Sửa đơn bán hàng sau khi Gửi
Tài liệu ERPNext tiếng Việt: Sửa đơn bán hàng sau khi Gửi
Sau khi Đơn bán hàng được Gửi, các giá trị cốt lõi bị khóa để bảo vệ dấu vết kiểm toán. ERPNext có hai cách để chỉnh sửa:
- Cập nhật mặt hàng (Update Items): cho các thay đổi được phép ở cấp mặt hàng.
- Hủy rồi Sửa đổi (Amend): khi thay đổi rộng hơn.
Trước khi bắt đầu
Kiểm tra Đơn bán hàng đã có Phiếu xuất kho, Hóa đơn bán hàng, Phiếu soạn hàng hoặc giao dịch liên kết nào đã Gửi chưa. Các chứng từ phía sau quyết định số lượng và đơn giá nào ERPNext cho phép đổi một cách an toàn.
Kiểm tra bạn có quyền cập nhật hoặc hủy Đơn bán hàng đã Gửi.
Cập nhật số lượng, đơn giá hoặc ngày giao
Dùng cách này khi đơn nhìn chung đúng và chỉ cần chỉnh một giá trị mặt hàng được phép.
- Mở Đơn bán hàng đã Gửi.
- Chọn Cập nhật mặt hàng (Update Items), như hình.
- Trong hộp thoại Cập nhật mặt hàng, xem dòng mặt hàng.
- Bấm biểu tượng cây bút nếu cần mở form của dòng.
- Sửa Ngày giao (Delivery Date), Số lượng (Qty) hoặc Đơn giá (Rate) nếu được phép.
- Chọn Cập nhật (Update).
ERPNext kiểm tra thay đổi với các giao dịch liên kết trước khi lưu.
Quy tắc và kiểm tra khi cập nhật
| Thay đổi | Thường được phép khi | Giới hạn quan trọng |
|---|---|---|
| Số lượng | Đơn chưa giao hoặc mới giao một phần | Số lượng mới không được mâu thuẫn với số đã giao hoặc đã thực hiện |
| Đơn giá | Đơn chưa lập hóa đơn hoặc mới lập một phần | Hóa đơn đã Gửi có thể chặn thay đổi mâu thuẫn với giá trị đã lập hóa đơn |
| Ngày giao | Đơn còn mở và ngày mới hợp lệ | Chứng từ giao hàng liên kết và quyền của bạn có thể hạn chế việc cập nhật |
- Đơn đã giao một phần: giữ số lượng mới không thấp hơn số đã giao.
- Đơn đã lập hóa đơn một phần: giữ giá trị mới nhất quán với số tiền đã lập hóa đơn.
Nếu ERPNext từ chối, hãy xem tab Liên kết (Connections) của đơn và đọc thông báo lỗi trước khi quyết định có nên Sửa đổi chứng từ hay không.
Ví dụ: đơn 10 máy, đã giao 7. Bạn có thể đổi số lượng xuống 8 hoặc 10, nhưng không xuống dưới 7.
Hủy và Sửa đổi Đơn bán hàng
Dùng cách này khi Cập nhật mặt hàng không đáp ứng được, ví dụ đổi khách hàng, công ty, loại tiền, thuế hoặc một trường khác đã bị khóa.
- Mở Đơn bán hàng đã Gửi.
- Xử lý các chứng từ liên kết trước. Có thể phải hủy Phiếu xuất kho hoặc Hóa đơn bán hàng phía sau thì ERPNext mới cho hủy đơn.
- Chọn Hủy (Cancel) và xác nhận.
- Trên Đơn bán hàng đã hủy, chọn Sửa đổi (Amend).
- ERPNext tạo bản nháp mới, liên kết với đơn đã hủy qua trường Sửa đổi từ (Amended From).
- Sửa các giá trị cần thiết, lưu, kiểm tra rồi Gửi đơn đã sửa.
Đơn đã hủy vẫn nằm trong dấu vết kiểm toán. Bản nháp mới nhận tên chứng từ mới theo mẫu đánh số của đơn gốc.
Đừng hủy một đơn đã Gửi chỉ để giảm phần còn lại mà khách không còn muốn. Hãy Đóng Đơn bán hàng.
Chọn đúng thao tác
| Tình huống | Thao tác |
|---|---|
| Đổi số lượng, đơn giá hoặc ngày giao được phép | Cập nhật mặt hàng |
| Sửa phần đầu chứng từ, khách hàng, thuế, loại tiền hoặc công ty đã bị khóa | Hủy và Sửa đổi |
| Dừng phần còn lại chưa giao hoặc chưa lập hóa đơn | Đóng (Close) |
| Chỉ thực hiện hoặc lập hóa đơn một phần đơn ngay bây giờ | Thực hiện từng phần |
| Tạm ngừng thực hiện thêm | Tạm giữ (Hold) |
| Đảo ngược hàng đã giao | Hàng bán trả lại |
Xử lý sự cố
Không thấy nút Cập nhật mặt hàng
Kiểm tra Đơn bán hàng đã Gửi, chưa bị hủy hoặc đóng, và vai trò của bạn có đủ quyền. Quản trị viên có thể xem phân quyền theo vai trò.
ERPNext không chấp nhận số lượng mới
Số lượng mới có thể thấp hơn số đã giao, đã soạn, đã sản xuất hoặc đã giữ chỗ. Xem các chứng từ liên kết trong Liên kết.
ERPNext không chấp nhận đơn giá mới
Hóa đơn bán hàng đã Gửi có thể đang dùng đơn giá cũ. Chỉ đảo ngược hoặc chỉnh hóa đơn khi cách hạch toán thực sự đòi hỏi. Đừng sửa chứng từ kế toán đã Gửi chỉ để ép cập nhật được đơn.
Không hủy được Đơn bán hàng
Hủy hoặc gỡ liên kết các giao dịch phụ thuộc theo thứ tự ngược lại khi phù hợp. Ví dụ: xử lý Hóa đơn bán hàng và Phiếu xuất kho trước Đơn bán hàng. Tuân theo kiểm soát hủy chứng từ và kế toán của tổ chức.
Câu hỏi thường gặp
Không. Nó cập nhật các giá trị được phép trên chính chứng từ đã Gửi và ghi thay đổi vào lịch sử phiên bản.
Không. ERPNext giữ nguyên chứng từ đã hủy và tạo bản nháp liên kết.
Được, miễn là số lượng mới không thấp hơn số đã thực hiện và không có giao dịch liên kết nào mâu thuẫn.
Thường là không. Hoàn tất việc giao hàng và lập hóa đơn phần khách chấp nhận, rồi đóng phần còn lại.