Đóng đơn bán hàng
Tài liệu ERPNext tiếng Việt: Đóng đơn bán hàng
Bạn có thể đóng một Đơn bán hàng đã Gửi khi khách không còn muốn nhận hoặc thanh toán phần số lượng còn lại. Đóng đơn giữ nguyên đơn hàng và các giao dịch đã hoàn tất, đồng thời bỏ phần còn lại ra khỏi việc xử lý đơn hàng đang chạy.
Trước khi bắt đầu
Kiểm tra:
- Đơn bán hàng đã Gửi.
- Số lượng khách đã chấp nhận đã được giao bằng Phiếu xuất kho hoặc đã lập Hóa đơn bán hàng.
- Khách đã đồng ý phần còn lại sẽ không được thực hiện.
- Bạn không cần sửa đơn gốc. Nếu chính nội dung đã Gửi bị sai, dùng Hủy và Sửa đổi.
Đóng đơn không phải là Hủy đơn. Đóng chỉ kết thúc phần còn lại chưa thực hiện. Các lần giao hàng, hóa đơn, khoản thanh toán và dấu vết kiểm toán vẫn được giữ nguyên.
Đóng Đơn bán hàng
- Mở Đơn bán hàng đã Gửi.
- Xem % Đã giao (% Delivered) và % Đã lập hóa đơn (% Amount Billed) để biết còn lại bao nhiêu.
- Chọn Trạng thái (Status), rồi chọn Đóng (Close), như hình.
ERPNext đổi trạng thái đơn sang Đã đóng (Closed). Khi đơn đang đóng, bạn không tạo được Phiếu xuất kho hoặc Hóa đơn bán hàng mới cho phần còn lại.
Đóng đơn làm thay đổi gì
Sau khi đóng:
- Số lượng chưa giao không còn hiện là đang chờ trong báo cáo giao hàng.
- Số tiền chưa lập hóa đơn không còn hiện là đang chờ trong báo cáo lập hóa đơn.
- Phiếu xuất kho, Hóa đơn bán hàng và Phiếu thu đã hoàn tất vẫn liên kết với đơn.
- Đơn vẫn dùng được cho báo cáo và lịch sử kiểm toán.
- ERPNext chặn các giao dịch mới cho phần còn lại của đơn đã đóng.
Ví dụ: khách đặt 10 máy tính xách tay, nhận giao hàng và lập hóa đơn 7 máy, còn 3 máy khách hủy. Hãy hoàn tất chứng từ cho 7 máy trước, rồi đóng Đơn bán hàng. Phần 3 máy còn lại sẽ không còn mở.
Mở lại Đơn bán hàng đã đóng
Nếu sau này khách muốn nhận nốt phần còn lại:
- Mở Đơn bán hàng đã đóng.
- Chọn Trạng thái.
- Chọn Mở lại (Re-open).
- Tạo Phiếu xuất kho hoặc Hóa đơn bán hàng cho số lượng còn lại.
Thao tác khả dụng có thể phụ thuộc quyền của bạn và trạng thái chứng từ. Nếu không thấy, hãy nhờ quản trị viên kiểm tra phân quyền theo vai trò.
Khi nào dùng thao tác khác
| Tình huống | Nên làm |
|---|---|
| Khách chỉ không muốn phần còn lại | Đóng Đơn bán hàng |
| Đơn đã Gửi có sai khách hàng, mặt hàng, số lượng, đơn giá hoặc ngày | Hủy và Sửa đổi |
| Cần đóng nhiều đơn đang mở cùng lúc | Đóng sớm nhiều đơn |
| Chỉ cần giao hoặc lập hóa đơn một phần ngay bây giờ | Dùng Thực hiện từng phần và để đơn ở trạng thái mở |
| Hàng đã giao đang được trả lại | Tạo Hàng bán trả lại |
| Cần tạm dừng đơn mà chưa kết thúc phần còn lại | Đặt đơn ở trạng thái Tạm giữ (On Hold) |
Câu hỏi thường gặp
Không. Chứng từ và mọi giao dịch liên kết vẫn còn.
Được. Hoàn tất các chứng từ khách chấp nhận, rồi đóng phần còn lại.
Không, trừ khi bạn mở lại Đơn bán hàng.
Không. Đóng chỉ tác động đến phần còn lại của đơn. Muốn đảo ngược số lượng đã giao hoặc đã lập hóa đơn, hãy dùng trả hàng hoặc hóa đơn bán hàng trả lại (Credit Note).