Thực hiện từng phần đơn bán hàng

Đơn bán hàng đã Gửi không cần giao hoặc lập hóa đơn trong một lần. Trong ERPNext, bạn có thể:

• giao từng mặt hàng và số lượng đã chọn qua nhiều Phiếu xuất kho;
• lập nhiều Hóa đơn bán hàng;
• nhận lại hàng đã giao (trả hàng);
• đóng phần còn lại mà khách không muốn nữa.

ERPNext tính số lượng còn lại từ các chứng từ đã Gửi gắn với từng dòng của Đơn bán hàng. Nhờ đó vẫn chỉ có một đơn đã xác nhận, còn bộ phận kho và bộ phận lập hóa đơn làm việc theo từng giai đoạn.

Trước khi bắt đầuCopy Anchor Link

Bạn cần:

• Đơn bán hàng đã Gửi, còn ít nhất một mặt hàng chưa thực hiện đủ số lượng.
• Quyền tạo và Gửi các chứng từ giao hàng, hóa đơn, trả hàng và mua hàng cần thiết.
• Tồn kho trong Kho đã chọn, với mặt hàng giao từ kho (mặt hàng).
• Nhà cung cấp và thiết lập mua hàng cho mặt hàng giao thẳng.

Xác nhận số lượng và ngày khách yêu cầu trước khi tạo chứng từ phía sau. Bạn không giảm được đơn xuống dưới số lượng đã giao, đã lập hóa đơn, đã soạn hoặc đã giao cho sản xuất.

Một Đơn bán hàng, nhiều Phiếu xuất khoCopy Anchor Link

Dùng nhiều Phiếu xuất kho khi hàng giao theo đợt, vào các ngày khác nhau hoặc từ các kho khác nhau.

1. Mở Đơn bán hàng đã Gửi.
2. Chọn Tạo > Phiếu xuất kho (Create > Delivery Note).
3. Trong Phiếu xuất kho mới, chỉ giữ các dòng sắp xuất.
4. Nhập số lượng giao cho từng dòng giữ lại.
5. Kiểm tra kho xuất, ngày ghi sổ, địa chỉ giao hàng và thông tin đơn vị vận chuyển.
6. Lưu và Gửi Phiếu xuất kho.
7. Khi đợt tiếp theo sẵn sàng, lặp lại từ cùng Đơn bán hàng đó.

Phiếu xuất kho được tạo sẽ bắt đầu với số lượng còn giao được. Trước khi Gửi, hãy xóa các dòng không thuộc đợt này, và giảm Số lượng (Quantity) nếu chỉ giao một phần dòng.

Sau mỗi lần Gửi, ERPNext cập nhật % Đã giao (% Delivered) trên Đơn bán hàng. Đơn giữ trạng thái Chờ giao và lập hóa đơn (To Deliver and Bill) hoặc Chờ giao (To Deliver) cho đến khi giao đủ.

Giao các dòng hoặc số lượng đã chọnCopy Anchor Link

Ví dụ: đơn có 10 điện thoại, 6 đế sạc laptop và 4 tai nghe, nhưng đợt đầu chỉ giao 4 điện thoại và 2 đế sạc. Tạo Phiếu xuất kho, xóa dòng tai nghe, rồi đặt hai số lượng còn lại là 4 và 2.

Chấm tròn trước mã mặt hàng cho biết tồn kho: xanh là còn hàng, đỏ là hết hàng.

Bấm biểu tượng cây bút ở cuối dòng mặt hàng khi trường bạn cần (ví dụ kho, chi tiết số sê-ri, tham chiếu của dòng) không hiện thành cột trong bảng.

Đừng sửa số lượng đặt gốc chỉ để ghi nhận một lần giao từng phần. Đơn bán hàng phải tiếp tục thể hiện những gì khách đã xác nhận. Phiếu xuất kho ghi lại những gì giao lần này.

