Bút toán tổng hợp liên công ty

Nova Industries thanh toán hóa đơn phần mềm dùng chung thay cho Nova Electronics Distribution, một công ty khác trong cùng tập đoàn. Tiền được chi từ một tài khoản ngân hàng, nhưng mỗi pháp nhân cần có sổ sách cân đối riêng và số dư liên công ty rõ ràng để thể hiện bên nào nợ bên nào.

Bút toán tổng hợp liên công ty ghi nhận hai phía bằng các bút toán tổng hợp riêng biệt có liên kết. Bút toán đầu tiên chỉ hạch toán trong công ty thứ nhất; sau đó ERPNext giúp tạo bút toán tương ứng cho công ty thứ hai với các tổng Nợ và Có đối ứng.

Sử dụng quy trình này cho chi phí dùng chung, chuyển tiền và điều chỉnh giữa các đơn vị liên quan khi nghiệp vụ không bắt nguồn từ hóa đơn liên công ty. Nghiệp vụ chỉ hoàn tất trên toàn tập đoàn sau khi cả hai bút toán liên kết được kiểm tra và Gửi.

Trước khi bắt đầuCopy Anchor Link

Kiểm tra các điều kiện sau:

1. Có ít nhất hai công ty không phải công ty tổng hợp (non-group company) trong ERPNext.
2. Mỗi công ty có hệ thống tài khoản, đồng tiền hạch toán, năm tài chính và trung tâm chi phí riêng.
3. Các tài khoản phải thu nội bộ, phải trả nội bộ, ngân hàng, thu nhập và chi phí cần thiết tồn tại ở đúng công ty.
4. Bạn biết cách ghi Nợ và ghi Có cần áp dụng ở cả hai công ty.
5. Người dùng tạo cặp bút toán có quyền truy cập cả hai công ty và các tài khoản tương ứng.
6. Nếu các công ty dùng loại tiền tệ khác nhau, đã cấu hình kế toán đa tiền tệ và tỷ giá.

Với giao dịch thương mại thông thường giữa các công ty trong tập đoàn, cân nhắc dùng hóa đơn liên công ty. Dùng bút toán tổng hợp liên công ty cho điều chỉnh kế toán có chủ đích khi hóa đơn không phải chứng từ nghiệp vụ phù hợp.

Tìm hiểu ví dụCopy Anchor Link

Nova Electronics Trading thanh toán chi phí triển lãm thương mại 1.200 USD thay cho Nova Electronics Distribution. Công ty thứ nhất ghi nhận dòng tiền ra và khoản phải thu từ công ty liên quan. Công ty thứ hai ghi nhận chi phí và khoản phải trả cho công ty thứ nhất.

Bút toán của mỗi công ty cân đối độc lập. Bút toán liên kết thứ hai cũng đảo phía tổng Nợ và Có của bút toán thứ nhất: tổng Có của bút toán thứ hai phải bằng tổng Nợ của bút toán thứ nhất, và tổng Nợ của nó phải bằng tổng Có của bút toán thứ nhất khi hai công ty dùng cùng loại tiền tệ.

Tạo bút toán của công ty thứ nhấtCopy Anchor Link

Từ danh sách bút toán tổng hợp, chọn Thêm bút toán tổng hợp (Add Journal Entry).

Đặt Loại bút toán (Entry Type) thành Bút toán tổng hợp liên công ty (Inter Company Journal Entry) và chọn công ty ghi nhận phía thứ nhất. Trong ví dụ này, chọn Nova Electronics Trading.

Trong Các dòng hạch toán (Accounting Entries), thêm tài khoản và số tiền cho công ty đó. Thêm trung tâm chi phí hoặc Chiều phân tích kế toán khác nếu bắt buộc.

Trong ví dụ:

1. Ghi Nợ Phải thu từ Nova Electronics Distribution số tiền 1.200 USD.
2. Ghi Có Nova Operating Bank số tiền 1.200 USD.

Chọn biểu tượng bút chì để mở dòng chi tiết khi cần nhập trung tâm chi phí, dự án, đối tượng, loại tiền tệ, tham chiếu hoặc trường khác ở cấp dòng.

Kiểm tra Tổng Nợ (Total Debit) bằng Tổng Có (Total Credit), thêm ghi chú rõ ràng rồi lưu và Gửi bút toán tổng hợp đầu tiên. Khi Gửi, ERPNext ghi các bút toán vào sổ cái của công ty thứ nhất, chưa hạch toán phía công ty còn lại.

Tạo bút toán liên kết cho công ty thứ haiCopy Anchor Link

Mở bút toán đầu tiên đã Gửi. Chọn Tạo (Make), sau đó chọn Tạo bút toán tổng hợp liên công ty (Create Inter Company Journal Entry).

Chọn công ty cần ghi nhận phía còn lại rồi chọn Tạo (Create).

ERPNext mở bản Nháp mới và chuyển sang các thông tin sau:

ERPNext không sao chép các dòng tài khoản của công ty thứ nhất vì tên tài khoản thuộc các sổ kế toán công ty khác nhau. Bản Nháp bắt đầu với bảng Các dòng hạch toán (Accounting Entries) trống. Đây là hành vi được thiết kế sẵn.

Nhập tài khoản của công ty thứ haiCopy Anchor Link

Nhập nội dung hạch toán của công ty thứ hai. Trong ví dụ này:

1. Ghi Nợ Chi phí triển lãm thương mại số tiền 1.200 USD.
2. Ghi Có Phải trả cho Nova Electronics Trading số tiền 1.200 USD.
3. Sử dụng trung tâm chi phí của công ty thứ hai.

