Tính thưởng doanh số cho đội bán hàng
Tài liệu ERPNext tiếng Việt: Tính thưởng doanh số cho đội bán hàng
ERPNext tính được thưởng doanh số cho đội bán hàng nội bộ ngay từ bảng Đội bán hàng (Sales Team) trên các giao dịch bán hàng. Mỗi nhân viên bán hàng có tỷ lệ đóng góp, số tiền đóng góp, tỷ lệ hoa hồng và khoản thưởng được tính sẵn.
Tài liệu cũ dựa trên một client script lỗi thời và các API cũ. Với thưởng tính theo tỷ lệ % thông thường, hãy dùng các trường có sẵn của Nhân viên bán hàng và Đội bán hàng. Chỉ viết thêm logic riêng khi chính sách thưởng không thể diễn đạt bằng cách tính chuẩn.
Trước khi bắt đầu
Chuẩn bị:
- Một nhân viên bán hàng đã kích hoạt cho mỗi thành viên đủ điều kiện.
- Tỷ lệ hoa hồng (Commission Rate) trên từng nhân viên bán hàng.
- Chính sách thưởng bằng văn bản, nêu rõ: giao dịch nào đủ điều kiện, quy tắc đóng góp, điểm phê duyệt, hàng trả lại, hủy đơn và thời điểm chi trả.
- Quyền sửa bảng Đội bán hàng trên giao dịch bán hàng.
Quyết định thưởng được tính từ báo giá, đơn bán hàng, phiếu xuất kho hay hóa đơn bán hàng. Dùng nhất quán một loại chứng từ để cùng một lần bán không bị thưởng hai lần.
Đặt tỷ lệ hoa hồng cho nhân viên bán hàng
- Mở nhân viên bán hàng cần đặt.
- Nhập Tỷ lệ hoa hồng mặc định.
- Lưu.
ERPNext tự lấy tỷ lệ này vào các dòng Đội bán hàng mới. Hãy xem lại chính sách trước khi đổi tỷ lệ, vì các giao dịch đã Gửi nên giữ cơ sở tính thưởng đã được duyệt.
Thêm đội bán hàng vào giao dịch
- Mở một giao dịch bán hàng được hỗ trợ.
- Chọn Thông tin thêm (More Info).
- Mở rộng mục Đội bán hàng (Sales Team).
- Chọn Thêm dòng (Add row).
- Chọn nhân viên bán hàng và nhập Tỷ lệ đóng góp (%) (Contribution (%)).
- Thêm các thành viên khác khi nhiều người cùng bán.
- Bấm biểu tượng cây bút để mở dòng đầy đủ khi cần.
- Kiểm tra tổng tỷ lệ đóng góp bằng 100%.
- Lưu.
Trong ví dụ này, Nguyễn Minh An nhận 60% tổng tiền thuần và Trần Quốc Bảo nhận 40%.
ERPNext tính thưởng thế nào
ERPNext tính số tiền đóng góp từ tổng tiền thuần của giao dịch:
Đóng góp vào tổng tiền thuần = Tổng tiền thuần × Tỷ lệ đóng góp (%) ÷ 100
Sau đó áp tỷ lệ hoa hồng của nhân viên bán hàng:
Thưởng = Đóng góp vào tổng tiền thuần × Tỷ lệ hoa hồng ÷ 100
Ví dụ với tổng tiền thuần 41.640.000 đ:
| Nhân viên bán hàng | Tỷ lệ đóng góp | Số tiền đóng góp | Tỷ lệ hoa hồng | Thưởng |
|---|---|---|---|---|
| Nguyễn Minh An | 60% | 24.984.000 đ | 2,5% | 624.600 đ |
| Trần Quốc Bảo | 40% | 16.656.000 đ | 2% | 333.120 đ |
Tổng thưởng được tính là 957.720 đ.
Lưu ý: trong ERPNext v16, số tiền gốc để tính đóng góp là Số tiền đủ điều kiện tính hoa hồng (Amount Eligible for Commission) của giao dịch, tức tổng tiền thuần của các dòng hàng được đánh dấu Tính hoa hồng (Grant Commission). Nếu mọi dòng hàng đều được đánh dấu, số này bằng tổng tiền thuần như ví dụ trên. Thưởng chỉ được tính khi dòng Đội bán hàng có tỷ lệ hoa hồng khác 0.
Ý nghĩa các trường của Đội bán hàng
| Trường | Ý nghĩa |
|---|---|
| Nhân viên bán hàng (Sales Person) | Người được ghi nhận doanh số và có thể nhận thưởng |
| Tỷ lệ đóng góp (%) (Contribution (%)) | Phần của giao dịch được ghi cho nhân viên |
| Đóng góp vào tổng tiền thuần (Contribution to Net Total) | Số tiền tính từ tổng tiền thuần và tỷ lệ đóng góp |
| Tỷ lệ hoa hồng (Commission Rate) | Tỷ lệ lấy từ bản ghi nhân viên bán hàng |
| Thưởng (Incentives) | Khoản thưởng được tính hoặc được duyệt cho dòng đó |
Đội bán hàng là một bảng con. Bấm biểu tượng cây bút để mở dòng đầy đủ của nhân viên đã chọn.
Gửi và xem lại giao dịch
Trước khi Gửi:
- Kiểm tra đã đưa đúng người vào.
- Kiểm tra tỷ lệ đóng góp khớp với cách chia đã duyệt.
