khoản khi chưa bật Đa tiền tệ (Multi Currency).
Bút toán tổng hợp không cân đối
Mẫu sao chép cấu trúc tài khoản, không sao chép số tiền ghi Nợ và ghi Có. Nhập số tiền trên từng dòng và bảo đảm tổng Nợ bằng tổng Có trước khi lưu.
Câu hỏi thường gặp
Không. Mẫu chỉ điền sẵn bút toán tổng hợp mới. Người dùng phải bổ sung số tiền và tham chiếu của lần hiện tại, kiểm tra rồi Gửi bút toán.
Có. Bạn có thể sửa, thêm hoặc xóa dòng trước khi lưu bút toán tổng hợp. Coi mẫu là điểm khởi đầu có thể tái sử dụng.
Không. Mẫu lưu một công ty và các tài khoản thuộc công ty đó. Tạo mẫu riêng cho từng công ty nếu cần dùng cùng một dạng hạch toán.
Không. Các dòng tài khoản của mẫu bút toán tổng hợp xác định tài khoản, đối tượng và chiều phân tích. Nhập số tiền ghi Nợ và ghi Có trong từng bút toán tổng hợp thực tế.
Có. Thêm chiều phân tích trên dòng tài khoản nếu phải áp dụng cho mọi lần. Để trống nếu chiều phân tích thay đổi theo từng giao dịch.
Không. Thay đổi chỉ ảnh hưởng đến bút toán được tạo từ mẫu sau thời điểm thay đổi. Các bản Nháp và bút toán đã Gửi hiện có vẫn giữ giá trị riêng.