Một Đơn bán hàng, nhiều Hóa đơn bán hàngCopy Anchor Link

Bạn có thể chia lập hóa đơn độc lập với việc giao hàng thực tế:

1. Mở Đơn bán hàng đã Gửi.
2. Chọn Tạo > Hóa đơn bán hàng (Create > Sales Invoice).
3. Chỉ giữ các dòng cần lập hóa đơn.
4. Nhập số lượng lập hóa đơn lần này.
5. Kiểm tra thuế, điều khoản thanh toán, tài khoản doanh thu và trung tâm chi phí.
6. Lưu và Gửi hóa đơn.
7. Với giai đoạn lập hóa đơn tiếp theo, tạo hóa đơn khác từ cùng Đơn bán hàng.

ERPNext cập nhật % Đã lập hóa đơn (% Billed) từ các hóa đơn đã Gửi. Hóa đơn tạo thẳng từ Đơn bán hàng không làm phát sinh xuất kho, trừ khi bật Cập nhật kho (Update Stock). Nếu quy trình của bạn dùng Phiếu xuất kho, hãy tạo hóa đơn từ Phiếu xuất kho tương ứng để số lượng đã giao và các tham chiếu được chuyển sang hóa đơn.

Tránh lập hóa đơn cùng một số lượng qua hai đường. Xem tham chiếu nguồn và số lượng còn lại trước khi Gửi từng hóa đơn.

Thực hiện từng phần cho dịch vụ và dự ánCopy Anchor Link

Doanh nghiệp dịch vụ hoặc làm dự án có thể ghi một hợp đồng bằng một dòng Đơn bán hàng có số lượng 1, rồi dùng số lượng thập phân để ghi tiến độ.

Ví dụ: lập hóa đơn 0,25 khi xong 25% công việc, 0,35 ở mốc tiếp theo và 0,40 còn lại khi hoàn thành. Nếu quy trình ghi nhận việc giao dịch vụ riêng, dùng cùng các số lượng thập phân đó trên Phiếu xuất kho.

Cần lưu ý:

• Dùng đơn vị tính (UOM) cho phép số thập phân, và bảo đảm Phải là số nguyên (Must be Whole Number) không được bật cho UOM đó.
• Mặt hàng thường nên cấu hình là mặt hàng dịch vụ không quản lý tồn kho.
• Mỗi chứng từ đã Gửi cập nhật phần trăm đã giao hoặc đã lập hóa đơn trên cùng Đơn bán hàng, nên đơn là tham chiếu chung cho toàn bộ hợp đồng.

Trước khi dùng cách này, hãy xác định trong hợp đồng mỗi số thập phân nghĩa là gì, ví dụ khối lượng công việc được chấp nhận, một cột mốc đã hoàn thành hoặc phần trăm tổng dịch vụ. Nếu lịch thanh toán chỉ dựa vào ngày hoặc cột mốc và không cần số lượng từng phần, hãy dùng Điều khoản thanh toán.

Xem các chứng từ thực hiện liên kếtCopy Anchor Link

Mở tab Liên kết (Connections) trên Đơn bán hàng để xem Phiếu xuất kho, Hóa đơn bán hàng, Phiếu soạn hàng và các chứng từ mua hàng gắn với đơn. Đây là cách nhanh nhất để biết đã xong bao nhiêu giai đoạn và mở các giao dịch gốc.

Số lượng Phiếu xuất kho có thể gồm cả phiếu trả hàng, vì trả hàng bán được ghi bằng một Phiếu xuất kho dạng trả hàng. Dùng danh sách chứng từ và giá trị Là trả hàng (Is Return) để phân biệt phiếu giao đi với phiếu hàng trả về.

Giảm số lượng còn lạiCopy Anchor Link

Dùng Cập nhật mặt hàng (Update Items) khi khách và bên bán thống nhất giảm số lượng đặt, nhưng vẫn muốn Đơn bán hàng là chứng từ gốc.

1. Mở Đơn bán hàng đã Gửi.
2. Chọn Cập nhật mặt hàng.
3. Đổi số lượng mặt hàng thành tổng số lượng mới, không phải số lượng còn lại.
4. Xem lại tổng tiền mới và lưu cập nhật.

Ví dụ: đã giao 7 trong 10 điện thoại và khách giờ chỉ muốn tổng cộng 8. Hãy cập nhật số lượng Đơn bán hàng thành 8. Số còn phải giao thành 1. Đừng nhập 1 làm số lượng đặt mới.