Các tài khoản riêng lẻ không cần trùng tên với tài khoản của công ty thứ nhất. Điều phải nhất quán là cách phản ánh bản chất kinh tế và, với các công ty dùng cùng loại tiền tệ, tổng Nợ và tổng Có phải đối ứng ngược nhau.

Kiểm tra bút toán, bảo đảm cân đối rồi Gửi. ERPNext sau đó lưu liên kết trên cả hai bút toán tổng hợp.

Kiểm tra cặp bút toán liên kếtCopy Anchor Link

Trên một trong hai bút toán đã Gửi, mở Thông tin thêm (More Info) rồi mở rộng Tham chiếu (Reference). Tham chiếu bút toán tổng hợp liên công ty (Inter Company Journal Entry Reference) liên kết đến bút toán tổng hợp còn lại.

Bạn cũng có thể kiểm tra cả hai bút toán từ danh sách bút toán tổng hợp.

Sử dụng Xem > Sổ cái (View > Ledger) trên mỗi bút toán để kiểm tra các Bút toán sổ cái riêng biệt. Nếu dùng báo cáo hợp nhất tập đoàn, kiểm tra số dư phải thu và phải trả nội bộ, đồng thời thực hiện quy trình loại trừ của tổ chức ngoài các bút toán nghiệp vụ thông thường khi cần.

Các trường quan trọng và ý nghĩaCopy Anchor Link

Khi nào cần đối tượngCopy Anchor Link

Nếu một dòng sử dụng tài khoản thuộc loại Phải thu hoặc Phải trả, ERPNext yêu cầu Loại đối tượng (Party Type) và Đối tượng (Party). Chọn khách hàng hoặc nhà cung cấp nội bộ đại diện cho công ty liên quan. Với tài khoản phải thu nội bộ hoặc phải trả nội bộ chuyên biệt không được cấu hình thuộc loại tài khoản Phải thu (Receivable) hoặc Phải trả (Payable), đối tượng không bắt buộc, nhưng chính sách kế toán vẫn có thể yêu cầu tài khoản riêng cho từng công ty liên quan.

Các phiên bản ERPNext cũ chỉ hiện những tài khoản được đánh dấu dành riêng cho giao dịch liên công ty. Hạn chế này đã được gỡ bỏ: phiên bản hiện tại lọc tài khoản theo công ty được chọn và điều kiện tài khoản hạch toán chi tiết. Chọn tài khoản phản ánh đúng cách hạch toán thực tế thay vì tạo bản sao của mọi tài khoản ngân hàng hoặc chi phí thông thường chỉ để dùng cho loại bút toán này.

Hủy hoặc sửa cặp bút toán liên kếtCopy Anchor Link

Hai bút toán tổng hợp là các chứng từ kế toán đã Gửi riêng biệt. Hủy một bút toán sẽ đảo ngược tác động của chính bút toán đó lên sổ cái và xóa tham chiếu liên công ty giữa cặp bút toán. Việc này không thay thế cho việc kiểm tra và sửa bút toán của công ty còn lại.

Nếu cả hai phía đều sai, sửa ở cả hai công ty theo quy trình hủy, sửa đổi hoặc tạo bút toán tổng hợp đảo ngược (Reverse Journal Entry) của tổ chức. Giữ ngày hạch toán và phần giải trình nhất quán để dấu vết kiểm toán rõ ràng.

Xử lý sự cốCopy Anchor Link

Không có thao tác tạo bút toán tổng hợp liên công tyCopy Anchor Link

Kiểm tra bút toán tổng hợp đầu tiên đã được Gửi, Loại bút toán là bút toán tổng hợp liên công ty và chưa có tham chiếu bút toán tổng hợp liên công ty. Thao tác chỉ có trên bút toán đầu tiên đã Gửi trước khi liên kết với bút toán đối ứng.

Bản Nháp liên kết không có dòng tài khoảnCopy Anchor Link

Đây là hành vi dự kiến trong quy trình hiện tại. ERPNext không thể dùng lại tài khoản từ hệ thống tài khoản của công ty khác. Thêm tài khoản riêng của công ty thứ hai và các tổng số tiền đối ứng.

ERPNext báo số tiền nợ và có của cặp liên kết không khớpCopy Anchor Link

Với các công ty có cùng loại tiền tệ mặc định, tổng Nợ của bút toán thứ hai phải bằng tổng Có của bút toán thứ nhất, và tổng Có của bút toán thứ hai phải bằng tổng Nợ của bút toán thứ nhất. Kiểm tra số tiền, độ chính xác số và cách xử lý tỷ giá.

Dòng phải thu hoặc phải trả yêu cầu đối tượngCopy Anchor Link

Chọn khách hàng hoặc nhà cung cấp phù hợp trong Loại đối tượng (Party Type) và Đối tượng (Party). Các trường này bắt buộc với tài khoản thuộc loại Phải thu và Phải trả, trừ khi giao dịch được tạo bằng quy trình đặc biệt có chủ đích bỏ qua yêu cầu này.

Đã tạo riêng hai bút toán nhưng chúng không liên kếtCopy Anchor Link

Sử dụng Tạo > Tạo bút toán tổng hợp liên công ty (Make > Create Inter Company Journal Entry) từ bút toán đầu tiên đã Gửi. Tạo thủ công hai bút toán tổng hợp không liên quan sẽ không tự điền tham chiếu liên công ty.

Câu hỏi thường gặpCopy Anchor Link

Chủ đề liên quanCopy Anchor Link

• Mẫu bút toán tổng hợp
• Sổ tài chính
• Báo cáo tài chính hợp nhất