Nhân viên bán hàng
Tài liệu ERPNext tiếng Việt: Nhân viên bán hàng
Nhân viên bán hàng (Sales Person) là một cá nhân hoặc một nhóm chịu trách nhiệm bán hàng cho khách. Khi gắn nhân viên bán hàng vào giao dịch, ERPNext biết doanh số thuộc về ai, tính được tỷ lệ đóng góp, theo dõi chỉ tiêu và lập báo cáo theo cơ cấu phân cấp.
Bạn có thể xếp nhân viên bán hàng dưới các nút nhóm như Bán lẻ, Bán cho doanh nghiệp hoặc theo khu vực. Nhờ vậy, quản lý xem được cả kết quả từng người lẫn kết quả cả nhóm.
Trước khi bắt đầu
Hãy quyết định trước:
- Bản ghi này là một cá nhân hay một nhóm.
- Bản ghi nằm ở đâu trong cây phân cấp nhân viên bán hàng.
- Có liên kết với một nhân viên (Employee) hay không.
- Tỷ lệ hoa hồng mặc định (nếu có).
- Có giao chỉ tiêu theo nhóm mặt hàng và năm tài chính hay không.
Tạo nhân viên bán hàng
- Mở Nhân viên bán hàng (Sales Person) trong không gian làm việc Bán hàng hoặc CRM.
- Xem cây phân cấp, rồi chọn Mới (New) như hình.
- Nhập Tên nhân viên bán hàng (Sales Person Name).
- Chọn Nhân viên bán hàng cấp trên (Parent Sales Person).
- Chọn Nhân viên (Employee) nếu người này cũng có hồ sơ nhân sự trong Frappe HR.
- Nhập Tỷ lệ hoa hồng (Commission Rate) nếu quy trình của bạn dùng tỷ lệ này làm mặc định.
- Chỉ đánh dấu Là nhóm (Is Group) khi bản ghi này sẽ chứa các nhân viên bán hàng cấp dưới.
- Để Kích hoạt (Enabled) được chọn nếu nhân viên đang làm việc.
- Lưu.
Hình dưới cho thấy một nhân viên được đặt dưới nhóm cấp trên. Chỉ dùng Là nhóm cho nút đội hoặc khu vực, không dùng cho cá nhân.
Ý nghĩa các trường
| Trường | Ý nghĩa |
|---|---|
| Tên nhân viên bán hàng (Sales Person Name) | Tên hiển thị trên giao dịch, báo cáo và cây phân cấp |
| Nhân viên bán hàng cấp trên (Parent Sales Person) | Nhóm hoặc quản lý mà bản ghi nằm dưới |
| Nhân viên (Employee) | Liên kết tùy chọn tới hồ sơ nhân viên |
| Tỷ lệ hoa hồng (Commission Rate) | Tỷ lệ hoa hồng mặc định (%) của nhân viên bán hàng |
| Là nhóm (Is Group) | Cho phép có nhân viên cấp dưới. Nút nhóm không dùng để ghi nhận doanh số trực tiếp cho cá nhân |
| Kích hoạt (Enabled) | Cho biết có thể chọn nhân viên này trong giao dịch mới hay không |
| Chỉ tiêu (Targets) | Chỉ tiêu số lượng hoặc số tiền theo nhóm mặt hàng cho một năm tài chính |
Xây dựng cây phân cấp hữu ích
Dùng nút nhóm theo đúng cách bạn đánh giá kết quả bán hàng. Ví dụ:
- Đội bán hàng
- Bán lẻ
- Nguyễn Minh An
- Trần Quốc Bảo
- Bán cho doanh nghiệp
- Lê Thu Hà
- Bán lẻ
Cây phân cấp gọn gàng giúp bạn:
- Cộng dồn doanh số từ từng nhân viên lên cả nhóm.
- Ghi nhận doanh số nhất quán khi tổ chức lớn lên.
- So sánh báo cáo giữa cá nhân, đội hoặc chi nhánh.
- Giao chỉ tiêu ở đúng cấp mà quản lý thực sự xem.
