Hóa đơn liên công ty
Tài liệu ERPNext tiếng Việt: Hóa đơn liên công ty
Hóa đơn liên công ty giúp tạo cặp giao dịch phải thu và phải trả tương ứng khi một công ty bán hàng hoặc dịch vụ cho công ty khác trên cùng một hệ thống ERPNext. Hóa đơn bán hàng đã Gửi có thể tạo ra Hóa đơn mua hàng liên kết cho công ty mua. Nhờ vậy bạn không phải nhập hai lần, và sổ cái của mỗi công ty vẫn tách biệt.
Trước khi bắt đầu
- Tạo cả hai công ty và hệ thống tài khoản của từng công ty.
- Tạo một Khách hàng đại diện cho công ty mua.
- Tạo một Nhà cung cấp đại diện cho công ty bán.
- Ở bản ghi Khách hàng và Nhà cung cấp, đặt giá trị Đại diện cho công ty (Represents Company) tương ứng.
- Bảo đảm cả hai công ty giao dịch được bằng loại tiền cần dùng.
- Tạo mặt hàng, đơn vị tính, thuế, kho và tài khoản tương ứng cho cả hai công ty.
Liên kết Khách hàng và Nhà cung cấp là bắt buộc. Chúng cho ERPNext biết pháp nhân nào ở phía bên kia của giao dịch.
Thiết lập đối tượng liên công ty
Phía công ty mua: tạo hoặc mở Khách hàng mà công ty bán dùng, bật Là khách hàng nội bộ (Is Internal Customer) và đặt Đại diện cho công ty là công ty mua.
Phía công ty bán: tạo hoặc mở Nhà cung cấp mà công ty mua dùng, bật Là nhà cung cấp nội bộ (Is Internal Supplier) và đặt Đại diện cho công ty là công ty bán.
Dùng bản ghi đối tượng riêng cho từng pháp nhân, kể cả khi các công ty cùng chủ sở hữu. Kiểm tra mã số thuế, địa chỉ, điều khoản thanh toán và tài khoản phải thu/phải trả của từng pháp nhân.
Tạo Hóa đơn mua hàng từ Hóa đơn bán hàng
- Tạo và Gửi Hóa đơn bán hàng ở công ty bán, cho Khách hàng đại diện cho công ty mua.
- Kiểm tra mặt hàng, số lượng, đơn giá, thuế, công ty và ngày ghi sổ.
- Từ Hóa đơn bán hàng đã Gửi, chọn Tạo > Hóa đơn mua hàng liên công ty (Create > Inter Company Purchase Invoice).
- Xem lại chứng từ được ánh xạ sang công ty mua.
- Chọn đúng tài khoản chi phí hoặc tài sản, kho, thuế và trung tâm chi phí.
- Lưu và Gửi Hóa đơn mua hàng.
Hóa đơn mua hàng là một giao dịch kế toán riêng. ERPNext chuyển các giá trị từ chứng từ nguồn sang, nhưng người dùng phải tự kiểm tra tài khoản và thuế phù hợp với công ty mua.
Tạo Hóa đơn bán hàng từ Hóa đơn mua hàng
Luồng này cũng có thể bắt đầu từ Hóa đơn mua hàng đã Gửi của công ty mua. Chọn Tạo > Hóa đơn bán hàng liên công ty (Create > Inter Company Sales Invoice) để tạo Hóa đơn bán hàng tương ứng ở công ty bán, rồi xem lại và Gửi.
Mỗi giao dịch chỉ chọn một chiều. Đừng tạo độc lập cả hai phía, nếu không cùng một giao dịch có thể bị ghi hai lần.