- Kiểm tra tổng tiền thuần và tỷ lệ hoa hồng.
- Xem lại số thưởng được tính.
Sau khi Gửi, coi phần chia của Đội bán hàng là một phần dấu vết kiểm toán của giao dịch. Nếu giao dịch bị hủy, sửa đổi, trả hàng hoặc có hóa đơn trả lại, hãy áp dụng chính sách thưởng trước khi chi hoặc thu hồi thưởng.
Đọc Sửa đơn bán hàng sau khi Gửi trước khi thay đổi một đơn đã Gửi.
Xem kết quả và thưởng của đội
Dùng Nhân viên bán hàng trong giao dịch bán hàng và các báo cáo bán hàng liên quan để kiểm tra doanh số được gán cho ai. Dùng Phân bổ chỉ tiêu cho nhân viên bán hàng khi công ty còn theo dõi chỉ tiêu số lượng hoặc số tiền theo năm tài chính và nhóm mặt hàng.
Trường thưởng chỉ ghi giá trị ở cấp giao dịch. Nó không tự tạo thành phần lương, phiếu lương, chi phí, khoản phải trả hay thanh toán.
Nếu trả thưởng qua bảng lương, hãy lập một quy trình có kiểm soát với bộ phận nhân sự và tài chính. Cách làm thường gặp: xem các khoản thưởng đã duyệt của kỳ, rồi đưa số đã duyệt vào Lương bổ sung (Additional Salary) hoặc quy trình tính lương khác mà công ty đã phê duyệt trong Frappe HR.
Khi nào cần logic riêng
Cách tính chuẩn phù hợp với một tỷ lệ hoa hồng cố định áp trên tổng tiền thuần được ghi nhận. Bạn có thể cần tùy chỉnh khi chính sách là:
- Tỷ lệ bậc thang sau các ngưỡng doanh thu.
- Tỷ lệ dựa trên lợi nhuận gộp hoặc tiền đã thu.
- Tỷ lệ khác nhau theo nhóm mặt hàng, khu vực hoặc nhóm khách hàng.
- Chỉ trả thưởng sau khi hết thời hạn đổi trả.
- Thưởng đội khi cả đội đạt một chỉ tiêu chung.
- Có mức trần, mức sàn, thu hồi thưởng hoặc cần quản lý phê duyệt.
Hãy ghi chính sách thành văn bản trước khi triển khai. Nên dùng tùy chỉnh phía máy chủ hoặc ứng dụng riêng có kiểm thử, được quản lý phiên bản, thay vì client script không quản lý. Tính toán chỉ ở phía trình duyệt có thể bị bỏ qua khi nhập dữ liệu, tích hợp, tác vụ nền hoặc giao dịch tạo qua API.
Xem Kịch bản phía máy chủ (Server Script) và Phát triển ứng dụng tùy chỉnh khi cần tùy chỉnh kỹ thuật.
Ảnh hưởng đến kế toán và bảng lương
Thưởng được tính không tự tạo bút toán kế toán hay khoản lương. Đừng cho rằng lưu hoặc Gửi giao dịch bán hàng là đã trả tiền cho nhân viên.
Quy trình chi trả cần xác định:
- Chứng từ đã Gửi nào đủ điều kiện.
- Ai duyệt số tiền.
- Hàng trả lại và hủy đơn được xử lý thế nào.
- Chứng từ lương hoặc kế toán nào ghi nhận khoản chi đã duyệt.
- Khi nào thanh toán.
- Đối chiếu số đã trả với các giao dịch gốc ra sao.
Xử lý sự cố
Tỷ lệ hoa hồng bằng 0
Mở nhân viên bán hàng và nhập tỷ lệ hoa hồng đã duyệt. Thêm lại hoặc làm mới dòng Đội bán hàng nếu giao dịch không tự lấy giá trị mới.
Số tiền đóng góp sai
Kiểm tra tổng tiền thuần của giao dịch và tỷ lệ đóng góp. Chiết khấu, quy tắc giá và thuế có thể làm tổng tiền thuần khác tổng cộng (grand total).
Tổng đóng góp không bằng 100%
Xem lại từng dòng Đội bán hàng và sửa cho tổng bằng 100% trước khi lưu.
Thưởng không được tính lại
Lưu giao dịch sau khi đổi tỷ lệ đóng góp hoặc thành viên đội. Mở lại dòng và kiểm tra tỷ lệ hoa hồng. Không tự ghi đè giá trị đã tính khi chưa được duyệt.
Thưởng đã chi trước khi khách trả hàng
Làm theo chính sách thu hồi hoặc điều chỉnh của công ty. Liên kết việc xem xét với trả hàng bán và giao dịch gốc.
Câu hỏi thường gặp
Không. Thưởng của đội bán hàng áp dụng cho nhân viên bán hàng. Hoa hồng cho đối tác bán hàng bên ngoài xem ở Đối tác bán hàng.
Có. Thêm nhiều dòng Đội bán hàng và chia tỷ lệ đóng góp cho từng người.
Không. ERPNext chỉ tính giá trị ở cấp giao dịch.
Không với cách tính chuẩn theo tổng tiền thuần. Hãy dùng tùy chỉnh đã kiểm tra và chính sách được tài chính duyệt.
Chọn một sự kiện đủ điều kiện và áp dụng nhất quán. Hóa đơn bán hàng thường gần với doanh thu được ghi nhận hơn, còn đơn bán hàng thể hiện đơn đã chốt.