ERPNext chặn việc giảm mâu thuẫn với số lượng đã giao, đã lập hóa đơn, đã soạn hoặc đã sản xuất. Nếu giá trị thương mại đổi sau khi hóa đơn đã Gửi, hãy xử lý điều chỉnh tài chính bằng Hóa đơn bán hàng trả lại (Credit Note), đừng ép đơn xuống dưới số lượng đã lập hóa đơn.

Đóng phần chưa giaoCopy Anchor Link

Đóng Đơn bán hàng khi khách không còn muốn phần còn lại và bạn muốn giữ nguyên đơn gốc như đã Gửi.

1. Xác nhận sẽ không tạo thêm Phiếu xuất kho hay Hóa đơn bán hàng nào nữa.
2. Mở Đơn bán hàng và chọn Trạng thái > Đóng (Status > Close).
3. Xác nhận thao tác.

Trạng thái chuyển thành Đã đóng (Closed) và ERPNext không còn coi phần còn lại là việc cần thực hiện. Đóng đơn không hủy Phiếu xuất kho hay Hóa đơn bán hàng đã Gửi, không nhập lại hàng và không tạo điều chỉnh tài chính. Khi cần, hãy làm các việc đó riêng.

• Dùng Cập nhật mặt hàng khi chính nội dung đơn đã thỏa thuận đổi và tổng mới cần hiển thị.
• Dùng Đóng khi cam kết ban đầu vẫn cần hiển thị nhưng phần còn lại sẽ không được hoàn tất.

Trả hàng sau khi giao một phần hoặc giao đủCopy Anchor Link

Tạo Hàng bán trả lại dựa trên Phiếu xuất kho đã xuất hàng ban đầu:

1. Mở Phiếu xuất kho đã Gửi.
2. Chọn Tạo > Hàng bán trả lại (Create > Sales Return).
3. Chỉ giữ các dòng trả lại và nhập số lượng trả.
4. Xác nhận kho nhận hàng.
5. Lưu và Gửi phiếu trả hàng.

Phiếu trả hàng dùng số lượng âm, đưa hàng được nhận về kho và giảm số lượng giao ròng so với Đơn bán hàng. Vì vậy một đơn đã giao đủ có thể trở lại thành còn một phần chưa giao.

Với tiền đã lập hóa đơn, hãy tạo Hóa đơn bán hàng trả lại (Credit Note) cho Hóa đơn bán hàng liên quan. Trả hàng về kho và ghi giảm tài chính là hai nghiệp vụ liên quan nhưng tác động lên các sổ khác nhau.

Kết hợp giao từ kho và giao thẳngCopy Anchor Link

Một Đơn bán hàng có thể có mặt hàng giao từ kho của bạn và mặt hàng do nhà cung cấp giao thẳng.

• Dòng giao từ kho: đặt kho xuất và tạo Phiếu xuất kho khi từng đợt hàng rời cơ sở của bạn.
• Dòng giao thẳng: đánh dấu dòng mặt hàng là nhà cung cấp giao và tạo Đơn mua hàng cần thiết cho nhà cung cấp đã chọn.
• Giữ địa chỉ giao hàng và hướng dẫn cho nhà cung cấp chính xác, vì hàng không qua kho của bạn.
• Xem lại hướng thực hiện của từng dòng trước khi tạo chứng từ. Đừng đưa dòng giao thẳng vào Phiếu xuất kho thông thường.

Mô hình này hữu ích khi Nova Electronics Trading giao phụ kiện từ kho nhưng nhờ nhà phân phối gửi thẳng một máy tính bảng cho khách. Đơn bán hàng vẫn là tham chiếu thương mại chung, còn các chứng từ vận hành đi theo các đường khác nhau.

Trạng thái và tiến độCopy Anchor Link

Xử lý sự cốCopy Anchor Link

Câu hỏi thường gặpCopy Anchor Link

Chủ đề liên quanCopy Anchor Link

• Đơn bán hàng
• Phiếu xuất kho
• Hóa đơn bán hàng
• Hàng bán trả lại
• Giao thẳng