Các trường quan trọng
| Trường | Ý nghĩa |
|---|---|
| Công ty (Company) | Pháp nhân có sổ sách ghi nhận giao dịch. |
| Khách hàng (Customer) | Khách hàng liên công ty dùng trên Hóa đơn bán hàng. |
| Nhà cung cấp (Supplier) | Nhà cung cấp liên công ty dùng trên Hóa đơn mua hàng. |
| Đại diện cho công ty (Represents Company) | Liên kết Khách hàng hoặc Nhà cung cấp với công ty còn lại trên cùng hệ thống. |
| Tham chiếu hóa đơn liên công ty (Inter Company Invoice Reference) | Cho biết chứng từ nguồn được liên kết, nếu có. |
| Tiền tệ (Currency) | Loại tiền giao dịch. Nếu khác đồng tiền hạch toán, hệ thống áp dụng tỷ giá. |
| Ghi nợ vào (Debit To) | Tài khoản phải thu của công ty bán. |
| Ghi có vào (Credit To) | Tài khoản phải trả của công ty mua. |
| Tài khoản doanh thu (Income Account) | Tài khoản doanh thu của công ty bán. |
| Tài khoản chi phí (Expense Account) | Tài khoản chi phí hoặc tài sản của công ty mua. |
| Trung tâm chi phí (Cost Center) | Đơn vị tổ chức được ghi nhận doanh thu hoặc chi phí. |
Mặt hàng, kho và thuế
- Mã mặt hàng phải tồn tại và dùng được ở cả hai công ty.
- Tài khoản và kho là riêng của từng công ty, nên hãy kiểm tra mọi dòng được ánh xạ. Bấm biểu tượng cây bút ở dòng để xem các trường mặt hàng đang ẩn.
- Thuế của bên bán và bên mua có thể khác nhau. Đừng mặc định các dòng thuế của chứng từ nguồn đúng với công ty đích. Trước khi Gửi, kiểm tra mẫu thuế, tài khoản, thuế suất, địa chỉ và các yêu cầu tuân thủ của địa phương.
- Với hàng tồn kho, cặp hóa đơn không tự thay thế việc di chuyển kho. Dùng Phiếu xuất kho, Phiếu nhập kho hoặc quy trình chuyển kho liên công ty đã được duyệt để tồn kho thực tế khớp với sổ sách.
Hủy hoặc sửa hóa đơn liên kết
Hai hóa đơn vẫn là hai chứng từ đã Gửi riêng biệt. Nếu phải Hủy hoặc Sửa đổi một hóa đơn, hãy xem xét ảnh hưởng đến hóa đơn đối ứng và các khoản thanh toán, trả hàng hoặc giao dịch kho liên quan. Tuân theo kiểm soát kỳ kế toán và kiểm toán của bạn. Đừng để một công ty giữ hóa đơn hợp lệ trong khi chứng từ đối ứng ở công ty kia sai.
Đối chiếu số dư liên công ty
Chạy báo cáo phải thu, phải trả và sổ cái cho cả hai công ty. Số dư hai phía phải khớp, sau khi tính đến chênh lệch thời điểm, quy đổi tiền tệ, thuế, hóa đơn trả lại và các khoản thanh toán. Dùng cách ghi tham chiếu hoặc đánh số thống nhất để kế toán dễ dò khớp hai phía.
Câu hỏi thường gặp
Kiểm tra:
- Hóa đơn nguồn đã Gửi.
- Đối tượng đã đặt Đại diện cho công ty.
- Công ty được đại diện khác với công ty của hóa đơn nguồn.
- Chứng từ đối ứng chưa được tạo.
Không. Bạn phải xem lại và Gửi hóa đơn đích riêng.
Được, khi đã cấu hình các loại tiền và tỷ giá cần thiết. Kiểm tra tỷ giá và tổng theo đồng tiền hạch toán trên cả hai chứng từ.
Không. Nó chỉ ghi giao dịch vào sổ cái riêng của từng công ty. Báo cáo hợp nhất và các bút toán loại trừ là việc kế toán riêng.
Dùng quy trình trả hàng hoặc hóa đơn trả lại (Credit Note) thích hợp cho cả hai công ty, và liên kết các giao dịch theo kiểm soát nội bộ của bạn.