Đừng tạo trùng một cá nhân dưới nhiều nhóm. Một giao dịch đã có thể chia đóng góp cho nhiều nhân viên khi nhiều người cùng bán.
Thêm nhân viên bán hàng vào giao dịch
Nhân viên bán hàng được thêm vào bảng Đội bán hàng (Sales Team) của các giao dịch như báo giá, đơn bán hàng, phiếu xuất kho và hóa đơn bán hàng.
Với mỗi dòng:
- Chọn nhân viên bán hàng.
- Nhập Tỷ lệ đóng góp (%) (Contribution (%)).
- Bấm biểu tượng cây bút để mở dòng đầy đủ khi cần thêm trường.
- Tổng tỷ lệ đóng góp của các dòng phải bằng 100%.
Tỷ lệ đóng góp cho biết ERPNext chia doanh số của giao dịch cho từng nhân viên ra sao. Nó không tự tạo khoản chi lương hay bút toán kế toán.
Xem Nhân viên bán hàng trong giao dịch bán hàng để có ví dụ chi tiết.
Giao và xem chỉ tiêu
Dùng bảng Chỉ tiêu (Targets) để giao chỉ tiêu theo nhóm mặt hàng cho một năm tài chính. Chỉ tiêu có thể tính theo số lượng, số tiền hoặc cả hai, và có thể dùng phân bổ chỉ tiêu theo tháng (Monthly Distribution) để chia chỉ tiêu cả năm cho từng tháng.
Xem Phân bổ chỉ tiêu cho nhân viên bán hàng để biết cách thiết lập và xem báo cáo đầy đủ.
Hoa hồng và thưởng doanh số
Tỷ lệ hoa hồng trên nhân viên bán hàng là một tỷ lệ % được lưu sẵn, dùng cho việc tính hoa hồng và báo cáo. Cách tính thưởng thực tế có thể phụ thuộc vào tỷ lệ đóng góp, trạng thái giao dịch, doanh thu đã thu tiền, quy tắc riêng hoặc chính sách lương của công ty.
Với quy trình thưởng cho đội bán hàng, xem Tính thưởng doanh số cho đội bán hàng và Đối tác bán hàng.
Ngừng sử dụng hoặc sắp xếp lại nhân viên bán hàng
Bỏ chọn Kích hoạt khi nhân viên không còn được chọn trong giao dịch mới. Các giao dịch cũ vẫn giữ liên kết.
Để sắp xếp lại cây, đổi nhân viên bán hàng cấp trên hoặc dùng các nút trên cây, tùy quyền của bạn. Hãy xem lại báo cáo sau khi chuyển vì cây mới sẽ thay đổi cách cộng dồn doanh số từ thời điểm đó.
Xử lý sự cố
Không thấy nhân viên bán hàng trong giao dịch
Kiểm tra bản ghi đã được kích hoạt và không phải nút nhóm. Kiểm tra thêm quyền của người dùng và các giới hạn theo công ty.
Tổng tỷ lệ đóng góp không đúng
Xem lại từng dòng trong bảng Đội bán hàng. Tổng các dòng phải bằng 100%, đúng như cách chia doanh số.
Báo cáo hiệu suất không có số liệu
Kiểm tra nhân viên có trên các giao dịch đã Gửi, ngày và công ty của báo cáo đúng, và trạng thái chứng từ được báo cáo tính đến.
Cây phân cấp khó quản lý
Dùng ít nút nhóm bền vững, chia theo đội, kênh bán hoặc khu vực. Đừng tạo lại mọi quan hệ báo cáo tạm thời.
Câu hỏi thường gặp
Không. Liên kết này là tùy chọn, nhưng nên có khi bạn muốn nối trách nhiệm bán hàng với hồ sơ nhân sự.
Có. Thêm nhiều dòng và chia tỷ lệ đóng góp cho từng người.
Không. Các liên kết và báo cáo cũ vẫn còn.
Dùng nhân viên cá nhân để ghi nhận trực tiếp. Nút nhóm chỉ để sắp xếp và cộng dồn trong cây phân cấp.